كيف تكتب رسالة اعتذار؟

يعتقد بعض الأشخاص أنَّ كلمة "آسف" كافية للاعتذار عند ارتكاب الأخطاء بحق المحيطين بهم، سواء أكانت هذه الأخطاء مقصودة أو غير مقصودة، وكما أنَّ البعض يجدون صعوبة بالغة في الاعتذار، لاعتقادهم أن فعل ذلك ينتقص من كرامتهم، ويضعهم بموضع ضعف، إلا أنَّ الحقيقة على العكس تمامًا، فالشخص القوي هو مَنْ يدرك أنَّه ليس معصومًا عن الخطأ، ويسعى دومًا ليكون أفضل ويتعلم من أخطائه، فلا يحرم نفسه من الفوائد الرائعة للاعتذار، وقد نضطر أحيانًا إلى اللجوء إلى كتابة "رسالة للاعتذار"، سواء أكانت غير رسميّة، كالرسالة لصديق أو أحد أفراد الأُسرة، أو رسميّة، كالرسالة إلى مدير، أو زميل، أو عميل، ورسالة الاعتذار هي عبارة عن اعتراف بالخطأ، والإعراب عن الأسف، وطلب الصفح أو الصبر من متلقيها، وفي هذا المقال سنسلط الضوء على كيفية كتابة هذا النوع من الرسائل.^[١]

خطوات كتابة رسالة اعتذار

يقع البعض في الحيرة بشأن كيفية البدء بكتابة رسالة الاعتذار، وما يجب كتابته فيها، إلا إنَّ اتباع بعض الخطوات والإرشادات سيكون أمراً ذا فائدة، وفي الآتي بيان لها:

الاعتذار بصدق بقول "أنا آسف"

أول ما يجب افتتاح به الرسالة هو قول "أنا آسف"، قد يبدو هذا أمرًا صعبًا، إلا أنَّ بداية الرسالة هي المكان الأنسب لقول هذه العبارة، وتجدر الإشارة إلى ضرورة قول هذه الكلمات بالضبط، دون ذكر أي مبررات أو أعذار، فإن افتتاح الرسالة بعبارة مثل "أنا آسف، ولكن...." تعد بداية سيئة وغير موفقة، ومؤشرًا أنَّ المُخطِئ لا يتحملَ مسؤولية ما حدث، ففي كثير من الحالات، يكون الاعتذار الحقيقي الذي لا يحاول صاحبه أن يلقي اللوم على شخص آخر كافيًا لكسب مسامحة المتلقي.^[٢]

تحمُل المسؤولية

أنْ يتحملَ المخطِئ مسؤولية أفعاله لا تعني أنْ يقومَ باختلاق الأعذار، فالأمر على العكس تمامًا، إذ لا يجب أنْ يهتمَ بالأعذار، لأنَّ الشخص المُساء إليه لن يرغب في سماعها، وعليه فإنَّ تحمل المسؤولية يعني الاعتراف بالخطأ الذي تمَّ ارتكابه، وإظهار التعاطف مع المُساء إليه من خلال إظهار تفهُم سبب كون الأفعال أو الكلمات التي صدرت منه تعدّ مؤذيةً بالنسبة للطرف الآخر، هذا ويراعى أن يصف المخطئ ما حدث بالضبط، أي يصف ما الذي يتحمل مسؤوليته، من خلال التركيز على دوره والاعتراف بخطئه، دون ذكر أيّ شخص أو شيء آخر.^[٣][٢]

مشاركة خطة لإصلاح الموقف

بعد أن يُعبر المُخطِئ عن أسفه وتحمله لمسؤولية ما حصل، وتوضيح ما تحمل مسؤوليته بالضبط، يحتاج إلى أن يطمئن المتلقي من خلال إيجاد طريقة لتصويب الموقف، ومن الأفضل أنْ يشاركه الخطوات المحددة التي سيتخذها للقيام بذلك، مما يظهر للمتلقي بأنَّه مدين له بطريقة ما، وأنَّه فكر بجدية في كيفية تحسين الوضع، على سبيل المثال: (لقد أدركت أنَّ خطأي وضعك بموقف محرج أمام المدير، ولذلك قد قمت بالاتصال به وحددت معه موعدًا لعقد اجتماع حتى أتمكن من توضيح أنَّني المسؤول عمَّا حصل).^[٤]

