طريقة كتابة كلمة ترحيبية رسمية في اجتماع
عند كتابة كلمة ترحيبية رسمية في اجتماع يجب التأكد من أن تتضمن الكلمة الترحيبية التعبير عن الامتنان، وتقديم نظرة عامة موجزة عما سيجري خلال هذا الاجتماع، وفيما يأتي خطوات يمكن اتباعها لصياغة كلمة ترحيبية جيدة:[١][٢][٣]
ابدأ بالتحية
لكتابة كلمة ترحيبية رسمية لاجتماع معين عليك البدء بمخاطبة الحضور بتحية لطيفة ولبقة، حيث يمكنك مثلًا استخدام عبارات مثل "سيداتي وسادتي الأعزاء"، أو "زملائي الموقرين"، أو "الضيوف المحترمين".
التعبير عن امتنانك
بعد أن تُحيي الحضور، عليك شكرهم على وجودهم ومشاركتهم في هذا الاجتماع، وعليك الإشارة إلى وجود أي ضيوف خاصين، أو متحدثين، أو شخصيات رفيعة المستوى بين الحضور، وعبّر عن تقديرك لتخصيصهم جزءًا من وقتهم لحضور الاجتماع.
قدّم نفسك
بعد التحية والامتنان وتقديم الضيوف الخاصين، قم بتقديم نفسك للحضور بشكل موجز، واشرح دورك في الحدث أو المنظمة، حيث إن هذا يظهر مدى كفاءتك ومصداقيتك، ويساعد الحضور على التواصل معك بشكل جيد.
وضح الغرض من الاجتماع
قم بتوضيح الغرض من الاجتماع الذي تم إقامته للحضور، وذلك من خلال شرح هدف الاجتماع وأهميته بشكل سريع، بالإضافة إلى توضيح أبرز الأهداف والأمور التي تسعون إلى التوصل إليها والاتفاق بشأنها في نهاية الاجتماع، وكيف تتماشى مع مهمة المنظمة أو الأهداف الأوسع.
قدّم نظرة عامة على جدول الأعمال
قدم نظرة عامة مختصرة على جدول الأعمال الخاص بالاجتماع، وأذكر أبرز المواضيع الرئيسية التي سيتم تناولها، حيث إن ذلك يساعد الحضور على فهم وتوقع كيفية سير الاجتماع والمشاركة فيه بنشاط.
أكّد الفوائد
اشرح الفوائد التي يمكن للحضور استخلاصها من الاجتماع بشكل واضح، سواء كان الأمر يتعلق بالحصول على رؤى قيمة، أو فرص للتواصل، أو المساهمة في مناقشات مهمة، وأكد على الأمور التي تجعل الاجتماع مهمًا بالنسبة لهم.
إذا كان الاجتماع خاصًا بأعمال جادة للغاية، فاحرص على التحدث بنبرة صوت احترافية ورسمية، أما إذا كان الاجتماع أكثر بساطة، فيمكنك إضافة بعض الدفء والحماس.
إذا كان الاجتماع خاصًا بأعمال جادة للغاية، فاحرص على التحدث بنبرة صوت احترافية ورسمية، أما إذا كان الاجتماع أكثر بساطة، فيمكنك إضافة بعض الدفء والحماس.
تحفيز المشاركة
شجّع الحضور على المشاركة وإبداء آرائهم الخاصة خلال الاجتماع، ودع الحاضرين يعلمون أن أفكارهم وأسئلتهم ومساهماتهم تُقدر بشدة، وستثري النقاشات التي ستحدث خلال الاجتماع.
الاعتراف بالتحديات (إذا كان ذلك مناسبًا)
إذا كانت هناك تحديات أو عقبات حدثت قبل الاجتماع تواجه المنظمة، وتؤثر على آلية سير العمل، فاعترف بها بإيجاز، وعبر عن التفاؤل بالتغلب على هذه التحديات معًا والعمل نحو إيجاد حلول عملية لها.
إعادة التعبير عن الامتنان
اختتم كلمتك بشكر الحضور مرة أخرى على وجودهم ومشاركتهم في هذا الاجتماع، وعبّر عن حماسك للاجتماع الإنتاجي والناجح الذي ينتظرهم.
فتح المجال
انتقل بسلاسة إلى الجزء التالي من الحدث، سواء كان ذلك تقديم أول متحدث في الاجتماع، أو عرض نظرة عامة على الجلسة الأولى منه، أو أي خطوة أخرى ذات صلة.
المراجع
- ↑ "10 Welcome Speech for Meeting Examples Governor, Manager, Shareholders "], examples, Retrieved 27/8/2023. Edited.
- ↑ "How to write a good welcome speech", write-out-loud, Retrieved 27/8/2023. Edited.
- ↑ "How to Write a Welcome Speech", wikihow, Retrieved 27/8/2023. Edited.