كيف أكتب خطاباً رسمياً؟

يعرف الخطاب الرسمي بأنه عرض يتم تقديمه أمام جمهور معين بشكلٍ مباشر، ويمكن أن يتناول الخطاب مجموعة متنوعة من الموضوعات المختلفة، سواءً في مجال التعليم، أو الاقتصاد أو غيره من المجالات، ويكون الهدف منه تثقيف وإطلاع المستمعين بموضوع الخطاب،^[١] وعموماً قد يحتاج أي واحد منا إلى إلقاء خطاب رسمي في مرحلة ما من مراحل حياته المهنية، وفي هذا المقال سنعرض أهم الخطوات التي تساعد على كتابة خطاب رسميّ.

خطوات كتابة خطاب رسمي

فيما يلي بعض الخطوات البسيطة التي ستساعدك في كتابة خطاب رسميّ:

التحضير للخطاب

تشمل هذه الخطوة العديد من الإجراءات، وهي كما يلي:^[٢]

• تحديد موضوع الخطاب: في هذه الخطوة حدّد موضوع خطابك، والهدف منه، إن كان يهدف إلى تقويم السلوكيات، أو إلى الإرشاد أو التدريس أو التثقيف في مجال ما أو غيرها من الأهداف.
• تحديد الفئة المستهدفة: حدّد الجمهور الذي تود إلقاء الخطاب أمامه، وحاول تقدير مدى معرفتهم عن موضوع الخطاب (إن كان لديهم معرفة حوله أم لا)، وما المعلومات التي يريدون معرفتها والتي تفيدهم، واحرص على تقديم معلومات مفيدة لهم.
• مشاركة وجهة نظرك لخاصة: إن اعتمد خطابك الرسمي على الحقائق سيكون خطابك مملاً، لذا احرص على أن يتضمّن الخطاب وجهة نظر خاصة بك تبيّن موقفك تجاه موضوع الخطاب.

تنظيم الخطاب وكتابته

من المهم اتّباع العديد من النصائح التي تساعدك على كتابة خطاب جيد، وفيما يلي بعض تلك النصائح:

• أوجز النقاط الرئيسية: عليك تحديد أهم النقاط التي ستعرضها في الخطاب قبل البدء بكتابته، واجعل تلك النقاط الأساسية أساساً لخطابك، إذ إنّ ذلك سيجعل خطابك منظّماً ومرتباً.^[٣]
• كتابة مقدمة الخطاب: ابدأ خطابك بمقدمة جاذبة للانتباه، بحيث تجعل الجمهور يفكر بأهمية الخطاب، واحرص على تقديم فكرتك أو اقتراحك الأساسي خلال السطور القليلة الأولى من خطابك، وبعدها انتقل إلى تفاصيل الخطاب بصورة متسلسلة ومنطقية، بحيث تكون الجملة الأخيرة من المقدمة تُشير إلى الغرض من الخطاب بصورة واضحة ومباشرة، وبذلك تنقُل الجمهور إلى جسم الخطاب بصورة منطقية.^[٤][٥]
• كتابة جسم الخطاب: بعد كتابة المقدمة عليك كتابة جسم الخطاب بصورة منظّمة، بحيث تبدأ بالخطوط العريضة وكن على دراية بمدّة الخطاب حتى تستطيع كتابة خطاب مناسب خلال المدة المحددة، يمكنك اتّباع مخطط تفصيلي لتنظيم الأفكار،^[٤][٦] كما يمكنك ترتيب المعلومات وفق نمط معين، على سبيل المثال:^[٤]
• التسلسل الزمني: بحيث ترتب أحداث الموضوع وفقاً للتسلسلها الزمني.
• مكاني: أي ترتب الأحداث وفقاً للترتيب المادي أو التصميم.
• موضوعي: ترتب المعلومات وفقاً لموضوع كلٍ منها.
• سببي: أي تُظهر سبب كل معلومة والنتيجة المرتبطة بها.

المهم أن تكون دقيقاً في معلوماتك وبياناتك، ويمكنك زيادة الدقة من خلال تقديم أمثلة وأدلة أو إحصائيات لدعم نقطة ما بدلاً من تقديم خطاب غامض وغير موثوق، واحرص على استخدام جمل قصيرة؛ فمن الأسهل تذكر الجمل القصيرة، ممّا يخفف من شعورك بالارتباك أثناء تقديم خطابك.^[٤][٦]

• كتابة خاتمة الخطاب: احرص على إعادة أبرز النقاط التي تمّ عرضها في جسم المقال في الخاتمة، وأنهِ الخطاب ببيان مُتقن يلخّص الفائدة من الخطاب.^[٤]

مراجعة الخطاب وتدقيقه

يجب عليك مراجعة الخطاب بعد الانتهاء من كتابته وتدقيقه، ويمكنك الاستعانة بأحد الأصدقاء الموثوقين والزملاء أصحاب الخبرة والكفاءة لقراءته، وتزويدك بأهم الملاحظات حوله، وتقديم وجهة نظرهم الخاصة حول الخطاب، فذلك يساعدك على تحسين الخطاب وتجاوز الأخطاء التي قد تكون وقعت بها خلال الكتابة.^[٣]

نصائح لكتابة خطاب رسمي

فيما يلي بعض النصائح التي قد تزيد من فرصة تقديم خطاب بجودة عالية:^[٤][٦]

• تجنب طرح الكثير من المعلومات داخل الخطاب، إذ إنّ تلقي كمية معلومات كبيرة جديدة خلال لحظات قد يسبب الإرباك والتشتت للجمهور، حيث سيجدون صعوبة في استيعاب كل تلك المعلومات، لذا احرص على التركيز على فكرتين أو ثلاثة فقط في خطابك، فذلك يزيد من فرصة الاستفادة منه.
• اكتب خطابك بالطريقة التي تتحدث بها عادة، ويمكنك أحياناً إضافة عنصر المناقشة (إن كان ذلك مناسباً) خلال الخطاب.
• في حال أضفت عنصر المناقشة في الخطاب، فاحرص على كتابة سؤال واضح لما تريد مناقشته مع الجمهور، وكُن مستعداً للاستماع للإجابات مهما كانت.^[٧]

احرص على:

التدرّب على كيفية إلقاء الخطاب، وخصوصاً في حال كنت تشعر بخوف وتوتر بسبب التحدّث أمام الجمهور، فالتدرّب سيقلل من مخاوفك، وسيُحسّن من مهارات العرض لديك، ويزيد من فهمك وإلمامك بالمعلومات المدوّنة، ممّا يزيد من كفاءتك عند إلقاء الخطاب.^[١]

تسجيل أهم الملاحظات حول الخطاب وإلقاء نظرة سريعة عليها والاطلاع على الكلمات الرئيسية المحددة، فهي تساعدك في الحفاظ على تركيزك.^[٣]