كيف تكتب رسالة الى وزير؟

يُعتبر فن كتابة الرسائل على أنواعها من الفنون الضاربة في التاريخ العربي، وإن سأل سائل عن ذلك فليعد للوراء إلى رسائل الوصايا التي كان يرسل بها الخلفاء للأمراء في شتّى الأمصار، وإلى الرسائل التي كان يتبادلها الأدباء فيما بينهم، والرسالة نصٌّ أدبيّ نثري تُنقل فيه المعلومات، أو المشاعر من شخص يسمّى (المرسل) إلى شخص آخر يسمّى (المرسَل إليه) أو المستلم، والرسائل أنواع فهي تصنّف حسب موضوعها، والغاية منها، وطبيعة الشخص المرسلة إليه، فهناك الرسائل الشخصيّة أو الأهليّة، وهي الرسائل التي تُرسل من شخص إلى عائلته أو أصدقائه لتحمل أخباره، ومشاعره إليهم وما إلى ذلك من أمور شخصية، ونوع آخر هو الرسائل الأدبية، كتلك التي كانت متداولة بين الأدباء، أمّا الرسائل الرسميّة والتي نحن في صدد كتابة واحدة منها اليوم، فهي رسائل توجّه من الأفراد للمؤسسات أو لأحد العاملين فيها، أو العكس لغاية ما تسمّى (موضوع الرسالة)، وكتابة رسالة لوزير تندرج تحت هذا النوع من الرسائل.

عناصر الرسالة الرسمية

للرسائل الرسميّة عناصر لا بدّ من توافرها فيها، وهي ما يأتي:

• معلومات المرسِل: يجب أن تحتوي الرسالة الرسمية على معلومات المرسل، حيث يضيف المرسل اسمه الكامل ورقم هاتفه، وصندوق بريده إن توفّر؛ ليكون التواصل معه سهلاً في حالة الحصول على رد.
• التاريخ: يجب إضافة تاريخ إرسال الرسالة، وعادة ما يُضاف في أعلى الرسالة إلى اليسار، أو في أسفلها
• الموضوع: عليك ذكر الموضوع الذي كُتبت لأجله الرسالة في بدايتها بإيجاز ووضوح، قبل الإسهاب فيه في متن الرسالة.
• التحية: يبدأ المُرسل بتحية رسمية للوزير قبل البدء في سرد حيثيات الموضوع.
• المقدمة: هي نص موجز يذكر فيه المرسل معلومات عن نفسه، والغاية من هذه الرسالة.
• المضمون أو النص: في هذا الجزء من الرسالة يشرح المرسل حيثيات شكواه، أو طلبه، أو أيّاً كان ما يريده.
• الخاتمة: يلخّص المرسل طلبه، ويذكر توصياته بطريقة لائقة إن وُجدت في هذا الجزء.

مقوِّمات نجاح رسالتك

للرسائل الرسميّة قواعد عامة يجب التقييد بها حتى تؤدّي غرضها، وفيما يلي ما يضمن لك ذلك:^[١]

• اللغة: راعِ أن تكون لغتك فصيحة، ورسمية، وذلك بأن تكون خالية من المشاعر، والمحسّنات البديعية، والأخطاء النحوية، والإملائيّة، والطباعية، وما إلى ذلك من أمور.
• التحدّث بضمائر الجماعة: عليك التحدّث بصيغ الجمع عند كتابة رسالتك إلى الوزير من باب الاحترام، فتقول:" لما عرفته عنكم" وليس عنك، أو "وأرجو منكم" وليس منك.
• الدقّة والوضوح: عليك تحرّي الدقة في طلبك، فليكن طلبك واضحاً، ومحدّداًً، ولا مجال لفهمه بأكثر من طريقة.
• الإيجاز: تقيَّد بأفكار محدّدة وركز عليها، ولا تتطرّق لأفكار فرعية لا داعي لها.
• تنسيق الرسالة: احرص على أن يكون الشكل العام للرسالة منسّقاًً، ومقسّماً بطريقة مريحة للعين والفكر.

