في بعض الأحيان قد يتم تكليفك بأداء عمل معين من قبل مديرك في العمل، لكنك تعجز عن القيام به، لظروف خاصة لديك، أو تعجز عن إنجازه في الوقت الصحيح أو بالجودة المطلوبة لعدم امتلاكك لمهارات الكافية مثلًا، وعندها تضطر إلى الاعتذار عن تكليفك بهذا العمل، ولكن يجب أن تفعل ذلك بطريقة رسمية ومهنية، من خلال كتابة خطاب اعتذار رسمي وتقديمه إلى مديرك وانتظار رده، بناءً على مدى اقتناعه بالأسباب التي قدمتها.
كيفية كتابة خطاب اعتذار عن تكليف بالعمل
لكتابة خطاب اعتذار عن تكليف بالعمل، عليك اتباع الخطوات الآتية:[١][٢][٣]
- ابدأ خطابك بتحية رسمية بسيطة مقرونة باسم مديرك في العمل وموقعه الوظيفي بشكل بسيط، مثل: السيد المدير فلان المحترم، تحية طيبة وبعد، أو: السيد الفاضل فلان، مدير مؤسسة كذا، تحية طيبة وبعد.
- وضح نوع العمل الذي تم تكليفك به من قبل المدير، والذي تود الاعتذار عنه، ليكون خطاب اعتذارك واضحًا، ويستطيع المدير معرفة الجزيئة التي تود الاعتذار عنها فورًا وبشكل واضح، وذلك من خلال كتابة جملة مشابهة لما يأتي: تم تكليفي من قبل حضراتكم بالقيام بمهمة كذا خلال مدة أقصاها شهرين، أو: بالإشارة إلى التكليف الصادر من قبلكم، والذي يتضمن تكليفي بالقيام بعمل كذا.
- عبر عن أسفك واعتذارك على عدم تمكنك من إنجاز العمل الذي تم تكليفك به، والذي قمت بتوضيحه في الخطوة السابقة، بأسلوب لبق ولطيف، من خلال كتابة جملة مثل: أود أن تقبلوا اعتذاري عن أداء هذه المهمة، أو: أتقدم إلى حضراتكم ببالغ الأسف عن عدم قدرتي على القيام بالتكليف المطلوب.
- اذكر سبب عدم قدرتك على إنجاز العمل المطلوب منك، بشكل موجز وواضح وصادق، أي بدون استخدام أي حجج أو أساليب مُلتفة للتهرب من العمل بدون داعٍ حقيقي.
- اختم خطاب اعتذارك عن تكليفك بالعمل بجملة ختامية رسمية لبقة، مثل: مع خالص احترامي وتقديري، أو: واقبلوا فائق احترامي.
- اكتب اسمك ومسماك الوظيفي، وتوقيعك الخاص.
- اكتب تاريخ اليوم الذي قمت بكتابة خطاب اعتذارك فيه، باليوم والشهر والسنة.
- يمكنك إرسال خطاب اعتذار ورقي إلى مديرك في العمل، أو إرسال خطاب إلكتروني إلى البريد الإلكتروني الخاص به، حسب نظام العمل الذي تتبعه الجهة التي تعمل لصالحها.
قد يكون كتابة خطاب اعتذار عن أداء عمل معين أمرًا صعبًا، ولكنه أيضًا يعد مهارة مهمة، إذا تمكنت من الاعتراف بتواضع بأوجه القصور لديك، والتي تمنعك من أداء العمل المطلوب كما ينبغي، لأن هذا يعني أنك موظف فعّال وقادر على الاعتراف بأخطائه وبأوجه القصور الموجودة لديه، وتحسينها.
نموذج خطاب اعتذار عن تكليف بالعمل
يمكن الاستعانة بالنموذج لآتي عن الرغبة بكتابة خطاب اعتذار عن تكليف بالعمل:
السيد المدير (اسم المدير) المحترم
تحية طيبة وبعد،
بالإشارة إلى التكليف الصادر من قبلكم، والذي يتضمن تكليفي بالقيام بعمل (وصف مهمة العمل التي تم تكليفك بها)، أود أن تقبلوا اعتذاري عن أداء هذه المهمة وتسليم النتائج في الوقت المحدد؛ نظرًا لمروري ببعض الظروف الطارئة، والتي تتمثل في (سبب عدم قدرتك على أداء العمل)، مع خالص أسفي على عدم قدرتي على أداء العمل، وشكري لتفهمكم.
واقبلوا فائق احترامي.
اسم الموظف ومسماه الوظيفي
التاريخ
المراجع
- ↑ "How To Say No to Your Boss", thebalancemoney, Retrieved 27/12/2022. Edited.
- ↑ "How to Write an Apology Letter in 5 Steps (With Examples)", indeed, Retrieved 27/12/2022. Edited.
- ↑ "Apology Letter for Being Late in Submission – Sample Letter", unoassignmenthelp, Retrieved 27/12/2022. Edited.