كيفية كتابة تقرير عن حدث

من المحتمل أن تحتاج إلى كتابة تقرير عن حادثة أو فعالية ما خلال مسيرتك العملية أو الدراسية، ولمعرفة نسبة نجاح هذا الحدث تتم مقارنة نتاجات الفعالية بالأهداف التي تم وضعها سابقاً، ويعتبر التقرير في هذه الحالة طريقة جيدة لرصد ما إذا ما كان ينبغي تغيير شيء خاص بالحدث أم لا، ولكتابة تقرير عن حدث أسس معيّنة نوردها في هذا المقال.^[١]

وثّق الأحداث

لا تنسَ أنّ جمع البيانات عملية مستمرة خلال جميع مراحل الحدث، لذا لا ينبغي عليك انتظار انتهاء الحدث لأخذ المعلومات وإنشاء التقرير، وهو ما يحتّم عليك عدم الاعتماد على ذاكرتك في ذلك، واتّباع طريقة أخرى لرصد التفاصيل التي تحدث خلال فترة الحدث، وقبله وبعده، لتجنّب تفويت أي تفصيل مهم، وهو الأمر الذي سيمكنك من كتابة تقرير محدّد ومميّز.^[٢]

صمّم تقريرك

حدّد الطريقة التي تريد عرض تقريرك الخاص بها، آخذاً بعين اعتبارك إن كان هناك طريقة معينة مرسلة عبر البريد الإلكتروني من راعي الحدث نفسه، والذي يُعتبر الجمهور الأول للحدث لذا عليك الانتباه لما يثير اهتمامه للتركيز عليه، بالإضافة إلى القرّاء الآخرين، وهو ما يعني تصميم تقريرك وفقاً لاحتياجات الراعي والقرّاء بطريقة مرتّبة ومنظّمة تقودهم إلى مقارنة نتاجات الحدث بأهدافه بطريقة سهلة بعيدة عن التعقيد، مع الحرص على استخدام المرئيّات التي تزيد من جاذبية التقرير كالصور، ومن أمثلة ذلك أن ترفق صورة توضّح منتجاً جديداً تمّ عرضه في الحدث مثلاً.^[٣]

حدّد نقاطك الرئيسية

عليك تحديد نقاطك الرئيسية المهمّة التي ستناقشها في تقريرك، لذا ارصد الأحداث بدقّة وابتعد عن الطريقة التي تجعلك تركّز على النقاط الإيجابية أو الاعتيادية فقط للحصول على تقرير واضح ومميز، إذ عليك النظر إلى كل الجوانب بنظرة تحليلية، واختيار بعض النقاط المهمة في التقرير لتفصيلها، كما أنّ عليك البحث عن أكثر الأشياء إثارة للدهشة والفاعلية، وتذكّر ألّا تشغل تقريرك بتفاصيل ثانوية مثل قائمة الغداء، أو الفرق الاستعراضية، وغيرها.^[٤]

قف على أهداف الحدث

إنّ من أهم ما يجب أن تقف عليه هو ربط أهداف الحدث بنتائجه، لذلك لا تنسَ أن تذكر المهمة الأساسية للحدث، والأهداف التي وُضعت ومدى تحقّقها، واحرص على وضع برنامج الحدث أو الفعالية ضمن التقرير، ولا تنسَ أن تقف على الحاضرين والمموّلين المشاركين في الحدث بشكل موجز، لتخصيص المساحة الكبرى من التقرير لسرد ومناقشة النتائج مع الأهداف الموضوعة.^[٥]

اعتنِ بالمعلومات المالية

تُعدّ الخطة المالية مهمة جداً في التقارير، لذا ضع خطة تفصيلية للميزانية والمصاريف والطرق التي تم الإنفاق فيها أثناء الحدث، وتأكد من وضع تفاصيل المقارنة بين المصاريف الموجودة على التقرير والمصاريف الموجودة على أرض الواقع، بالإضافة إلى الجوانب التي تحتاج إلى تحسين والجوانب المثالية، فالتفصيل في هذه المرحلة مهم جداً، لذا فصّل كل المصاريف بما فيها مصاريف الإعلان، والرعاية، والمصاريف الأخرى دون أن تغفل عن شيء.^[٦]

قدّم الإحصائيات

لا تجعل هدفك محصوراً بتقديم تقرير مليء بالمعلومات الإيجابية وحسب، بل دعّمه بما يلزم من إحصائيات مثل: عدد الأشخاص الذين حضروا الحدث، أو عدد العملاء المتوقّعين، أو كمية الزيارات إلى أكشاك المعينة، فهذا النوع من الإحصائيات يعطي مصداقية لتقرير الحدث، ولا تنسَ أن تذكر طبيعة الفئة المستهدفة الخاصة بالحدث، ونتائج الأبحاث التي أقيمت على المستفيدين، وكمية التبرعات التي تمكّنت الجمعيات الخيرية الحصول عليها مثلاً، بحيث لا تغفل عن أي جانب يتعلّق بالجانب الاقتصادي للحدث.^[٧]

استطلع الآراء

يجب أن يحتوي تقريرك على بعض ردود الأفعال أو التغذية الراجعة من الأشخاص الذين شاركوا في الحدث، لذا حاول جمع الاقتباسات أو الآراء من الأعضاء المشاركين في الحدث بحيث يكون تقييم الحدث نتاجاً لمجموعة من الأشخاص، وبهذه الطريقة سيبدو بحثك أكثر مصداقية أمام الجهة التي ستقرأ التقرير.^[٨]

قيّم الموقع

يجب أن يطال تقييمك للحدث مساحة مكان الحدث، ومكانه، وتجهيزاته من وجهة نظرك ومن وجهة نظر الأشخاص الآخرين، لذا ناقش مع الموجودين في الحدث هذه المسائل واحصل على أكبر قدر ممكن من الآراء.^[٩]

اكتب ملخّصاًً

على تقرير الحدث أن يتضمّن ملخّصاًً تنفيذيّاً موجزاً مكوّناً من صفحة أو اثنتين فقط، تعرض فيه أهم الأحداث الرئيسية والنتاجات باعتباره مقدّمة للتقرير الكامل، كما يمكن إعداد ملخّصين أحدهما تفصيلياً للمعنيين بالحدث بشكل رئيسي، والآخر أكثر إيجازاً لمن يحملون اهتماماً متوسطاً بالحدث.^[٧]

دقّق تقريرك

تأكّد من أنّ تقريرك لا يحوي أي أخطاء لغوية أو إملائية، وأنّ علامات الترقيم موضوعة بشكل صحيح، وتأكد أن صيغة كتابتك رسمية لأنّ توثيق الحدث ليس وثيقة عابرة بل هي وثيقة يترتّب عليها الكثير من التبعات، بالإضافة لاعتبارها مرجعاً أساسياً لتقييم نجاح الحدث من عدمه، لذلك يجب أن تكون دقيقاً وواثقاً ممّا تقدّمه من معلومات لتكون موثوقاً أمام الجهات التي سترى التقرير.^[١٠]