خطاب الشكوى عبارة عن رسالة مكتوبة للسلطات المعنية في حال لم يكن المشتكي راضياً عن خدمة أو منتج معيم، ممّا يستدعي من الإدارة المختصة اتخاذ الإجراءات المناسبة، فمثلاً إذا كان أهالي منطقة معينة يشتكون من نقص المياه يقومون بكتابة هذا الخطاب للجهة المعنية لحل المشكلة في أقرب وقت، مع مراعاة أن تكون صيغة خطاب الشكوى رسمية بحتة،[١] وفي حال أردت معرفة كيفية كتابة رسالة شكوى تفضل بإكمال المقال.
كيفية كتابة مذكرة الشكوى
هناك عدد من الخطوات التي يجب اتباعها عند كتابة مذكرة الشكوى، وفي الآتي بيانها:[٢][٣][٤]
بداية مذكرة الشكوى
- كتابة عنوان المرسل، وعنوان المرسل إليه أعلى يمين المذكرة.
- كتابة تاريخ كتابة المذكرة.
- بدء الخطاب بالتحية المناسبة.
- تقديم الكاتب لنفسه، وتضمين الاسم ومعلومات الاتصال الخاصة بكاتب مذكرة الشكوى.
كتابة نص مذكرة الشكوى
- في الفقرة الأولى: كتابة الغرض أو السبب من كتابة المذكرة.
- في الفقرة الثانية: تقديم وصفٍ مختصر للشكوى والأسباب التي أدت لحدوث المشكلة.
- في الفقرة الثالثة: يطرح الكاتب الحل الأنسب للمشكلة.
إنهاء مذكرة الشكوى
- اختتام المذكرة بشكر الجهة المعنية لمنحه هذه الفرصة .
نصائح تؤخذ بعين الاعتبار عند كتابة مذكرة الشكوى
في الآتي بيان لبعض النصائح التي ستفيدك في كتابة مذكرة الشكوى:[٣][٤]
- الوضوح والاختصار.
- ذكر ما يريد المشتكي القيام به بالضبط.
- الابتعاد عن أسلوب الخطاب الغاضب أو الساخر أو التهديد فقد يكون الشخص الذي تتواصل معه غير مسؤول عن المشكلة، وعليه فيراعى كتابة المذكرة بأسلوب مهذب لترك انطباع جيد عند الجهة المعنية، كما يتيح ذلك فرصة أكبر للحصول على الحل الأمثل.
- تضمين نسخ من المستندات ذات الصلة، فإذا كان كاتب خطاب الشكوى يمتلك بعض الوثائق التي ستساعده أو التي ستعزز موقفه سيكون من الجيد إرفاقها مع مذكرة الشكوى.
- من الأفضل أن تخلو مذكرة الشكوى من الأخطاء النحوية والإملائية ولتكون مذكرة الشكوى نموذجية لا بأس بأن يتحقق كاتب المذكرة من الأخطاء بنفسه بقراءتها أكثر من مرة أو بالاستعانة بأحد من أصدقائه من يمتلكون معرفة بقواعد اللغة والكتابة.
- لا بأس بأن يحدد كاتب الشكوى وقتًا معينًا للرد على مذكرته.
هيكل مذكرة الشكوى
| -عنوان المشتكي. -التاريخ. -عنوان المستلم. -الموضوع (سبب الشكوى) -كتابة التحية -نص الرسالة: *مقدمة. *السبب الرئيسي لكتابة المذكرة. *الحل المقترح. -إغلاق الرسالة بشكر الجهة المعنية. -التوقيع. |
نموذج مذكرة شكوى
| -شارع ال63 / محافظة العاصمة. -التاريخ: 3/7/2021. -بلدية محافظة العاصمة -الموضوع: مذكرة شكوى بخصوص موقف السيارات في المنطقة. السيد المحترم (....) تحية طيبة وبعد... اسمي …… ، وأكتب هذه المذكرة لتقديم شكوى إليكم بشأن موقف السيارات الذي توفره جمعيتكم في منطقتنا (....) فقد تم تخصيص موقف للسيارات في الحي، لكن البعض لا يركنون مركباتهم في المواقف المخصصة، مما يؤدي لحدوث صعوبات لأشخاص آخرين في إيقاف مركباتهم، وفي بعض الأحيان لا يحصل الكثير من أفراد الحي على مكان لركن مركبته بسبب ذلك، هذا وقد وقعت خلافات بين أفراد الحي لنفس السبب. لذا أتوجه إليكم شاكراً بالطلب من أهالي المنطقة الامتثال للقواعد حسب تعليمات الجمعية، وأن يكون هناك إجراء صارم يُتخذ لمخالفي القواعد. أتمنى منكم اتخاذ الإجراءات المناسبة للوضع الحالي في أسرع وقت. وتفضلوا بقبول فائق الاحترام. التوقيع (....) |
المراجع
- ↑ Prasanna (17/2/2021), "Complaint Letter Format | Samples, How to Write a Complaint Letter?", aplustopper, Retrieved 10/11/2021. Edited.
- ↑ Colleen Tressler (4/8/2015), "How to write an effective complaint letter", consumer, Retrieved 10/11/2021. Edited.
- ^ أ ب Prasanna (17/2/2021), "Complaint Letter Format | Samples, How to Write a Complaint Letter?", aplustopper, Retrieved 10/11/2021. Edited.
- ^ أ ب editorial team (12/1/2021), "Write a complaint letter", accc, Retrieved 10/11/2021. Edited.