يُعد البريد الإلكترونيّ أو ما يُعرف بالإيميل أحد أكثر أشكال التواصل استخدامًا في وقتنا الحالي في مُختلف المجالات والأصعدة العملية والمهنية، فقد تحتاج إلى كتابة إيميل للتقدم لوظيفة، أو لعقد اجتماع، أو لتبادل بعض المعلومات، فمهما كانت الغاية من كتابته، لا بدَّ أنْ تضعَ في عين الاعتبار مجموعة من الأمور عند كتابة الإيميل، والتي سنذكر أهمها في هذا المقال.
كتابة موضوع الرسالة بدقة ووضوح
يوجد في أعلى المكان المُخصص لكتابة نص الرسالة سطران، الأول لكتابة البريد الإلكتروني للمُرسل إليه، والسطر الثاني هو سطر "الموضوع"، وتكمن أهمية موضوع الرسالة بكونه أول ما يراه مُستلم الرسالة، وبالتالي فهو فرصتك لإقناعه وإعطائه سببًا واضحًا لكي يقومَ بالاطّلاع على رسالتك، ولا سيما إذا كانت الجهة المُرسل إليها تتلقى العديد من الرسائل يوميًا، وعليه لا بدَّ من الأخذ بعين الاعتبار الأمور التالية عند كتابة موضوع الرسالة:[١]
- موضوع الرسالة هو عبارة عن بضع كلمات توضح فيها سبب كتابة هذه الرسالة بشكل دقيق ومُباشر، بحيث يتمكن مُستلم الرسالة من توقع مضمونها قبل الاطلاع عليها، ومن الأمثلة على ذلك: (طلب توصية)، (كتاب شُكُر)، (التقدم لوظيفة مندوب مبيعات)، (هذا الملف الذي طلبته)، فكل هذه المواضيع مُحددة ودقيقة.
- تجنب ترك خانة الموضوع فارغة، وكأنَّك تتوقع أنْ مُجرد رؤية اسمك هو سبب كافٍ لأنْ يقومَ مُستلمها بالاطلاع عليها، وبذلك تكون قد أضعت على نفسك فرصة إقناعه بإعطائها الأولوية عن غيرها من الرسائل، والاطلاع عليها.
- تجنب كتابة موضوع مثل "مهم، اقرأه على الفور"، بدلًا من ذلك، قم بتوضيح سبب أهميته مما يدفعه لفتح رسالتك.
البدء بالتحية
يجب أن يبدأ أي بريد إلكتروني تودّ إرساله بالتحية، بغض النظر عن حجمه، فحتى لو كان بريدًا قصيرًا، فإنَّ التحية جزء أساسي لا يجب إهماله، وتختلف باختلاف الجهة المُرسَل إليها، فإذا كان بريدًا رسميًا وتعرف اسم الشخص، يُمكنك كتابة "عزيزي السيد (وتذكر اسمه)"، وإذا كنت لا تعرف اسمه، يُمكنك مُخاطبته بمسماه الوظيفي، مثل "السيد المدير المحترم، تحية طيبة وبعد..."، أو بعبارة "إلى مَنْ يهُمُه الأمر"، أمَّا إذا كان البريد غيرَ رسمي، فيُمكنك على سبيل المثال القول ببساطة "مرحبًا أحمد"، بينما لا يجوز أن تقتصر التحية في بريد رسميّ بقول "مرحباً".[٢]
التعريف بالنفس (إذا لزِمَ الأمر) ثم ذكر سبب الرسالة
في حال كنت تكتب إلى شخص لا تربطك به علاقة حالية، أي أنَّه لا يعرفك شخصيًا، كعميل جديد أو مدير توظيف، فقمْ بالتعريف عن نفسك بعد التحية، وبعد ذلك وضح سبب كتابة هذه الرسالة، دون إسهاب، على سبيل المثال، عند إرسال بريد إلكتروني للتقدم لوظيفة مُساعد إداري في أحد الشركات، يُمكنك كتابة: (اسمي "......." أنا أكتب إليك لتقديم طلب لوظيفة مساعد إداري المُعلن عنها في موقع التوظيف "......" بتاريخ ".......".[٣]
كتابة ما يخدم هدفك فقط في نص الرسالة
اسأل نفسك ما الهدف الأساسي وراء هذا البريد الذي أود إرساله، أي ما الذي انتظره كإجراءٍ فعلي من مُستقبِل الرسالة، فإنَّ تحديدَ هدفٍ واضح ومُباشر يُمكِّنُك من التأكد من أنَّ كلَّ معلومة أو جملة تقوم بكتابتها تدعم هذا الإجراء الذي تنتظره، ويُجنبك كتابة أي شيء لا صلة له بالموضوع، على سبيل المثال، إذا كان هدفك من رسالة ترسلها إلى زميلك بالعمل هو أنْ يقومَ بمراجعة تقرير قمْتَ بإرفاقه مع البريد، فعليك أنْ توضحَ ماهية هذا التقرير، ولماذا تحتاج أنْ يقومَ بمراجعته، ونوع التعليقات التي تحتاجها، ومتى تريد أنْ ينهي المهمة، وبذلك يكون هدفك واضحًا، ويعرف المُستقبل ما الذي تريده بالضبط.
