تُعقد الكثير من الاجتماعات داخل المؤسسات الحكوميّة والخاصة على اختلافها بشكل دوري لمناقشة ما يحدث داخل هذه المؤسسات من مستجدّات، أو لإيجاد حلول لبعض ما يعترضها من مشاكل، أو لترقية أحد موظّفيها أو حجب الثقة عنه والكثير الكثير من القضايا الأخرى، ولأنّ الاجتماع هو حدث رسمي يُعنى به مجموعة من الأشخاص، فإنّ عقده يتطلب دعوة تُوجّه إلى هؤلاء الأعضاء المشاركين فيه، تُذكر فيها تفاصيل الاجتماعات، ومكان وزمان انعقادها وغيرها من الأمور، ولكتابة دعوة رسمية لحضور اجتماع اقرأ المقال الآتي.
عناصر دعوة الاجتماع
تضمّ دعوة الاجتماع الرسميّة مجموعة من العناصر التي لا بدّ من توافرها، وهي كالآتي:
- اسم الشخص المدعوّ، ومسمّاه الوظيفي.
- التحية، وتكون رسمية متناسبة مع طبيعة الدعوة.
- تاريخ انعقاد الاجتماع.
- زمان الاجتماع ومكانه، حيث يُحدّد الوقت الذي سيُقام فيه الاجتماع باليوم، والوقت بدقّة.
- موضوع الاجتماع، والنقاط التي ستُناقش خلاله.
- الشكر والختام.
كيفيّة كتابة دعوة الاجتماع
ليس بالضرورة أن تتطابق دعوات الاجتماعات الرسمية بطريقة ترتيب عناصرها، إلّا أنّ من الضروري توافر هذه العناصر كاملة، وفيما يلي مقترح لطريقة كتابة هذه الدعوات.
- البدء بالتاريخ حيث يفضّل كتابة التاريخ الميلاديّ، وما يوافقه من تاريخ هجريّ إن أمكن.
- ذكر المسمّى الوظيفي، واسم الموظّف المعنيّ، كأن نقول السيدة عنايات ناظم طه/ مديرة التسويق في شركة ألبا.
- ذكر موضوع الاجتماع بشكل عام كأن نقول: موضوع الاجتماع: تعيين أمين سر للشركة.
- البدء بتحيّة مناسبة مثل: تحية طيبة وبعد،
- ذكر نص الدعوة مثل: يدعوكم السيد رئيس مجلس الإدارة إلى اجتماع سنويّ مقرّه....... وزمان انعقاده........، وذلك لمناقشة مجموعة من المستجدّات...إلخ.
- الختام بالتحيّة والشكر مثل: واقبلوا منّا كلّ الشكر والتقدير، أو مع فائق الاحترام والتقدير.
ملاحظات يجب أخذها بعين الاعتبار
- كتابة الدعوة بلغة رسميّة متناسبة مع طبيعة الاجتماع.
- حفظ ألقاب مَن تُوجّه لهم دعوة الاجتماع، فنقول السيد كذا، أو السيدة كذا.
- الاختصار والإيجاز، فليس هناك من داعي للإطالة وذكر ما لا يلزم من تفاصيل.
- التأكّد من خلوّ الدعوة من الأخطاء اللغوية، والإملائية، والطباعية.
نموذج دعوة لحضور اجتماع مجلس الإدارة
التاريخ: …/ … /2012
السيد/ة: ……… المحترم/ـة
الموضوع: دعوة لحضور اجتماع مجلس الإدارة
تحية طيبة وبعد،
يسرني دعوتكم لحضور اجتماع مجلس الإدارة لشركة ……..، والمقرر عقده في تمام الساعة ………… من مساء/صباح يوم ………… الموافق ……….. وذلك لاتخاذ القرارات التالية:
انتخاب رئيس لمجلس إدارة الشركة ونائب للرئيس
تعيين أمين السر للشركة
أي أمور أخرى تطرأ.
مع وافر الاحترام والتقدير،،،
شركة …….
رئيس مجلس الإدارة ……
نموذج دعوة اجتماع مدرسة
إلى السادة أولياء أمور طلّاب مدرسة...............
الموضوع: تلقّي تعليمات العام الدراسي الجديد
تحية طيبة وبعد،،،
يتشرّف مدير مدرسة............ السيد............... بدعوتكم إلى اجتماع هام في يوم …… الموافق ……. في تمام الساعة …………..، وسوف يتم انعقاد هذا الاجتماع في قاعة خالد بن الوليد الموجودة في المدرسة عينها، وذلك بهدف إعلامكم بتعليمات دوام الطلاب في المدرسة مع بدء العام الجديد.
واقبلوا فائق الاحترام
مدير المدرسة
....................