قالب الرسالة

إنّ شكل الرسالة المنسّق يعطي انطباعاً مريحاً للقارئ، ويدفعه للاستمرار في قراءتها وأخذ ما فيها بعين الاعتبار، وهنا ستجد القالب المناسب لرسالة موجّهة إلى وزير

• ابدأ بالبسملة وقم بكتابتها في وسط الصفحة.
• أدرج اسمك الكامل وعنوانك، ورقم هاتفك في مطلع الرسالة لتسهيل التواصل معك، وفي حالة الكتابة لوزير فإنّه يستحسن أن تُدرج هذه المعلومات في نهاية الرسالة من باب الاحترام.
• اذكر موضوع الرسالة بخط كبير في منتصف الصفحة مثل "رسالة طلب توظيف" أو " رسالة طلب علاج" أو غيرها.
• ابدأ بالتحيّة بعد ذكر اسم الوزير وصفته، فإن لم تكن تعلم اسمه فصفته وكفى، فنقول: سعادة وزير التربية والتعليم السيد (فلان) المحترم، ولتكن تحيّة رسمية تليق بمنصب الوزير مثل: السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، أو تحيّة طيّبة وبعد.
• عرّف بنفسك (اسمك الكامل، ووظيفتك، أو وضعك الدراسي..إلخ)، واذكر ملخّصاًً لغايتك من الرسالة، مثلاً: اسمي "محمد عبد الفتاح الشيخ"، وأنا محاسب منذ عشر سنين في شركة حكومية أتقاضى دخلاً محدوداً وأعيل خمسة أبناء، وأكتب لك الآن للنظر في وضع ابنتي الصحيّ الحرج وإيجاد حلّا سريعاً له.
• ادخل في مضمون الرسالة واذكر تفاصيل طلبك، ففي المثال السابق مثلاً ابدأ بسرد ما تعانيه الفتاة من مرض، وما أشارت إليه التقارير الطبيّة من احتمالات تطوّر لحالتها الصحيّة.
• لخّص ما تريده من الوزير، واذكر توصياتك إن وُجدت في هذا الجزء من الرسالة، فنقول: وبناء على ما أعرفه عنكم من طيبة قلب وحبٍّ لمصلحة المواطن ألتمس منكم مساعدتي في نفقات سفر ابنتي وعلاجها في الخارج، شاكراً لك وقتكم واهتمامكم، متمنياً (توصية) منكم التفاعل مع مشكلتي هذه بأسرع وقت ممكن.

نموذج رسالة إلى وزير

بسم الله الرحمن الرحيم

الموضوع: طلب علاج

معالي وزير الصحة في المملكة الأردنيّة الهاشميّة السيد( ) المحترم.

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، وبعد..

أنا "محمد عبد الفتاح الشيخ" محاسب منذ عشر سنين في شركة ( ) الحكومية أتقاضى دخلاً محدوداً وأعيل به خمسة أبناء، وأكتب لكم الآن للنظر في وضع ابنتي الصحيّ الحرج لإيجاد حلّ سريع له، فمنذ شهرين تعرضت ابنتي " رزان محمد عبد الفتاح الشيخ" البالغة من العمر سبعة أعوام لحادث دهس عانت على إثره من كسور في القفص الصدري، وأخرى في الحوض وعظام الجمجمة، وارتجاج في الدماغ حسب ما تشير إليه التقارير الطبيّة بالتفصيل، وهو ما أقعدها عن مدرستها والتفاعل مع أقرانها منذ ذلك الوقت، وقد دخلت رزان في غيبوبة منذ حوالي الأسبوعين، وأنا أرجو من عطوفتكم أخذ رسالتي بعين الاعتبار، والتكفّل بتكاليف علاج فلذة كبدي رزان نظراً لعدم قدرتي على تحمّلها، شاكراً لكم وقتكم واهتمامكم، وآملاً منكم الردّ السريع على رسالتي هذه ؛نظراً لأنّ الحالة لا تحتمل التأجيل كما أشار الأطبّاء.

كل الشكر والاحترام

الاسم:

العنوان:

رقم الهاتف:

التاريخ: