قد تشكّل كتابة رسالة إلى عميد الكلية حاجة من الحاجات أثناء دراستك الأكاديمية، فقد تحتاج إلى مخاطبته بشأن مشكلة أكاديمية ما تعرضت لها وتحتاج إلى موافقة من العميد نفسه، أو شكوى معيّنة ضد أحد العاملين في الكلية مثلاً، فإن احتجت ذلك عليك أن تحرص على مجموعة من الأمور عند كتابة هذا النوع من الرسائل الذي يُعدّ من الرسائل الرسمية.
الأمور الواجب مراعاتها عند كتابة الرسالة
عند كتابة رسالة إلى عميد الكلية يجب مراعاة ما يأتي:
- التأكّد من الحاجة إلى التواصل مع العميد نفسه بعد استنفاذ كلّ الحلول في الأقسام المعنيّة بمشكلتك، فليس من المنطق أن يقوم كلّ طالب بالتوجّه للعميد بكل قضية صغيرة أو كبيرة قد يواجهها أثناء دراسته.
- تلخيص المشكلة واختصارها قدر الإمكان، فلا مجال للاستفاضة في مثل هذه المواضع.
- تحديد المشكلة بدقة عند عرضها على العميد، وكتابتها بلغة واضحة على شكل نقاط إن أمكن.
- الكتابة باللغة العربية الفصحى، وتجنّب اللغة العامية.
- خلوّ الرسالة من الأخطاء اللغوية، والإملائيّة، والطباعية.
- تنسيق الرسالة بشكل مرتّب عن طريق كتابتها بخطّ مجوّد ومفهوم، أو طباعتها على الحاسوب.
- تسليم الخطاب لسكرتير/ة مكتب عميد الكليّة لا غيره.
بناء الرسالة الموجّهة إلى عميد الكلية
للرسالة الموجّهة إلى عميد الكلية شكل خاص، وفيه ما يأتي:
- اسم عميد الكلية: يجب بدء الخطاب بجملة " خطاب موجّه إلى السيد الدكتور ............، عميد كلية...............المحترم.
- التحية: تحرّى بدء الخطاب بتحيّة رسمية لائقة مثل: السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، أو تحية طيبة وبعد، أو غيرها من التحيّات.
- ذكر معلوماتك: في هذا الجزء عرّف بنفسك، وتخصّصك، والكلية التي أنت فيها، ومعدّلك عند الحاجة.
- سرد المشكلة أو الشكوى: ابدأ خطابك الآن وقف على الأسباب التي دفعتك للكتابة للعميد، أو قدّم الشكوى التي دفعتك إلى ذلك، وليكن أسلوبك منظّماًً غير عشوائي، وأفكارك متسلسلة لتسهيل فهم غايتك من الخطاب، واتّخاذ إجراء بخصوص ما ورد فيه.
- ذكر التوصيات: اذكر توصياتك بعد ذكر الأسباب إن كان هناك توصيات، مثل: لذا أتمنى منكم النظر في مشكلتي وإيجاد حل قبل بدء دوام الفصل الجديد، أو أتمنى منكم ردّاً سريعاً خلال الأيام القادمة..إلخ.
- الإنهاء بتحيّة: تُبدأ الرسائل وتختم بالتحيات، فيما يجب أن تكون التحية في هذا النوع من الرسائل رسمية أيضاً، فنقول: واقبلوا منّا فائق الاحترام، أو مع جزيل الشكر لحضرتكم.
- كتابة الاسم: ذيّل الخطاب باسمك الثلاثيّ وتوقيعك، وتاريخ إرسال الخطاب.
نماذج رسائل لعميد الكليّة
نموذج طلب إعفاء من سياق معيّن
خطاب موجّه إلى السيد الأستاذ الدكتور محمد .........، عميد كليّة التربية في جامعة اليرموك
تحيّة وبعد،،،
أنا الطالب أحمد ..........، طالب في كلية التربية في سنتي الثانية أرجو التكرّم بالموافقة على إعفائي من مادة "مدخل في التربية وسلوكيات الطفل"، وذلك لاجتيازي هذا المقرّر سابقاً في كلية التربية في جامعة الزرقاء الأهلية، والحصول على معدّل ممتاز فيها، بالإشارة إلى موافقة ما جاء في مقرّر المادة المذكورة مع ما يدرّس في كليّتكم الموقّرة، فيما أشكركم على وقتكم وأتمنى منكم ردّاً سريعاً قبل انقضاء مدّة التسجيل.
واقبلوا مني فائق الاحترام
الاسم:
التوقيع:
التاريخ:
نموذج استبدال مادة
خطاب موجّه إلى السيد الأستاذ الدكتور رائد ........، عميد كليّة الآداب في جامعة البلقاء التطبيقيّة
تحيّة وبعد،،،
أنا الطالبة مريم .......، طالبة في كلية الآداب تخصص اللغة العربية وآدابها في سنتي الرابعة، حيث من المتوقّع تخرجي على الفصل الصيفي لعام 2021م، إلّا أنه وعند إضافة جدول موادي لهذا الفصل لوحظ وجود تعارض بين مادّتي مدخل إلى تربية الطفل، ومادة اللسانيات 3، وهو ما سيتسبب في تأخير تخرّجي المتوقّع إن لم تحل هذه الإشكالية، وعليه ألتمس من حضرتكم الموافقة على استبدال مادة مدخل إلى تربية الطفل بمادة أخرى بديلة؛ كونها ليست متطلّباً أساسياً في تخصص الأدب العربي.
ولكم منّي جزيل الشكر
مريم .......
12/6/2021
نموذج الاعتراض على حرمان من مادة
خطاب موجّه إلى السيد الأستاذ الدكتور صابر ..........، عميد كليّة الآداب في جامعة عمّان الأهلية
تحيّة وبعد،،،
أنا الطالب يوسف ..........، طالب في كلية الآداب/ اللغة الإنجليزية وآدابها في سنتي الثانية أرجو منكم النظر في مشكلتي، حيث تعرّضت للظلم على يد الدكتور ()، وذلك بعد شروعه في حرماني من مادة () بعد أن واظبت على حضور محاضرات المادة المقرّرة جميعها، وحرصت على أداء كل ما يتعلّق بها من واجبات، وبحوث، وتقارير، وأداء امتحانات المقرّر بنجاح، مع العلم أنّ معدّلي التراكمي للفصول السابقة هو 3.46، وذلك على إثر اختلافي معه في الرأي في إحدى المحاضرات حول قضية قد طرحها المساق، وقد جاء خلافي معه ضمن إطار الأدب والتهذيب وعلى ذلك أقدّم طلاب كل شعبة المادة المعطاة أيام الأحد والثلاثاء والخميس في المبنى () شهوداً على ما حصل، وأرجو منكم النظر في مشكلتي وحلّها.
اقبلوا مني فائق الاحترام
يوسف يونس الأقرع
22/3/2021