التعبير عن الامتنان

يُمكن أن يُظهر المخطئ تقديره للمتلقي، ويظهر له استياءه مما حصل عن طريق التعبير عن الشكر والامتنان للأشياء الجيدة التي فعلها من أجله في الماضي -إلا أنَّ ذلك ليس أمرًا ضروريًا-، فعلى سبيل المثال: (ما فعلته لك كان شيئًا فظيعًا بالنسبة لي، خاصة بعد احتوائك لي ضمن عائلتك بحب وود، فأنت قدّمت لي الدعم الذي لم أتصور أن أتلقاه من أحد أبدًا، ولذا كانت أذيتي لك بهذه الطريقة إهانة لكل الأمور التي فعلتها من أجلي، وأنا مستاء جدًا لذلك).^[٥]

طلب العفو

آخر ما يجب أن تـختم به الرسالة هو الاعتراف بالخطأ بشكل صريح من خلال طلب العفو والتسامح بشكل مباشر، وبذلك يظهر المخطئ أنَّه يدرك أنَّ الأمر لم يتم حله بعد، وأنَّه بحاجة لمسامحة الطرف الآخر، لكي يحافظا على علاقتهما، وكما يدعوه للمساهمة في حل المشكلة وإيجاد الحل الأمثل لها، على سبيل المثال: (إنِّي أطلب منك بكل تواضع أن تسامحني على ما بدر مني، فأنا أعلم أنَّ خطئي أزعجك، لكن أتمنى أن نتمكنَ من حل هذا الأمر، ونواصل العمل معًا بشكل جيد).^[٤]

تسليم الرسالة

يختارالمخطئ الطريقة الأمثل التي سيُسلم بها الرسالة اعتمادًا على الموقف وعلاقته بالمتلقي، فإذا كان الخطأ غير مقصود، وكان المخطئ والمتلقي متساويين في المكانة في مكان العمل، فالبريد الإلكتروني البسيط يفي بالغرض، أمَّا إذا كان الخطأ ناتجًا عن سوء تقدير مما أثر على المشرف أو المدير أو الفريق بأكمله، فمن الأفضل طباعة الرسالة وتسليمها إلى مكتب المدير شخصيًا، وبغض النظر عن طريقة التسليم والموقف ككل، فإنَّ الإخلاص والتواضع والصدق هي أهم الأمور التي يجب التركيز عليها.^[١]

نموذج رسالة اعتذار

في الآتي نموذج لكيفية كتابة رسالة اعتذار:^[٢]

عزيزي علي،

أنا آسف جدًا لعدم وصولي في الموعد المحدد لاصطحابك من المطار حسب الاتفاق الذي دار بيننا، إنَّه خطئي، وليس هناك أي مبرر لجعلك تنتظر كل ذلك الوقت، لن أستطيع أنْ أتخيلَ مدى قلقك وتعبك بعد رحلة سفر طويلة.

لن يحدث هذا مرة أُخرى أبدًا، لأنِّي بالتأكيد لم أقصد ذلك، وفي المرات القادمة سأقوم باستخدام جميع وسائل التذكير التي من شأنها أن تعلمني برحلة الطيران الخاصة بك مُسبقًا، وفي حال لم تتحْ لي الظروف فرصة اصطحابك من المطار، سأُخبرك بذلك مُسبقًا، لكي لا أضعك بهذا الموقف مجددًا.

كان من المفترض أن أكون هناك في الوقت المحدد ولم أكن، وكان يجب أن أخبرك بأني سأتأخر ولم أفعل، لذلك فأنا أعتذر، وأطلب بكل تواضع أن تسامحني، وآمل أن نبقى أصدقاء دومًا.

مع خالص الاحترام والتقدير،

زيد