كيف أكتب محضر اجتماع؟

تُعد الاجتماعات جزءًا لا يتجزأ من الحياة المهنية، ومن متطلبات كل اجتماع أنْ يقوم أحدُ الأشخاص بتدوين محضره، وغالبًا ما تكون هذه المهمة من المسؤوليات الدائمة لموظف ما، كسكرتير مجلس الإدارة مثلًا، إلا أنَّه في بعض الأحيان يتم تكليف موظف ما في المنظمة بكتابة محضر الاجتماع، وقد تبدو هذه المهمة صعبة لمن لمْ يقمْ بها من قبل، ولذلك سنوضح في هذا المقال المقصود بمحضر الاجتماع وخطوات كتابته.

تعريف محضر الاجتماع

محضر الاجتماع هو السجل الذي يتم فيه كتابة كلّ ما يحدث في الاجتماع، ويُستخدم لإبلاغ الأشخاص الذين لم يحضروا الاجتماع بما حدث، وبذلك يتم التأكد بأن جميع أفراد المؤسسة الحاضرون والغائبون على دراية بما تم تحديده والاتفاق عليه، والمهمات التي تمَّ تحديدها لكل شخص منهم، وموعد إنجازها، ويعدّ محضر الاجتماع وسيلة لتتبّع إنجاز المشاريع، ويُستخدم كنقطة انطلاق للاجتماعات التالية، فقبل كل اجتماع جديد يتم الرجوع لمحضر الاجتماع السابق للاطلاع على ما دار فيه والخروج بقرارات جديدة، وبذلك يكون وسيلة لتوفير الوقت أيضًا.^[١]

خطوات كتابة محضر الاجتماع

لكتابة محضر الاجتماع بشكل جيد قُمْ باتباع الخطوات التالية:

• كتابة تاريخ ووقت عقد الاجتماع: أول ما يجب عليك كتابته في محضر الاجتماع هو تاريخ ووقت عقده، والهدف من ذلك هو أنْ يُعرف متى موعد عقد كل اجتماع، بحيث يكون من السهل الرجوع إليه وتتبع إنجاز ما ورد فيه، إذ بدون تاريخ لن يُعرف متى اتخذت القرارات الواردة فيه.^[٢]
• كتابة أسماء الحضور: بحيث تقوم بكتابة قائمة بأسماء المشاركين بالاجتماع، وأسماء الذين لم يتمكّنوا من الحضور، ففي حال كنت تعرف جميع مَنْ سيحضرون الاجتماع، يُمكنك كتابة اسم كل شخص منهم بمجرد وصوله، أو تجهيز قائمة بأسمائهم بحيث يقوم كل شخص بتأكيد حضوره بالتوقيع بجانب اسمه، وفي حال لم تكن تعرف الحضور، فيمكن أن يقوم كل شخص بالتعريف عن نفسه في بداية الاجتماع.^[١]
• كتابة الغرض من الاجتماع: من المهم جدًا أن تقوم بكتابة السبب وراء عقد هذا الاجتماع، مع الحرص على كتابته بشكل واضح ومُفصل، وسيكون ذلك مفيدًا لأي شخص لم يتمكن من حضور هذا الاجتماع، أو لأي شخص سيستخدم محضر الاجتماع لتغذية القرارات، أي إرجاع القرارات إلى مصدرها بهدف تقييمها أو تعديلها.^[٢]
• الاطلاع على جدول أعمال الاجتماع: بما أنَّ لكل اجتماع أسباب وراء عقده، فلا بدَّ من أنْ يكونَ لكل اجتماع جدول أعمال خاص به، يتضمن القضايا التي يجب مُعالجتها واتخاذ قرارات بشأنها وغالبًا ما تكون مكتوبة على نسخ ورقية أو إلكترونية بحيث يحصل كل شخص من المشاركين على نسخته في بداية الاجتماع، لذلك قم بالاتفاق مع منظم الاجتماع لصياغة جدول الأعمال ولتحديد وقتٍ محددٍ لكل بند من بنوده، وغالبًا ما يكون الاطلاع على محضر الاجتماع السابق هو البند الأول في جدول الأعمال، بحيث يتم متابعة ما تمَّ إنجازه مما اتُفق عليه في الاجتماع السابق.^[٣]
• توثيق خطوات العمل: من غير الممكن أنْ يتمكن كاتب المحضر من كتابة كل ما يقال في الاجتماع كلمة بكلمة، فقد يُجادل شخص ما لمدة خمس دقائق أنّّ سياسة ما مقترحة ليس صحيحة، فيكفي توثيق عدم موافقته وتحديد السبب بإيجاز، واجعل تركيزك على توثيق الخطوات العملية القادمة التي تم تحديدها والتي يجب اتباعها لتنفيذ القرارات والتوصيات والحلول، وهذا هو نتاج أي اجتماع مثمر وفعّال، ولذلك قم بكتابة الجهة المكلفة من المشاركين بالاجتماع بجانب كل مهمة يجب تنفيذها، والوقت المحدد لذلك، بحيث يقوم كل شخص بإنجاز المهمة الموكولة إليه للوصول بالنهاية إلى هدف المنظمة ككل.^[٢]
• كتابة الآلية المُتبعة في اتخاذ القرارات: من الأهداف الأساسية لكتابة محضر الاجتماع هو توثيق أي عملية تصويت تقوم بها المنظمة للتوصل إلى قرار بشأن أمرٍ ما، لذلك يجب توثيق ما تم التصويت عليه حرفيًا، وكتابة كل من عدد الأصوات الموافقة والرافضة والقرار النهائي الذي تم التوصل إليه.^[٣]
• إرفاق المستندات المطلوب تضمينها مع التقرير: آخر شيء يجب تضمينه هو المستندات التكميلية التي يجب عليك أنْ ترسلها مع محضر الاجتماع في تقرير الاجتماع، وهي عبارة عن أي مُستند تم استخدامه أو الإشارة إليه في الاجتماع والذي قد يكون من المفيد تضمينه لأعضاء الفريق، كسجل مشكلات، أو مؤشرات أداء رئيسية، أو تحديثات في مشروع.^[٢]
• كتابة النسخة النهائية للمحضر: بمجرد الانتهاء من الاجتماع ابدأ بكتابة النسخة النهائية للمحضر، لكي تضمن أنَّ كل ما حدث في الاجتماع ما زال حاضرًا في ذهنك، وتأكد من تسجيل جميع ما سبق ذكره وجميع الأحكام والاقتراحات بشكل واضح وموجز، ليتم بعد ذلك مشاركته مع جميع أعضاء المجموعة والاحتفاظ بنسخة في الأرشيف.^[٤]