نصائح لكتابة رسالة اعتذار عن قبول مرشح
يضطر موظفو الموارد البشرية في غالب الأحيان إلى كتابة عدد كبير من رسائل الاعتذار عن قبول المرشحين بعد مرحلة المقابلة أو الامتحان أو حتى تقديم السيرة الذاتية، ولذلك يجب عليهم أن يكونوا على دراية بأهم الممارسات الصحيحة والاحترافية عند كتابة مثل هذه الرسائل، والتي يمكن تلخيصها بالآتي:[١][٢][٣]
كن سريعًا في الرد
إن أول شيء يجب عليك الانتباه له، أن تكون سريعًا في إرسال رسالة الاعتذار للمرشح المرفوض، وذلك في غضون أسبوع من تاريخ المقابلة أو تاريخ إغلاق المنصب للتقديم إذا لم يصل المرشح لمرحلة المقابلة.
وجه البريد الإلكتروني للمرشح بشكل شخصي
حاول تخصيص رسالة الاعتذار التي سترسلها للمرشح المرفوض بذكر الاسم الرسمي للمرشح والمسمى الوظيفي في عنوان البريد الإلكتروني، ثم اذكر الدور الذي تقدموا إليه واشكرهم على رغبتهم في العمل لدى الشركة، حيث يُظهر هذا الأسلوب تقديرك لجهود المرشح أثناء عملية التوظيف، وغالبًا ما تقلل هذه الرسائل أي مشاعر سلبية أو نوايا قد تكون لدى المرشحين تجاه الشركة بسبب الرفض.
بالإضافة إلى ذلك ، تساعدك رسالة الرفض الشخصية على التعرف على نقاط القوة والضعف لدى المرشحين الفرديين، ويمكنك إنشاء نقطة مرجعية مفيدة لدعوات المقابلة المستقبلية.
كن موجزًا
حاول أن يكون محتوى بريدك الإلكتروني موجزًا ومختصرًا قدر الإمكان، بحيث لا يتعدى البضعة أسطر، وذلك لأن الرفض بحد ذاته صعب على أي شخص، ولا ينبغي للمرشح المرفوض قراءة بريد إلكتروني طويل لمعرفة أنه قد تم رفضه.
قدّم الملاحظات
يجب أن يوفر البريد الإلكتروني المخصص لرفض المرشح مساحة للنصائح والتعليقات حول كيفية أدائه أثناء عملية التوظيف، وخاصة في مرحلة المقابلة، ولذلك دائمًا ما يُنصح بكتابة هذه الرسالة من قبل الشخص الذي قابل المرشح وتفاعل معه، لأنه الشخص الأدرى بنقاط ضعفه وأسباب رفضه، كما يمكنه ذكر بعض النقاط التي يمكن تحسينها في أدائه، وهذا من شأنه تخفيف وطأة الرفض على المرشح، حيث يمكن أن يساعد ذكر هذه النقاط في الرسالة المرشح على الاستعداد للوظائف المستقبلية بشكل أفضل.
في بعض الأحيان، يتقدم المرشحون لمناصب لا تناسبهم، وقد تساعدهم التعليقات والملاحظات التفصيلية في العثور على المسار الوظيفي المناسب لمهاراتهم وشخصيتهم.
دعوة المرشح للتقديم لوظائف مستقبلية
لا يجب أن يكون الرفض الحالي رفضًا دائمًا، فمن الممارسات الجيدة في رسالة الاعتذار إخبار المرشح بأنه يمكنه التقدم للوظائف التي ستتيحها الشركة في المستقبل، أو توجيهه للتقديم لوظيفة حالية شاغرة في الشركة تناسب ميوله ومؤهلاته، كما يمكنك أيضًا ترك مساحة للمرشحين لطرح المزيد من الأسئلة بعد تلقيهم رسالة الاعتذار، وذلك بإرفاق معلومات مدير التوظيف في نهاية البريد الإلكتروني، حتى يتمكن المرشح من التواصل معه للحصول على مزيد من المعلومات حول أسباب رفضه.
نموذج لرسالة اعتذار عن قبول مرشح
فيما يلي نموذج لرسالة اعتذار عن قبول مرشح:
الموضوع: اسم المسمى الوظيفي مع اسم الشركة
مرحبًا المرشح،
آمل أن تكون بخير.
شكرًا لك على طلبك لشغل منصب المنصب وعلى الوقت الذي قضيته في إجراء و/أو المقابلات، نقدر حقًا اهتمامك بالانضمام إلى الشركة ونشعر بالامتنان لوقتك وجهدك.
لقد نظر فريق المواهب بعناية في طلبك والنتائج التي حققتها في / المقابلة، ويأسف على إبلاغك بأننا لن نتابع طلبك، إذ قررنا المضيء قدمًا في عملية التوظيف مع مرشح آخر يتمتع بخبرة أكبر في / المؤهلات.
ومع ذلك، أعتقد أن مهاراتك وخبراتك ستضيف قيمة كبيرة لشركتنا في وظائف مستقبلية أخرى، لذلك أود الاحتفاظ بمعلوماتك، للاتصال بك في حالة ظهور منصب آخر يتوافق مع كفاءاتك، كما يمكنك أنت أيضًا الاطلاع على بعض المناصب المناصب الشاغرة حاليًا الشاغرة في الشركة والتقدم إليها أيضًا عبر زيارة هذا الرابط [URL].
أتمنى لك كل النجاح في حياتك المهنية.
أطيب التحيات،
اسمك،
لقبك
أو
الشركة فريق المواهب
أما إذا كانت مهارات المرشح سيئة، أو كانت خلفية المرشح الثقافية لا تتناسب مع الشركة، فاجعل البريد الإلكتروني قصيرًا، باختصار الفقرة الثالثة (فقرة نُصحه للتقدم لوظائف مستقبلية أخرى)، واستبدالها بالآتي:
مرة أخرى، نقدر حقًا وقتك وجهودك، ونتمنى لك كل التوفيق في حياتك المهنية.
أطيب التحيات،
اسمك،
لقبك
أو
الشركة فريق المواهب
المراجع
- ↑ "How to Write Job Rejection Emails (With Template & Samples)", indeed, Retrieved 11/4/2023. Edited.
- ↑ "Rejection letter or email to candidates - Letter Sample", talentlyft, Retrieved 11/4/2023. Edited.
- ↑ "How to Write an Apology Email", liveagent, Retrieved 11/4/2023. Edited.