قد تضطر أحيانًا للتغيب عن موعدٍ ما، أو عن العمل، أو عن المدرسة، أو الجامعة، أو أي أمر رسمي مهم آخر، نتيجة مرورك ببعض الظروف الشخصية، أو نتيجة تعرضك لحادثٍ ما، أو مرضٍ مفاجئ، وعندها يجب عليك كتابة خطاب اعتذار (رسالة اعتذار) عن غيابك بصورة صحيحة، وتقديمه إلى الشخص المعني بذلك، لتشرح له سبب غيابك، وتاريخ تغيبك، وغيرها من التفاصيل الأخرى.
كيفية كتابة خطاب اعتذار عن غياب
لكتابة خطاب اعتذار عن غياب يمكنك اتباع الخطوات الآتية:[١][٢][٣]
- ابدأ بتحية رسمية مناسبة، متبوعة باسم رئيسك في العمل، أو الشخص المعني الذي تريد إرسال خطاب الاعتذار عن الغياب إليه، مثل: السيد فلان المحترم، تحية طيبة وبعد، أو حضرة السيد فلان، أو عزيزي السيد/السيدة فلان، أو سيدي العزيز، أو أي تحية مناسبة أخرى.
- اكتب عبارة تدل على أسفك متبوعةً بتوضيح مناسب لسبب تغيبك عن العمل، أو الموعد، أو الأمر الذي تغيبت عنه، على سبيل المثال يمكنك البدء بعبارة (أنا آسف جدًا على الغياب) ثم تذكر الأمر الذي غبت عنه، وتوضح السبب الذي دعاك للغياب، مثل إصابتك بالمرض، أو حدوث أمر طارئ، أو أي ظرف شخصي آخر.
- أذكر أن غيابك نتيجة مرورك بهذا الظرف لن يمنعك من إنجاز العمل أو المهمة المطلوبة منك كما هو مطلوب قدر الإمكان، لأن هذا سيوضح لمسؤولك أنك لا تحاول التهرب من مهامك وإيجاد أعذار وهمية للغياب، وأنك نادم على غيباك دون إخباره مسبقًا.
- يمكن وضع تاريخ اليوم الذي غبت فيه على وجه الدقة، خاصةً إذا كان الشخص المعني مسؤولًا عن العديد من الأشخاص، ليكون الخطاب أوضح، ويكون مُستلمه مُلمًا بكافة التفاصيل.
- اكتب جملة ختامية مناسبة، مثل تفضلوا بقبول فائق الاحترام، أو أتمنى أن تقبل اعتذاري، مع كل الشكر والاحترام.
- اكتب اسمك في نهاية الخطاب، وإذا كنت موظفًا فعليك كتابة اسمك متبوعًا بمسامك الوظيفي.
احرص على أن يكون سبب غيابك صحيحًا، وأن تكون صادقًا في خطابك، واكتبه بطريقة واضحة ومختصره وبأسلوبٍ لبق، وعند تغيبك بسبب المرض، يمكنك إرفاق تقرير الطبيب المعالج مع خطاب الاعتذار عن التغيب.
نماذج خطاب اعتذار عن غياب
يمكن الاستعانة بالنماذج الآتية عند رغبتك بكتابة خطاب اعتذار عن غياب:[١]
خطاب اعتذار عن غياب؛ بسبب المرض
عزيزي السيد/السيدة فلان
أنا آسف جدًا على الغياب يوم الخميس الموافق (اليوم/ الشهر/ السنة)، لم أتمكن من الإبلاغ عن ذلك لأن حالتي الصحية كانت سيئة للغاية، ولكني بخير الآن، وأؤكد لكم أنني لن أتغيب مجددًا دون إخباركم، سأكون شاكرًا لقبول اعتذاري.
تفضلوا بقبول فائق الاحترام،
الاسم
المسمى الوظيفي
خطاب اعتذار عن التغيب عن العمل
الموضوع: اعتذار عن التغيب
سيدي العزيز،
أشعر بالأسف لتغيبي عن المكتب أمس؛ بسبب ظرف شخصي مفاجئ، إذ لم أستطع حتى الاتصال بك وإخبارك بحاجتي إلى أخذ إجازة في الوقت الملائم، أعلم أن لدي الكثير من العمل المعلق، ولكن يمكنني أن أؤكد لك أنني سأكمله في أقرب وقت ممكن، وأسلمه بالجودة المطلوبة، حتى لو اضطررت إلى البقاء لوقت متأخر في مقر الشركة.
أتمنى أن تقبل اعتذاري.
وتفضلوا بقبول فائق الاحترام
الاسم
المراجع
- ^ أ ب "Apology Letter for Being Absent Due to Sickness", semioffice, Retrieved 23/2/2023. Edited.
- ↑ "Apology Letter For Being Absent: 4 Types Templates", writolay, Retrieved 23/2/2023. Edited.
- ↑ "Apology Letter for Being Absent in School", docformats, Retrieved 23/2/2023. Edited.