كيفية عمل ندوة

كثيرة هي القضايا المجتمعيّة التي تحتاج لعقد ندوات للوقوف على حيثيّاتها، وتفاصيلها، وإيجاد بعض الحلول والمقترحات حولها، والندوة هي اجتماع غير رسمي -على الأغلب- ينظّمه مشرف أو مجموعة من المشرفين لطرح قضيّة ما ومناقشتها أمام جمهور قليل نسبيّاً بحضور بعض المتخصّصين في هذا الموضوع، حيث يتم دعوتهم لإبداء وجهات نظرهم ومشاركة آرائهم مع هذا الجمهور بشكل تفاعليّ على الأغلب والوصول إلى نتاجات محدّدة، فإن كنت معنياً بعقد ندوة ذات أثر إليك هذا المقال.^[١]

كيفية عمل ندوة

قبل الندوة

لا بدّ للفرد من أن يخطّط لأيّ عمل أو نشاط جماعي يودّ القيام به؛ لضمان سيره بسلاسة وتحقيق النتاجات المتوقعة منه، وعند الشروع في عمل ندوة لا بدّ من تنظيمها والتخطيط لها أيضاً، حيث يكون ذلك باتّباع الآتي:

• تحديد موضوع الندوة، والأهداف المرجوّة منها.
• البحث حول موضوع الندوة، والاستزادة فيه؛ نظراً لأنّ على منسّق الندوة أن يكون ملمّاً بموضوعها، ومحيطاً بكلّ مستجدّاته.
• البحث بشكل موسّع لإيجاد أفضل المتحدّثين في مجال الندوة، والتواصل معهم للتأكد من موافقتهم على المشاركة فيها، والتنسيق معهم حول ما يتعلّق بتفاصيل الندوة من حيث المكان والزمان المناسبين، وغيرها من التفاصيل.
• تحديد المكان الذي ستُقام به الندوة، والتأكّد من جاهزيّته لها بتوفّر المقاعد، والمعدّات التي ستُستخدم أثناء الندوة، وشاشات العرض وما إلى ذلك من أمور، ويكون ذلك بزيارة المكان قبل حجزه وتحديد موعد الندوة.
• تحديد موعد الندوة بشكل واضح بأن يكون باليوم، والتاريخ، والساعة، وإرسال الدعوات للجمهور الهدف إمّا عن طريق الاتصال بهم، أو عن طريق إرسال بطاقات دعوة، أو عن طريق وسائل التواصل الاجتماعي أو غيرها.
• تذكير المتحدّثين بموعد الندوة ومكانها قبل موعدها الفعليّ بأيّام للتأكيد عليهم، ومناقشتهم بالمخرجات المتوقّعة من الندوة، والاتفاق معهم على الأسلوب المُراد اتّباعه في الندوة هل هو خطابي، أم حواري تفاعلي يتم إشراك الجمهور فيه، أم مزيج من الاثنين معاً، وما إلى ذلك من أمور، بالإضافة إلى تقسيم الوقت بين المتحدّثين، وتحديد المدّة الزمنية اللازمة لمناقشة كل جزئية من الجزئيّات.
• الاتفاق مع مسؤولي الخدمات المُراد تقديمها أثناء الندوة مثل المسؤولين عن التصوير وتوثيق الندوة، أو أمور الضيافة من مأكولات ومشروبات وما إلى ذلك.
• الوصول إلى مكان الندوة قبل عدّة ساعات للتأكّد من جاهزيته وترتيبه، وتدارك أي حالة غير محسوبة مثل خلل فنّي في الصوت، أو في التوصيلات الكهربائيّة، أو نقص في عدد المقاعد، وما إلى ذلك من أمور.^[٢]

أثناء الندوة

• بدء الندوة بالموعد المحدّد احتراماً للحضور والمتحدّثين.
• الترحيب بالجمهور، والتعريف بالمتحدّثين بشكل لائق، ويقوم بذلك مشرف الندوة ومنسّقها.
• بدء الندوة حسب الجدول الزمني المُعدّ سابقاً، والتأكّد من سير الحوار بالطريقة المتّفق عليها.
• السماح للجمهور بالمناقشة، وطرح الأسئلة بشكل منسّق ومنظّم.
• تدوين بعض الملاحظات المستجدّة على ورقة جانبية لتلافيها في المرات القادمة إن وجدت.

في ختام الندوة

• توزيع استبيانات تقيميّة على الجمهور؛ للحصول على تغذية راجعة تفيدك في ندواتك القادمة.
• شكر الحضور والمتحدّثين بشكل لائق.
• مقارنة الأهداف الموضوعة مع ما حقّقته الندوة من نتاجات.
• توثيق الندوة صوتيّاً، وصوريّاً، والاحتفاظ بنسخ من الأوراق التي قُدّمت خلالها.