كيفية كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية

قد يكون توجيه خطاب رسمي لجهة حكومية هو الطريقة المثلى لحل مشكلة ما تواجه منطقة معينة، أو شخص من الأشخاص، حيث يقوم هؤلاء الأشخاص بكتابة خطاب للجهة الحكومية المناسبة، يتمّ فيه تقديم طلبهم باختصار، مع مراعاة خصوصية هذا الخطاب من حيث اتّباع قواعد خاصة عند كتابته؛ ولتكون قادراً على ترك انطباع جيّد عند كتابة هذا النوع من الخطابات، ولتضمن حلّاص لمشكلتك اتّبع ما جاء في هذا المقال.

كيفية كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية

لكتابة خطاب رسمي قابل للرد لجهة حكومية معيّنة عليك اتّباع الآتي: ^[١]

اقرأ رسائل نموذجية

لا بأس من الرجوع إلى نماذج للتعرف على كيفية توجيه الخطابات إلى جهات حكوميّة معينة والكتابة على نسقها، لا سيما أن هناك هيكلاً واحداً خاصاً بكتابة الرسائل الرسمية على الأغلب.

حدّد الجهة المناسبة

من المهم أن تقوم بالتأكد من أنّ الجهة التي تُرسل إليها خطابك هي الجهة المناسبة لحل مشكلتك، والتعرف على مسؤول الجهة المعني لأنّ الخطاب سيكون موجّه إليه، فليس من المنطقيّ مثلاً إرسال رسالة تخص مشكلة تتعلّق بعطل أنابيب المياه في حيّ ما إلى وزارة الصناعة أو الديوان الملكي أو غيرها من الجهات.

وجّه الخطاب

يجب ذكر اسم الجهة ولقب المسؤول عن الجهة المُرسل إليها، فإذا كان الخطاب موجّهاً إلى رئيس وزراء يُكتب اللقب" دولة رئيس الوزراء"، وإذا كان وزيراً يُكتب "معالي وزير التربية والتعليم"، وإذا كان مديراً أو رئيس بلدية أو ما شبه يكون اللقب "عطوفة رئيس البلدية"، وإذا كنت تنتظر ردّاً من هذه الجهة فتأكد من توثيق اسمك الكامل ورقم الهاتف والعنوان الخاص بك أعلى الرسالة إلى يمين الصفحة.

ابدأ بتحيّة رسمية

لكلّ مقام مقال كما يقال، ولأنّ رسالتك رسميّة الطابع يجب عليك أن تبدأ بتحية رسمية من قبيل: السيد ( ) تحية طيبة وبعد، أو السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، فالخطاب المهذب من المرجّح أن يتم الرد عليه سريعاً.

استخدم اللقب المناسب

إذا كان الخطاب موجّه لصاحب الجهة الحكوميّة فيمكنك ذلك من خلال لقبه مثل: عطوفة رئيس البلدية/ السيد فلان الفلانيّ، وإذا كان الخطاب موجّه لشخص غير معروف فيمكنك الاكتفاء بذكر منصبه فقط.

اطرح الموضوع

يمكنك في هذا الجزء من الرسالة تقديم طلبك، أو طرح مشكلتك بأسلوب منطقي، وواضح، وخال من العواطف والمشاعر، كما يجب أن تأخذ بعين الاعتبار ما إذا كانت الجهة الحكومية قادرة على تقديم الخدمة التي تطلبها لك، وتجنب طلب أشياء غير واقعية، أو خارج نطاق عمل هذه الجهة، فيما يجب عليك استخدام لغة رسمية وموجزة، مع مراعاة احترام المسؤول الذي ترسل إليه خطابك، وتجنّب استخدام أساليب التهديد أو الوعيد بأشكالها المباشرة، أو غير المباشرة لعدم تعريض نفسك للمساءلة القانونية.

الختام

عليك إنهاء رسالتك الرسمية بتحيّة ختام رسمية تُظهر فيها احترامك للشخص الذي أرسلت إليه الخطاب على الوقت الذي أمضاه في قراءة رسالتك، وتكون هذه التحيات من قبيل: وتفضلوا بقبول فائق الاحترام، مع تحياتي، كل الشكر لسيادتكم... إلخ، على أن تضيف توقيعك في النهاية.

نموذج طلب رسمي لجهة حكوميّة

عطوفة رئيس بلدية أربد الحديثة، السيد.................

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته وبعد،،،

نرفع هذا الخطاب لحضرتكم، لما نعانيه نحن أهالي حي القناطر من مشكلة انجراف التربة في الشوارع جراء مياه الأمطار، وذلك بسبب عدم تعبيد الشوارع، فأرجو اتخاذ الإجراءات المناسبة لإنهاء هذه المشكلة.

وتفضلوا بقبول فائق الاحترام

أهالي حي القناطر