تُعتبر الرسالة وسيلة اتصال مهمة سواء في الماضي، أو بعد ظهور التكنولوجيا الحديثة، وتُعرف الرسائل بأنّها خطاب مكتوب إمّا بخط اليد أو مطبوعاً على ورق، ويكون بمثابة محادثة مكتوبة بين طرفين، ومع مرور الوقت تعددت أنواع الرسالة واختلفت أشكالها، فكان منها الرسائل الرسمية التي يتناول هذا المقال شروط كتابتها، إذ تُعتبر اليوم الأكثر استخداماً كخطابات التغطية الخاصة بوظيفة ما، أو خطابات قبول جامعة، أو غيرها.[١]
شروط كتابة الرسالة
احتواء الرسالة على العناصر الأساسيّة
رغم تعدد أنواع الرسالة إلّا أنّ هناك عناصر معيّنة يجب توافرها فيها، وفيما يلي عناصر الرسائل الرسمية التي لا تصح من دونها:[٢]
- عنوان المرسل
- التاريخ
- عنوان المستلم
- التحية
- نص الرسالة
- خاتمة
- توقيع المرسل
- المرفقات (إن وجدت)
عدم الإطالة
يُفضّل أن تكون الرسالة قصيرة وبسطية، مع تجنّب كتابة تفاصيل لا داعي لها فيها، وعدم استخدام جمل طويلة جداً، كما يُنصح أن تكون صفحة واحدة لا أكثر.[٣]
عدم استخدام اختصارات في الرسالة
إنّ استخدام الاختصارات في الرسالة الرسميّة، وعدم شرحها يمكن أن يتسبّب بسوء فهم الكاتب بغنى عنه، فعلى سبيل المثال، اكتب (صندوق بريد) بدلاً من كتابة (ص.ب).[٤]
تخصيص الرسالة لموضوع واحد
يفضل تخصيص الرسالة لموضوع واحد فقط، فعلى سبيل المثال لا يمكنك إرسال رسالة لمدير الشركة لإخباره بمشكلة معينة في القسم، بالإضافة إلى تضمينها الخطة السنوية، فهذه المعلومات تُعتبر كثيرة لإدراجها في رسالة واحدة، لذا يُفضّل فصل الموضوعين في رسالتين مختلفتين.[٤]
تحديد لغة التخاطب
يجب تحديد لغة التخاطب في الرسالة على حسب نوع العلاقة التي تربط المرسل مع المستلم، فإذا كانت الرسالة إلى دكتور الجامعة على سبيل المثال يجب وضع كلمة (دكتور) قبل اسمه، ومخاطبته باحترام ورسمية، دون ذكر أي ألقاب شخصيّة مثل عزيزي أو ما إلى ذلك.[٤]
تنقيح الرسالة
يجب التأكد من خلوّ الرسالة من أي خطأ نحوي أو إملائي، فيما يمكن استبدال أي كلمة لا تعرف تهجئتها بكلمة أخرى لتجنب الوقوع في الخطأ، أمّا بالنسبة للقواعد النحوية، فيفضّل تعلمها وممارستها قدر الإمكان، كما يمكن الطلب من شخص ما مراجعة الرسالة، والتأكّد من خلوّها من الأخطاء.[٥]
استخدام لغة بسيطة ومناسبة
يُنصح باستخدام لغة سهلة يمكن لمستلم الرسالة قراءتها وفهمها دون اللجوء إلى معجم، كما يفضّل عدم استخدام المصطلحات العلمية دون شرحها، فعلى سبيل المثال لا يمكنك استخدام كلمة (إيكولوجيا) دون شرح أنها تعني علم البيئة.[٦]
الحفاظ على الرسالة نظيفة
يجب على المُرسل التأكّد من نظافة الورقة، ووضوح الخط، وعدم استخدام ورق ملون، أو ورق مزخرف إذا كانت الرسالة مكتوبة بخط اليد، إذ يمكنه بكل بساطة الكتابة على ورق أبيض مع الحفاظ على الرسالة بسيطة ونظيفة، فيما يُفضّل كتابة الرسالة على جهاز الكمبيوتر وطباعتها إن أمكن.[٦]
الحفاظ على تنسيق الرسالة
يجب تنسيق الرسالة وترتيبها بالشكل المطلوب، ويكون ذلك يوضع اسم المرسل وعنوانه بما في ذلك الاسم كامل، وعنوان الشارع، والمدينة، والمدينة، والرمز البريدي في الزاوية العلوية اليسرى، كما يجب وضع التاريخ في السطر الذي يليه، ثم كتابة اسم المستلم وعنوانه على بعد مسافتين بعد العنوان.[١]
تقسيم نَص الرسالة إلى فقرات
