كيف تكتب مذكرة تفاهم؟

مذكّرة التفاهم

تُعدّ مذكرة التفاهم وثيقة تتضمّن اتفاقاً بين طرفين أو أكثر، وهي بمثابة إطار تفاهم للبدء بعمل مشترك بين هذه الأطراف، حيث يكون هذا الإطار مبدئيّاً وقابلاً للتعديل فيما بعد، ومذكرة التفاهم وثيقة تفتقد للالتزام الرسمي الذي تتمتّع به الوثائق القانونية الأخرى، كالعقود وغيرها، فهي بمثابة اتفاق شرف لا غير.^[١]

كيفية كتابة مذكرة التفاهم

لكتابة مذكرة تفاهم شاملة يجب عليك معرفة عناصرها كاملة، وهي ما يأتي:^[٢]

• الترويسة: وفيها يُكتب أطراف المذكّرة دون تفصيل، فنقول: (مذكرة تفاهم بين............. وبين........).
• أطراف المذكرة: حيث يجب ذكر أطراف المذكّرة بصفاتهم الرسمية بالتفصيل، سواء أكانوا أفراداً أم شركات، بشكل واضح وصريح، فيما يأخذ كل طرف مسمّاه فنقول مثلاً: حيث إنّ جمعية السنبلة هي جمعية خيرية ومنظمة دولية تم تأسيسها وتسجيلها حسب الأصول، ولها مكتب في......، وعنوانها....... على اعتبارها الطرف الأول، وجمعية الأمان، وهي جمعية خيرية ومنظمة دولية تم تأسيسها وتسجيلها حسب الأصول، ولها مكتب في......، وعنوانها...... على اعتبارها الطرف الثاني... إلخ.
• الغرض من المذكّرة: تُعتبر هذه الجزئية تمهيداً يحدّّد الأطراف فيه الغرض من المذكرة، وأوجه التعاون المخطّط له، حيث نقول مثلاً: إنّ مذكرة التفاهم هذه تحدد إطار التعاون بين........ وبين........ وتشكّل إطاراً للتعاون بينهما على أساس غير حصري في المجالات ذات الاهتمام المشترك فيما يتعلّق بالمساعدة والإغاثة في دولة.....
• المدة والانتهاء: تُحدّد في هذه الجزئية مدة صلاحية المذكرة، حيث تُعتبر سارية منذ التوقيع عليها وحتى تاريخ معيّن يتفق عليه الأطراف، كما يمكن تمديدها بموافقتهما بعد ذلك.
• التزامات الأطراف: تُذكر في هذا الجزء من المذكّرة التزامات الأطراف وما يترتّب على كل طرف من واجبات تجاه الطرف الآخر، وتذكر هذه الالتزامات ببنود فنقول: التزامات الطرف الأول ونذكرها بنقاط، ثمّ التزامات الطرف الثاني ونذكرها بنقاط، وهكذا.
• التواقيع: لا تُعتبر مذكرة التفاهم وثيقة سارية إلّا بوجود تواقيع الأطراف المعنيّة.

المبادئ العامة لمذكرة التفاهم

هناك عدّة مبادئ تحكم مذكرة التفاهم وهي:

• التزام جميع الموظفين بالمعايير الأخلاقية الموجودة بمدونة السلوك الخاصة بكل طرف.
• الامتثال للقوانين المعمول فيها ضمن مذكرة التفاهم.
• لا تتم التعديلات على المذكرة إلّا بموافقة الطرفين.
• وجوب الالتزام بمدّة سريان المذكرة، كما يمكن تمديدها برضا الطرفين.

نموذج على مذكرة تفاهم

مذكرة تفاهم

بين

شركة ---------------

و

وزارة ----------------

من أجل تحقيق تعاون مثمر بين وزارة ---- وشركة ----- في مجالات تطوير الخدمات الإلكترونية، فقد اتفق الجانبان. بتاريخ   /     /1430هـ، الموافق        /    /2008م، بين كل من:

وزارة ----- وعنوانها، ويمثلها / ..........................، ويشار إليها فيما بعد بـ"الطرف الأول"، وعنوانها -------------وشركة -----، ومقرها مدينة ----، ص.ب. ---- ، الرياض ----،

هاتف:------ ، فاكس: ----- ، ويمثلها رئيس الشركة السيد/ -----------، ويشار لها فيما بعد بـ"الطرف الثاني" .

تمهيد:

حيث إنّ وزارة -----تعمل على تطوير خدمات إلكترونية وترغب في تقديمها لقطاع الشركات، وحيث إنّ شركة --------- شركة متخصصة في تقديم خدمات الأعمال الإلكترونية، فقد التقت رغبة الطرفين في التعاون المشترك من أجل تقديم خدمات وزارة -----إلكترونياً، وحيث يرغب الطرفان في تحديد إطار التفاهم حول هذا الموضوع، فقد تم الاتفاق بين الطرفين على ما يلي:

المادة الأولى: يعتبر التمهيد السابق جزءاً لا يتجزأ من هذه المذكرة.

المادة الثانية: مجالات التعاون

 اتفق الطرفان على التعاون فيما بينهما على تقديم الخدمات الإلكترونية والمتوفرة ببوابة وزارة ----- استناداً على مبدأ المشاركة في الأجور، والتكاليف المحصلة من المستفيدين الراغبين في الخدمات على أن يتم الاتفاق بين الطرفين على قيمة هذه الأجور والتكاليف، ونسبة المشاركة بين الطرفين فيها.

المادة الثالثة: التزامات الطرف الأول

1. تطوير وتقديم الدعم الفني، وتشغيل الخدمات الإلكترونية.
2. إتاحة تقديم الخدمات الإلكترونية المتوفرة بشكل تجاري عن طريق الطرف الثاني.
3. عدم تقديم الخدمات الإلكترونية مجاناً للشركات والمؤسسات خلال مدة هذه المذكرة.
4. عدم تقديم الخدمات الإلكترونية للشركات والمؤسسات من خلال طرف ثالث.

المادة الرابعة: التزامات الطرف الثاني

1. توفير خدمة التسجيل والتحقّق من هوية الشركات والمؤسسات التجارية الراغبة في الاستفادة من خدمات الطرف الأول الإلكترونية بنفس المستوى المقدّم لعملاء الطرف الثاني في الخدمات الأخرى (مثل خدمة مقيم للشركات).
2. إتاحة جميع خدمات الطرف الأول لجميع عملاء الطرف الثاني من الشركات والمؤسسات.
3. تسويق وتقديم خدمات وزارة -----الإلكترونية بشكل تجاري بناء على مبدأ المشاركة في الأجور والتكاليف المحصلة من المستفيدين الراغبين في الخدمات.
4. العمل على تطوير خدمات مضافة وتقديم هذه الخدمات تجارياً للمستفيدين من الأفراد والقطاعات بأجور يتم الاتفاق عليها مع الطرف الأول، على أن تؤول ملكيتها للطرف الأول بعد انتهاء مدة هذه المذكرة.

المادة الخامسة: مدة المذكرة

يبدأ العمل بهذه المذكرة من تاريخ توقيعها، ولمدة ثلاث سنوات هجرية، وتجدّد تلقائياً ما لم يخطر أحد الطرفين الآخر بعدم الرغبة في التجديد، وذلك قبل نهايتها بستة أشهر على الأقل من تاريخ انتهائها.

 والله ولي التوفيق،

ممثّل الطرف الأول:                                      ممثّل الطرف الثاني:

الأستاذ/                                                 الأستاذ/

التوقيع: ________________                    التوقيع: ________________

الختم:                                                   الختم: