يعد البريد الإلكتروني أو الإيميل هو الشكل الأكثر شيوعاً للتواصل في مجال الأعمال بالنسبة لمعظم الناس لذلك من المهم فهمه بالشكل الصحيح، وعلى الرغم من أن رسائل البريد الإلكترونيّ عادةً لا تكون رسمية مثل الرسائل، إلا أنها لا تزال بحاجة إلى أن تكون مكتوبة بشكل محترف لتقديم صورة جيدة عن المرسل.[١]


كيفية كتابة إيميل رسمي بالعربي

العنوان

يُشكل الاحترام، والثقة، والتسلسل الهرمي جوهر العلاقات الاجتماعية والتجارية، وعندما تخاطب شخصاً ما في خطاب عمل رسمي أو إيميل، فأنت بحاجة إلى تضمين اسمه الكامل والمسمى الوظيفي، فعلى سبيل المثال، إذا كان الشخص الذي تخاطبه طبيباً، فيتحتّم عليك كتابة الدكتور محمد، إذ عليك إظهار احترامك للشخص المرسل إليه، كما يمكنك أن تبدأ باستخدام عبارة "الفاضل"، مثل الدكتور الفاضل محمد.[٢]


افتتاح الإيميل

يجب افتتاح الرسالة أو الإيميل بالتحية المتعارف عليها؛ وهنا يمكنك البدء بكتابة "السلام عليكم ورحمة الله وبركاته"، والمتابعة بكتابة "تحية طبية وبعد" بالسطر الذي يليه ووضع فاصلة، والجدير بالذكر أنّ هذين السطرين يعتبران إلزاميان في معظم الإيميلات الرسمية، وبما أنّ الكتابة العربية الرسمية هي لغة نابضة بالحياة، فيمكن إضافة المزيد من الصفات لإظهار احترامك للمتلقي واستخدام عبارات فريدة، فعلى سبيل المثال يمكن كتابة:[٢]

باحترام كبير أوجّه انتباهكم إلى ...

أرجو أن تتقبلوا أخلص وتواضع اعتذاري عن الإزعاج.

مع احترام كبير أردت أن ...

يرجى قبول اعتذاري المخلص من المضايقة ...


كتابة نص الإيميل

قم دائماً بتخصيص الإيميل الرسمي لموضوع واحد فقط، فعلى سبيل المثال، قد تحتاج إلى زميلك لمراجعة تقريرك ربع السنوي أو مناقشة استراتيجية التوظيف لقسمك، هذا ويشار إلى أهمية أن تشرح ما تكتب عنه، فإذا كنت تراسل شخصاً غريباً، فيجب أن تقدم نفسك بإيجاز ثم تنتقل مباشرة إلى نص الرسالة، وتذكر الغرض من الإيميل بوضوح حتى يتمكّن الشخص الآخر من فهم سبب مراسلتك له وكيف يمكنه المساعدة، مثلاً:

  • أود أن أدعوك للتحدث في مؤتمر المطوّرين السنوي لدينا.
  • أنا أدير قناة على YouTube عن القطط، ونود أن نبرز علامتك التجارية في الفيديو التالي.
  • انا أستخدم خدمتك منذ فترة، وأود الإبلاغ عن مشكلة واجهتها مؤخرًا.


علاوةً على ذلك، يجب تقدير وقت القارئ، لذا قم بتزويد المُستلم بأي معلومات إضافية يحتاج إلى الرد عليها، وفي الوقت نفسه، حاول أن تجعل الإيميل قصيرًا وبسيطًا، وتذكر أن الإيميل ليس أفضل مكان للمناقشة المطولة، كما من الضروري أن تجعل إيميلك سهل القراءة، فيمكن تقسيم إيملك إلى فقرات، وتضع المعلومات الأساسية بخط غامق أو مائل، ولكن دون المبالغة في ذلك، فالهدف هو جعل الإيميل منظّماً وسهل القراءة قدر الإمكان.[٣]


اختتام الإيميل

يمكن اختتام الإيميل من خلال استخدام عبارة مثل "وتفضلوا بقبول فائق التحية والاحترام" وذلك لإظهار احترامك مرة أخرى للمستلم وشكره على وقته واهتمامه، ومن ثمّ، وضع التوقيع، وإضافة "السلام عليكم" في نهاية الرسالة.[٢]