يفضّل كتابة نص الرسالة على شكل فقرات، بحيث تكون لكلّ فقرة فكرة رئيسية واضحة ومختصرة، على أن تتكون كل فقرة من 3 إلى 4 سطور، كما يجب التركيز على الفكرة الرئيسية، وعدم التطرّق إلى أي أفكار أخرى لا علاقة لها بالفقرة.[٧]
التقييد بشكل التحية المناسب
يجب أن تكون التحية في هذا النوع من الرسائل رسمية لا تشمل ألقاباً وظيفية مثل عزيزي، أو صديقي.. إلخ، فيما يفضّل استخدام اسم العائلة، والمسمّى الوظيفي، متبوعين بنقطتين، ويجب وضع التحية على بُعد مسافة من العنوانين التي كُتبت أعلاه.[٨]
نموذج كتابة الرسالة الرسمية
فيما يلي مثال على رسالة رسمية يمكن استخدامها كنموذج للمساعدة في صياغة الرسالة:[٩]
محمد أحمد
مدير مبيعات
شركة المتّحدة للصناعات الدوائيّة
عمان، الأردن
0677289032
1 ديسمبر 2020
ماجد محمد
مدير مكتب
مجموعة نورفولك الطبية
110 شارع الجامعة
إربد، الأردن
السيد ماجد المحترم تحية وبعد:
أكتب بخصوص الطلب الأخير الذي قدمته للحصول على مزيد من المعلومات حول حل المشكلة التقنية لمجموعتك الطبية، فأنا مدير المبيعات في شركة المتّحدة للصناعات الدوائيّة وأعتقد أن منتجاتنا يمكن أن تكون مناسبة لمجموعتك الطبية، إذ نقدّم أحدث الحلول التكنولوجية، ونخدم المؤسسات الكبيرة والصغيرة على حد سواء، ففي النهاية هدفنا هو تحديد أوجه القصور في سير عمل كل شركة نعمل معها، وتقديم حلول تقنية لجعلها أكثر كفاءة.
نحن نتفهم أن الأمان يمثل مصدر قلق كبير للشركات اليوم؛ ولهذا السبب لدينا العديد من المنتجات المصممة خصيصاً لتعزيز الأمان، ولدينا العديد من المنتجات المصممة خصيصًا للمجموعات الطبية، مثل مجموعتك والتي تسمح لمقدمي الخدمة بإرسال واستقبال رسائل البريد الإلكتروني أو الوصول إلى مخططات المرضى من أي مكان، مع الحفاظ على امتثالها لقانون HIPAA.
إذا كنت ترغب في الحصول على مزيد من المعلومات حول ما نقدمه يرجى عدم التردد في الاتصال بي مباشرة على ( )
شكرا لك على وقتك واحترامك.
محمد أحمد
مدير المبيعات
المراجع
- ^ أ ب "Letter Writing", toppr, 22/10/2021, Retrieved 22/10/2021. Edited.
- ↑ "How to Write a Letter in Hassle-Free Steps (With Sample)", yourdictionary, 22/10/2021, Retrieved 22/10/2021. Edited.
- ↑ "Factors to consider when writing a letter of intent – Part 1", globalpremeds, 24/11/2021, Retrieved 24/11/2021. Edited.
- ^ أ ب ت "Formal Letter Format - Make Your Professional Writing a Success [Original source: https://edit-proofread.com/blog/formal-letter-writing-format"], edit-proofread, 24/10/2021, Retrieved 24/10/2021. Edited.
- ↑ ANAMARIAHOPARTEAN (24/10/2021), "8 Essential Steps to Writing a Business Letter in English", fluentu, Retrieved 24/10/2021. Edited.
- ^ أ ب "7 Important Tips in Business Writing", freelancewriting. Edited.
- ↑ "How to write a formal letter", bbc. Edited.
- ↑ "Formal Letter Format - Make Your Professional Writing a Success [Original source: https://edit-proofread.com/blog/formal-letter-writing-format"], edit-proofread. Edited.
- ↑ Indeed Editorial Team (22/10/2021), "How To Write a Letter: What To Include, Correct Format and Types (Example Included)", indeed, Retrieved 22/10/2021. Edited.