وكذلك أيضًا في حال أردت مثلًا أنْ ترسلَ بريدًا لدكتورك في الجامعة تخبره فيه أنَّه يوجد تعارض بين موعد امتحان مادته وموعد امتحان مادة أُخرى، فمن غير المنطقي أنْ تقوم بالتعريف عن نفسك بشكل مطوّل وتعبّر له عن شغفك بمادته وأسلوبه بإيصال المعلومة بشكل مُبالغ فيه، فإنَّ ذكر اسمك وشعبتك وموعد امتحانك الذي فيه تعارض وسؤاله عن إمكانية تقديمه في موعد بديل كافٍ دون إطالة أو تضمين معلومات لا تخدم هدفك.[٤]
تضمين أي مُرفقات ضرورية
قد تحتاج إلى تضمين بعض المرفقات مع البريد الإلكتروني، فإذا كنت مثلًا تُرسل بريدًا للتقديم لوظيفة ما، فلا بدَّ من تضمين سيرتك الذاتيّة في المرفقات، وإذا كانت هذه الوظيفة تتطلب منك إرسال بعض النماذج من أعمالك السابقة، كإرسال نماذجَ من رسوماتك مثلًا أو قصصٍ قصيرة قمت بكتابتها، فيجب عليك القيام بذلك، وعليك أيضًا أنْ تَذْكرَ ضمن نص البريد أنَّك قمت بتضمين مرفقات لكي يتنبه مُستلم البريد لها، واحرص على أنْ يكونَ حجم الملفات وعدد المرفقات ضمن الحد المعقول، واستخدم أنواع الملفات الشائعة والمُستخدمة على نطاق واسع، مثل (PDF).[٥]
كتابة خاتمة مُناسبة
قبل التحدث عن الخاتمة، لا بدَّ من الإشارة أنَّه لا يوجد طول مُحدد للبريد الإلكتروني، لكن في حال كان طويلًا نسبيًا، يُفضل تقسيمه لفقرات قصيرة، وترك سطر فارغ بين كل فقرة وأُخرى، وبعد الانتهاء من نص الرسالة، يأتي دور كتابة خاتمة تتناسب مع مضمونها، وهي عبارة عن السطر الأخير قبل التوقيع، تقوم بتلخيص فيه فحوى الرسالة، مثل: "أتطلع للتحدث معك يوم الأربعاء، شكرًا لك مرة أُخرى"، ثم تكتب عبارة مثل: "تفضلوا بقبول فائق الاحترام"، واسمك الكامل او مُسماك الوظيفي، ثم توقيعك.[٣][٤]
المراجع
- ↑ "Email Tips: Top 10 Strategies for Writing Effective Email", jerz.setonhill, Retrieved 8/7/2021. Edited.
- ↑ Alison Doyle (2020/6/26), "How to Write and Send Professional Email Messages", thebalancecareers, Retrieved 6/7/2021. Edited.
- ^ أ ب "How to Write a Formal Email", wikihow, 2021/3/21, Retrieved 8/7/2021. Edited.
- ^ أ ب Indeed Editorial Team (2021/5/24), "How To Write a Professional Email", indeed, Retrieved 8/7/2021. Edited.
- ↑ "How to Write a Formal Email", wikihow, 2021/3/20, Retrieved 8/7/2021. Edited.