عبارات يمكن استخدامها في الإيميل الرسمي

فيما يلي بعض العبارات التي يمكن أن تستخدمها في الإيميل الرسمي:[٢]

  • الرجاء الاطّلاع على الملف المرفق.
  • يمكنك الاتصال بي عبر هذا الرقم في 24 ساعة على مدار اليوم.
  • لا تتردّد في الاتصال.
  • بالإشارة الى الموضوع، نود إفادتكم / نرجو إبلاغكم ...
  • تفضلوا فائق التقدير والاحترام.
  • تمنياتي لكم بالتوفيق الدائم.
  • شكرًا مجددًا على تعاونكم.


مثال على إيميل رسمي بالعربي

فيما يلي مثال بسيط على إيميل رسمي بالعربي:[٢]

الدكتور الفاضل إبراهيم،

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.

بكامل التقدير والاحترام الذي أكنه لك أتقدم لك باقتراح بسيط متعلق بتوقيت لقائنا المجدول ليوم الخميس.

نظرًا للحدث المنظم في مبنى مكتبنا، أود أن أذكر أن المبنى سيكون مغلقًا من الساعة 12:30 ظهرا. إذا كان الأمر مناسبًا لك، أرى أن نغير توقيت لقائنا إلى الساعة العاشرة صباحًا.

شكرا على حسن انتباهكم إلى هذه المسألة،

مع خالص التقدير والاحترام،


خالد محمد.

السلام عليكم.


الاختلاف بين الإيميل الرسمي والإيميل غير الرسمي؟

يُرسل الإيميل الرسمي في العادة إلى شخص لا تعرفه جيداً أو إلى شخص له سلطة، وتشمل الأمثلة على شخص قد ترسل إليه إيميل رسمي أستاذك، أو مسؤولك في العمل، أو إلى مدير الشركة التي تعمل فيها.


ويختلف الإيميل الرسمي عن الإيميل غير الرسمي في طبيعة المرسل إليه، ففي العادة يتم إرسال الإيميل غير الرسمي إلى شخص تعرفه جيداً وغالباً ما يكون صديقًا أو أحد أفراد العائلة، وعند إرساله لا داعي للقلق كثيراً بشأن الهيكل والنبرة، ومن جهة أخرى، يحتوي الإيميل الرسمي على هيكل محدد، وتحية محددة، ومكان للتوقيع، وجملة افتتاحية محددة، كما يراعى تجنب استخدام الاختصارات، واللغة العامية، والرموز، وغيرها من المصطلحات غير الرسمية في الإيميل الرسمي، وفيما يلي أمثلة على الإيميل الرسمي والإيميل غير الرسمي:


  • الإيميل الرسمي:

تم تحديد موعد الاجتماع في الخامس من كانون الأول (ديسمبر) الساعة 9:30 صباحًا، يجب أن يحضر جميع الطلاب، هناك حاجة إلى تعديلات على المشاريع.


  • الإيميل غير الرسمي:

الاجتماع المطلوب - 5 كانون الأول (ديسمبر)، 9:30 صباحًا، يلزم إجراء التعديلات. أراك هناك :*)


هنا يلحظ أنّ كلا الإيميلين يشتركان في نفس المعلومات، لكن النبرة الأولى أكثر رسمية، أما في الإيميل غير الرسمي لاحظ أن الجملة غير مكتملة، وتمّ استخدام الرموز التعبيرية.[٤]


المراجع

  1. "HOW TO WRITE A PERFECT PROFESSIONAL EMAIL IN ENGLISH IN 5 STEPS", englishlive, 9/11/2021, Retrieved 9/11/2021. Edited.
  2. ^ أ ب ت ث ج "How to Write a Strong Business Email in Arabic", arabicpod101, 9/11/2021, Retrieved 9/11/2021. Edited.
  3. "How to Write a Formal Email", sparkmailapp, 9/11/2021, Retrieved 9/11/2021. Edited.
  4. Laura Spencer (9/11/2021), "How to Properly Write a Formal Email (That Gets Results)", business.tutsplus, Retrieved 9/11/2021. Edited.