تحتاج الشركات أو المؤسسات بشكل عام إلى إجراء تقارير معيّنة بهدف تقييم أداء الموظف، وقياس مهاراته من فترة إلى أخرى لضمان تقيق أهداف المنشأة، وتحسين أداء الموظّفين وزيادة كفاءتهم، والوقوف على نقاط الضعف لديهم لتجاوزها، وهذه التقييمات تأخذ قوالب معيّنة متشابهة نوعاً ما، وتُجرى بشكل دوري، إلّا أنّ أغلبها يكون بشكل سنوي.
عناصر يجب قياسها في تقرير الأداء
هناك مجموعة من العناصر الواجب قياسها عند إجراء عملية التقييم، وهي:[١]
- إنجاز الموظف لمهامه الموكلة إليه حسب وصفه الوظيفي.
- تحقيق الأهداف الموجودة في الخطة.
- جودة العمل ودقّته.
- التزامه بالمواعيد.
- قدرته على العمل مع الفريق بمرونة.
- نقاط الضعف ونقاط القوة.
- مهارات التواصل التي يمتلكها.
كيفية كتابة تقرير عن أداء موظّف
لكتابة تقرير عادل عن أداء موظف يلزمك القيام بما يأتي:[٢]
مراجعة الوصف الوظيفي
يحتاج المسؤول عن تقييم الموظفين إلى مراجعة الوصف الوظيفي لكلّ موظف قبل إجراء عملية التقييم، حيث يطّلع من خلاله على متطلبات كل وظيفة؛ ليكون عادلاً في تقييمه فلا يقيمه على ما هو ليس ضمن متطلبات وظيفته فيظلمه في ذلك، ولا يتجاوز عمّا هو من مسؤولياته في الوقت ذاته.
مراجعة التقييمات السابقة
تختص هذه الجزئية بمن قاموا بإجراء تقييم للموظف نفسه سابقاً، حيث يُحتم عليه ذلك العودة لتقرير التقييم السابق الخاص بالموظف، والاطّلاع على ما جاء فيه من مشكلات ونقاط ضعف يحتاج إلى تحسينها، والمقارنة بين أدائه هذا العام وأدائه السابق، وما خضع له من دورات تدريبيّة، أو دورات للتخلّص من نقاط الضعف التي تمّ تحديدها سابقاً.
رصد نقاط القوة ونقاط الضعف الحالية
على المسؤول عن التقييم إعداد قائمة بنقاط القوة التي يتميّز بها الموظف قد تشمل سماته الإيجابية، ومهاراته في مجال التخصّص، وقدراته على التواصل وحلّ المشكلات، والعمل تحت الضغط، وتشمل هذه القائمة نقاط الضعف أيضاً أو ما يُسمّى بالنقاط التي تحتاج لتحسين، حيث يركّز فيها على العوامل التي تمنع الموظّف من تحقيق الأهداف بشكل أو بآخر.
التوصيات
يُعنى بالتوصيات الأهداف الذي يحدّدها الشخص المسؤول عن التقييم للموظف ليعمل على تحقيقها خلال الفترة القادمة، ويجب أن تكون هذه التوصيات أو الأهداف محدّدة، وقابلة للتنفيذ، ومتناسبة مع قدرات الموظف نفسه، بالإضافة إلى كونها تخدم الفريق، والشركة أو المؤسسة ككل، كما يجب أن تكون محكومة بوقت معيّن.
تقديم الملاحظات البناءة
يجب على الشخص المعني بالتقييم تقديم نقد بناء أثناء تقييمه، حيث لا يكتفي برصد نقاط الضعف لدى الموظف وحسب، بل عليه تقديم توجيهات عمليّة بنّاءة تساعده على تحسين أدائه، بالإضافة إلى لفت نظره إلى ما يتميّز به من نقاط قوة.
الدعوة للمناقشة
على المسؤول عن التقييم إعطاء الموظف مساحة لمناقشة ما ورد في تقييمه من ملاحظات؛ حيث تساعد هذه النقطة على الشعور بأنّه جزء من هذه الشركة ما يدفعه إلى السير نحو الأهداف وتحقيقها.
تذكّــــــر: أثناء إجراءك للتقييم أن تختر كلماتك بعناية لما للكلمة من تأثير إيجابي أو سلبي سينعكس على أداء الموظف لاحقاً، فيما لا يعني ذلك ألّا تكون صادقاً ومضوعياً في تقييمك، بالإضافة إلى ضرورة استخدامك لأمثلة عملية ملموسة عند توجيه الملاحظات للموظف، والبعد عن الكلام النظري غير المفهوم، وهنا تكمن ضرورة تسجيل ملاحظاتك الخاصة حول الموظف طوال العام، فمثلا: إذا تأخّر موظّف في أداء مهمة معيّنة عليك أن تذكرها له، وتحدّد كيف يمكنه التعامل معها، كما يجب عليك ان تختم تقييمك هذا بملاحظة إيجابية لإعطاء الموظف حافزاً للاستمرار، والحفاظ على شعور الاحترام المتبادل بينكما.
المراجع
- ↑ Sean Peek (12/5/2021), "6 Tips for Writing an Effective Performance Review", businessnewsdaily, Retrieved 27/10/2021. Edited.
- ↑ "How to Write an Employee Evaluation", indeed., Retrieved 27/10/2021. Edited.