كيف تكتب رسالة رسمية؟

هناك نوعان من الكتابة؛ الكتابة الإبداعية، والكتابة الوظيفية، أمّا الكتابة الإبداعية فهي التي تُعبر عن مشاعر الكاتب وانفعالاته، ورؤيته الشخصية لما يجري حوله، وحساسيته اتجاه التجارب الإنسانية المختلفة، أمّا الكتابة الوظيفية فهي الكتابة لهدف معين أو وظيفة معينة، ويمكن القول إنّها الكتابة بأمر يتعلّق بالمعاملات كالبحوث العلمية، والرسائل الرسمية، وغيرها، وغالبًا ما يكون لهذا النوع من الكتابة خطوات واضحة محدّدة تتّسم بالأسلوب العلمي، والكتابة بلغة واضحة مباشرة خالية من العواطف والصور الفنية والبلاغية، وتعدّ الرسالة الرسمية من أنواع الكتابة الوظيفية، ففي حال أردتَ كتابة رسالة رسمية يجب أن تكون كلماتك واضحة، ومقبولة، ومناسبة للسياق الذي تودّ إرسال الرسالة من خلاله، ويحتاج الفرد إلى كتابة رسالة رسمية في مواقف مختلفة، مثل: التقدّم لوظيفة، والاعتذار لجهة عمل، أو مخاطبة مؤسسة حكومية أو خاصة، ولكتابة رسالة رسمية هناك أُطر عامة يجب الالتزام بها، وهذا المقال سيوضّح لك كيفية كتابة رسالة رسمية بالخطوات مع نموذجٍ تطبيقيّ.^[١]

نقاط مهمة يجب مراعاتها عند كتابة رسالة رسمية

عند كتابة رسالة رسمية هناك ثلاث نقاط رئيسية يجب الانتباه إليها وفيما يلي بيانها:^[٢]

• اعتماد الأسلوب المباشر بعيدًا عن الغموض والمجاز: عندما ترسل رسالة رسمية لا حاجة لاستخدام الصور الفنية أو العبارات المجازية، عبّر عن غرضك بأسلوب مباشرٍ وموجزٍ بعيدًا أيضًا عن التفاصيل، واستدعاء المواقف الشخصية أو العواطف والمشاعر.
• الحرص على ذكر الحقائق: بما أنّك تكتب بشكل رسمي مطلوب منك أن تذكر الحقائق كما هي بعيدًا عن التلميع أو إسقاط الرأي الشخصي، واتّباع الأسلوب الصادق الموضوعيّ، والبُعد عن الانفعالات والمُبالغات.
• إظهار الاحترام: من المهم عند إرسال رسالةٍ رسميةٍ عدم استعمال ضمير المتكلم (أنا) إذا لم تكن هناك حاجة ملحّة إلى ذلك، واتباع الأسلوب المهذّب الذي ينظر إلى المرسل إليه نظرة احترام.

خطوات كتابة رسالة رسمية

وفيما يلي توضيح لخطوات كتابة الرسالة الرسمية:^[٣]

• كتابة التاريخ: إذا أردت إرسال رسالة رسمية ورقية اكتب التاريخ أعلى اليمين، أما إذا أردت إرسالها عبر البريد الإلكتروني فإنّ التاريخ سيُعرض بشكل تلقائي.
• كتابة معلومات المرسِل وعنوانه: بعد كتابة التاريخ اكتب معلوماتك أعلى يمين الرسالة، بحيث تكتب أولًا اسمك الكامل، وبعدها اكتب العنوان بدءًا من المكان الذي أنت فيه، ثم المدينة، ثم الدولة متدرجًا من الأصغر إلى الأكبر، ثم الرمز البريدي ورقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني، واحرص على أن يكون عنوان البريد الإلكتروني جادًا وليس اسمًا مستعارًا أو لقباً لا يتناسب مع طبيعة الرسالة.
• كتابة معلومات المرسل إليه: في الجهة اليُسرى من الرسالة في الأعلى اكتب معلومات الشخص أو الجهة التي تودّ إرسال الرسالة إليها، ثم العنوان والرمز البريدي، ولا حاجة لكتابة رقم الهاتف والإيميل ضمن معلومات المرسل إليه.
• كتابة عنوان الرسالة الرسمية: يجب أن يكون العنوان واضحًا بحيث يفهم القارئ محتوى الرسالة من العنوان، وبعد التحية اترك سطرًا فارغًا واكتب العنوان في الوسط، مثلًا: طلب وظيفة، أو نقل فرع من الشركة، أو توضيح عاجل وهكذا.
• كتابة التحية: احرص على البدء بالتحية الرسمية، كأن تبدأ باستخدام السيد أو السيدة متبوعًا باللقب الأستاذ أو الدكتور أو المدير، وإذا كنت لا تعرف اسم المرسل إليه يُمكنك كتابة اسم الجهة الرسمية التي يعمل فيها، وابتعد عن كتابة عبارات غير رسمية مثل: مرحبًا كيف الحال، أو صباح الخير ومساء الخير.
• كتابة نص الرسالة: يبدأ نص الرسالة بكتابة السبب الذي دفعك إلى كتابتها، ثم مضمون الرسالة بشكل مباشر، وأخيرًا الاقتراح أو الاستفسار أو الشكر بشكل مهذب، كما يمكنك توضيح انتظارك للرد على الرسالة.
• إنهاء الرسالة الرسمية: كما بدأت الرسالة الرسمية بالتحية، يجب أن تختمها بالتحية أيضًا، مثلاً يمكنك إنهاء الرسالة بعبارة، مثل: "أطيب التحيات"، و"تفضّل بقبول فائق الاحترام"، أو بكتابة "مع خالص التقدير"، و"مع خالص الاحترام".
• كتابة التوقيع: بعد التحية الختامية يجب كتابة التوقيع، وفي حال كانت الرسالة ورقية اكتب اسمك الصريح كاملًا ووقّع أسفل منه، أما إذا كانت الرسالة عبر البريد الإلكتروني اكتب اسمك فقط في أسفل الرسالة.
• مراجعة الرسالة: من المهم مراجعة الرسالة وتدقيقها قبل إرسالها، والتأكد من رسمية الخطاب، ووضوح الغرض، واختصار العبارات، والتأكد من المعلومات في أعلى الرسالة وأسفلها.

نموذج تطبيقي

وفيما يلي توضيح عملي لشكل الرسالة الرسمية:

وفيما يأتي بعض العناوين المشابهة وذات صلة بعنوان المقال:

• شروط كتابة الرسالة الرسميّة.
• كيفية كتابة رسالة الى عميد الكلية.
• كيف تكتب رسالة الى وزير؟