كيف أكتب خطاباً للجامعة؟

ينتمي الخطاب المقدم للجامعة إلى الخطابات الرسمية التي يتوجب توفّر فيها محددات شكليّة وموضوعيّة خلال كتابتها، ويضم الخطاب المقدم للجامعة مجموعة أهداف لن تتعدى الإطار الأكاديمي، ومجال التعليم؛ وهذا هو الاختلاف الجوهري بينها وبين أي خطاب رسمي موجه للمؤسسات الأخرى مثل: (الشركات، والجهات الحكومية، والمصانع، والجمعيات)، ويجب تنظيم وترتيب الخطاب بصورة جيّدة، ليصل للهدف المحدد المرجو من إرساله، فعلى الطالب عند كتابة أي خطاب مقدم للجامعة: مراعاته شكلياً، بحيث يتم عرض الخطاب بصورة توضح كلاً من: (المقدمة، والعرض، والخاتمة)، ومراعاته موضوعياً، من خلال إظهار العناوين الجوهرية بطريقة جذابة ومرتّبة، ومن ثم طرح الهدف أو الأهداف المرجو تحقيقها من هذا الخطاب، وفي النهاية عليه مراعاته إملائياً.^[١]

كيفيّة كتابة خطاب موجه للجامعة

يجب أن تتوفر مجموعة من المحددات العلمية المنسقة، للحصول على خطاب رسمي صحيح، يمكن إرساله من طالب جامعي إلى أحد الجهات الرسمية في الجامعة، مثل عميد كلية، أو رئيس الجامعة، أو أي جهة رسمية أخرى داخل هذا الإطار الأكاديمي العلمي.^[٢]

• كتابة التاريخ على يمين الصفحة من الأعلى، بتوضيح كل من: (اليوم، والتاريخ، والعام)، مثال على ذلك: 1، تموز، 2021، أو 19/4/2020.
• تحديد الشخصية الموجه لها الخطاب بشكل صريح مع ذكر صفة المخاطب قبل الاسم، ومنصبه الوظيفي بعد الاسم، فنقول: الدكتور عبدالرحمن مرعي عميد كلية الطب، أو الأستاذ خالد مقداد رئيس الجامعة.
• طرح التحية للشخص الموجّه له الخطاب، بجملة مختصرة، ورسمية، مثل: تحية طيّبة وبعد، أو تحية طيبة؛ ويجب عليك كتابة التحية على يمين الصفحة، فتلحق الاسم والمنصب بشكل مباشر على سطر جديد.
• عرض متن أو موضوع الرسالة أو الخطاب، وهنا عليك ذكر عنوان الموضوع بشكل عام، مثل: الموضوع: إعادة امتحان، أو الموضوع: مشروع التخرج.
• عرض نص الموضوع بشكل مفصّل، أي ذكر كل النقاط، والتفاصيل التي تخص إثبات تصريحاتك في هذا الخطاب، وعرض مطالبك.
• اختتام الخطاب بجملة جذابة، مثل: مع أطيب التحيات، أو تفضلوا بقبول فائق الاحترام، أو مع التقدير.
• التذييل باسم المرسل، مع ذكر التخصّص الجامعي الذي ينتمي إليه الطالب، ورقمه الجامعي، مثال على ذلك: (الطالب: محمد فاروق، طالب في كلية الهندسة، الرقم الجامعي: 123456789).

كيفية سرد موضوع الخطاب

لكتابة متن الخطاب بشكل مناسب عليك اتّباع ما يأتي:

• تحديد الأفكار الأساسية، بوضع هدف أو هدفين أو ثلاثة أهداف عريضة فقط؛ وذلك لأن القارئ يتذكر ويهتم حسب ما تثبته الدراسات العلمية؛ بالعناوين العريضة القليلة، التي يستطيع تذكرها والتعاطف معها بشكل أكبر.
• استخدام أسلوب المحادثة، فهي رسالة وليست مقال، فيجب عليك تحديد الكلمات التي تخاطب من خلالها المرسَل إليه بذكاء، وبطريقة لبقة، مثال على ذلك: ألتمس منكم وكلّي ثقة قبول طلبي هذا، وكما وضحت لسيادتك، وكما تظهر البيانات لحضرتك.
• توضيح أي معلومات تستوجب توضيحها خلال الخطاب، كما يفضّل فصلها بجمل قصيرة، أو تعدادها بنقاط لتحقيق المزيد من الوضوح.
• إضافة كل الحقائق المرتبطة في الموضوع المقدّم مع إظهار الأدلة على ذلك، وإرفاق كل المستندات التي تثبت ما يتم تناوله في هذا الخطاب، مثال على ذلك: في حال كان الطالب يقدم شكوى تخص تظلّم قد أضر به، يجب إثبات الوقت، وماذا حصل فعلاً، ومن الشخص المسؤول عن ذلك.
• طرح المطالب في نهاية الموضوع بشكل واضح، وصريح، وبطريقة لبقة، مثال على ذلك: أرجو من سيادتكم تأجيل الامتحان إلى تاريخ ما بعد 4/4/2021، أو أتمنى منكم التكرّم علينا بقبول طلب تعديل العلامة النهائية للامتحان الخاص بالمادة المذكورة سابقاً بناءً على الإثباتات التي تم طرحها عليكم.

مثال

التاريخ: 2/2/2020

الدكتور علي عادل عميد كلية الصحافة والإعلام المحترم.

تحيّة طيبة وبعد:

الموضوع: مشروع التخرج.

أرغب في طلب تأجيل موعد عرض مشروع التخرج الخاص بي إلى شهر حزيران من هذا العام؛ لحاجتي لمجموعة من المقابلات الخاصة مع جهات رسمية على رأسها وزير الإعلام، والتي يمكن أن تساعدني في إثبات الفرضيات المقدمة في مشروع التخرج الخاص بي، عن طريق جمع معلومات تضيف للمشروع قيمة أفضل، وبما أنّ هذه الجهات لديها التزامات كثيرة تُحتّم على الفرد أخذ مواعيد مسبقة من مدراء أعمالهم قبل بفترة لا تقل عن أسبوعين من إجراء أي مقابلة، أقدّم طلبي هذا وأرجو منكم القبول.

مع فائق الاحترام .

الطالب: رائد يوسف.

كلية: الصحافة والإعلام.

الرقم الجامعي: 2035499060.

** أنصحك قبل كتابة خطاب مقدم للجامعة بهدف حل مشكلة لها كثير من الاتجاهات، أن تعيد النظر مراراً وتكراراً بكل الأدلّة المتاحة، وقدرتك الحقيقية على إثبات ما تتبناه من أقوال.