ما هو تقرير العمل؟
يُعرف تقرير العمل (بالإنجليزية: Work Report) بكونه مستنداً رسمياً يناقش معلومات حول موضوع معين يتعلق بجانب العمل أو الوظيفة، ومعظم تقارير العمل تكون موجهة إلى جمهور معين، كالمدير مثلًا أو الشركات المستثمرة بالعمل، واعتمادًا على نوع تقرير العمل، قد يتم إعطاؤه موجز تقرير يوضح ما يجب تضمينه في تقرير العمل الخاص بك، إذ يجب كتابة معظم التقارير في شكل منظم لتوضيح ما يحاول التقرير نقله بصورة بسيطة ومفهومة لدى الجميع.[١]
كيفية كتابة تقرير العمل
تتطلب كتابة تقارير العمل الفعالة ممارسة وتتطلب مهارات اتصال جيدة، فكلما زاد عدد التقارير التي تكتبها، زادت كفاءة تقريرك وجودته، وفيما يلي الخطوات التي يمكن لأي شخص اتباعها لكتابة تقرير احترافي في مكان العمل:[٢][٣]
- تحديد الجمهور: لا بد من معرفة من سيقرأ تقرير العمل الخاص بك، كونها تُعد خطوة مهمة في تحديد كيفية تنسيق التقرير، وما يجب تضمينه والنبرة التي يجب أن يستخدمها الشخص عند كتابته.
- تحديد المعلومات المراد تضمينها: يجب أن يركز الكاتب على تحديد الغرض من تقريره، وذلك لتحديد المعلومات التي يجب يحتويها التقرير، فإذا كان يعلم من سيقرأ التقرير، فيمكنه عندها طرح أسئلة تتعلق بما يتوقع الطرف الآخر رؤيته.
- هيكلة التقرير: عند كتابة تقرير عمل، يجب هيكلته بحيث يمكن قراءته واستيعابه بسهولة، بينما يختلف كل تقرير في الأقسام التي يجب أن يتضمنها، ومكونات التقرير التالية أساسية عند كتابة أي تقرير عمل:
- العنوان أو صفحة العنوان.
- الملخص التنفيذي؛ وهو الملخص الذي يصف بإيجاز محتوى التقرير.
- جدول المحتويات، وذلك في حال كان التقرير أكثر من بضع صفحات.
- مقدمة تصف الغرض من كتابة التقرير.
- فقرة أساسية حيث يقوم الكاتب بتضمين المعلومات التي تنقلها مع التقرير.
- الاستنتاج أو التوصية حسب الغرض من التقرير.
- استخدام لغة واضحة وموجزة عند كتابة التقرير: يجب أن يحاول الكاتب دومًا بأن يعبر عن نقاط التقرير بشكل واضح وموجز قدر الإمكان، مع مراعاة استخدم لغة بسيطة وتتصف بالاحترافية.
- تدقيق وتحرير التقرير: يعد التدقيق اللغوي لتقرير العمل خطوة أساسية في عملية كتابة التقرير، إذ يمنح ذلك الكاتب الفرصة ليتأكد من أن كتابته احترافية قدر الإمكان، وتخلو من أي أخطاء قبل إرسالها، كما يُتيح التدقيق اللغوي للكاتب أيضًا استبعاد أي معلومات غير ضرورية والتأكد من أن تقريره يحقق الغرض المطلوب.
- مراجعة التقرير: بمجرد الانتهاء من كتابة التقرير، لا بد من تركه جانبًا لمدة ساعة أو أكثر قبل أن يقوم كاتبه بمراجعته مرة أخرى، فذلك سيسمح له بالنظر إلى التقرير بطريقة جديدة والتعرف على الأخطاء التي ربما لم يرها من قبل.
مثال على تقرير العمل
فيما يلي مثال على تقرير عمل خاص بشركة إرشاد وتوجيه زراعي:
تاريخ إعداد التقرير: 5 نوفمبر 2022
إعداد: شركة سالي سميث الزراعية
يهدف هذا التقرير إلى تقديم تحديث عن مشروع "القُمرة الخضراء" المقرر تسليمه في الخامس من ديسمبر، وسينتج عن هذا المشروع إنشاء دليل موظف جديد يتضمن القواعد واللوائح المحدثة بالإضافة إلى الزيادة المعتمدة في الإجازة المدفوعة، وسيعمل هذا الكتيب على زيادة وعي الموظفين بتوقعات مكان العمل بالإضافة إلى إعلامهم بالمزايا الجديدة التي تم تنفيذها مؤخرًا.
ملخص العمل المنجز
اعتبارًا من هذا التاريخ، تم إكمال ما يلي من مشروع القمرة الخضراء:
- تم التحقق من جميع المعلومات التي ستكون في الكتيب مع الإدارة العليا والموارد البشرية
- تمت صياغة جدول المحتويات
- وضع تخطيط منسق للكتيب، ليتكون أول 12 صفحة من الكتيب بالمهام التي يتعين إنجازها بحلول 12 نوفمبر 2022:
- القيام بطباعة خمس صفحات أخرى من الكتيب.
- القيام بمراجعة وتحرير جميع النسخ التي اكتملت حتى هذا التاريخ.
- مطالبة مدير الموارد البشرية قراءة محتوى الكتيب لضمان الدقة.
النتيجة
مشروع القمرة الخضراء يسير على الطريق الصحيح ليتم الانتهاء منه في التاريخ المحدد، ولا يحتوي هذا المشروع حاليًا على أي عقبات أو مشاكل واضحة، ولكن إذا ظهرت، فسيتم معالجتها على الفور.
المراجع
- ↑ "Work Report definition", lawinsider, Retrieved 5/8/2022. Edited.
- ↑ "How To Write a Report for Work (With Examples)", indeed, 4/2/2020, Retrieved 5/8/2022. Edited.
- ↑ "How to Write a Report for an Assignment", domyassignments, 26/10/2021, Retrieved 5/8/2022. Edited.