عند رغبتك بإقامة حفل تكريم الفائزين في مسابقة ما، أو للناجحين في الثانوية العامة مثلًا، أو للأشخاص الذين تطوعوا لإنجاز عمل خيري معين، أو للطلبة الأوائل في المدرسة، أو لتكريم نخبة من الناس، أو لأي سبب آخر؛ فإن من المناسب إخبار الحضور من خلال توجيه دعوة خاصة لهم، إما ورقيًا أو إلكترونيًا، ولكن مع الحرص على كتابتها بالشكل الصحيح، وبطريقة لبقة ومناسبة للحفل.
طريقة كتابة دعوة لحضور حفل تكريم
اتبع الخطوات الآتية لكتابة دعوة إلى حضور حفل التكريم الذي تنوي إقامته:[١][٢][٣]
- البدء أولًا بتحية مناسبة متبوعة باسم الشخص الذي ترغب بدعوته إلى حضور حفل التكريم، مثل عزيزي السيد فلان، أو السيد فلان المحترم، تحية طيبة وبعد، أو أي تحية لبقة ومناسبة أخرى.
- كتابة الغرض من الدعوة الموجهة بعد التحية مباشرةً، بطريقة لبقة وبأسلوب واضح ومختصر، بعيدًا عن استخدام الجمل المعقدة، أو الحشو والإسهاب في موضوع الدعوة.
- كتابة اسم الشخص الذي سيتم تكريمه في الحفل، إذا كان هدف الحفل تكريم شخص معين لقيامه بأمر ما، وتوضيح سبب التكريم.
- يجب كتابة تاريخ إقامة حفل التكريم بالتفصيل، أي باليوم والشهر والسنة، وأيضًا كتابة وقت بدء الحفل بدقة ووقت انتهائه، مع الحرص على كتابة التاريخ والوقت بالأحرف، وليس باستخدام الاختصارات، حتى تكون هذه التفاصيل واضحة للمدعوين؛ لأنها تفاصيل مهمة للغاية.
- وضع اسم المكان الذي سيقام فيه حفل التكريم، وأيضًا وضع العنوان الكامل لهذا المكان بشكل واضح ودقيق، وفي حال كانت الدعوة المرسلة إلكترونية، فيمكن عندها إضافة رابط موقع الحفل على نظام التموضع العالمي (GPS) حتى يَسهُلَ على المدعوين الوصول إليه.
- إضافة خاتمة لبقة مناسبة، مثل يشرفنا حضوركم، أو أي خاتمة مناسبة أخرى.
- إضافة عبارة تطلب فيها من المدعوين الراغبين بحضور حفل التكريم إخبارك برغبتهم في الحضور، حتى تتمكن من إحصاء عدد الحضور المؤكدين، وتنظم الحفل بناءً على ذلك.
- وضع رقم هاتف المضيف أو منظم الحفل أو بريده الإلكتروني، حتى يتمكن مستلم الدعوة من الاتصال بالمضيف عند الضرورة.
- كتابة أي تفاصيل مهمة أخرى تتعلق بحفل التكريم المُقام.
- كتابة اسم المضيف وتوقيعه في نهاية الدعوة.
نموذج دعوة لحضور حفل تكريم
يمكنك الاستعانة بالنموذج الآتي عند رغبتك بكتابة دعوة لحضور حفل تكريم معين:
السيد فلان المحترم
تحية طيبة وبعد،
يسرنا دعوتكم لحضور حفل تكريم الطلبة الأوائل والمتوفقين في مدرسة (اسم المدرسة)، وذلك في (اليوم/ الشهر/ السنة)، من الساعة (ساعة بدء الحفل) إلى الساعة (ساعة انتهاء الحفل) مساءً في قاعة (اسم القاعة) الواقعة في (اسم المنطقة) قرب (معلم قريب من القاعة) بجانب (مكان معروف بجانب القاعة). يرجى تأكيد رغبتكم في الحضور بإرسال رسالة على الرقم (رقم الهاتف).
حضوركم تشجيعٌ للناجحين لبذل المزيد من الجهود.
مدير المدرسة (اسم المدير)
توقيع مدير المدرسة
قد تختلف طريقة الدعوة المكتوبة باختلاف نوع حفل التكريم والغرض منه، ولكن المهم دائمًا تضمين كافة التفاصيل التي تهم المدعوين.
المراجع
- ↑ "Invitation Letter", toppr, Retrieved 12/6/2023. Edited.
- ↑ "Invitation Letter | Format, Samples and How To Write An Invitation Letter?", aplustopper, Retrieved 12/6/2023. Edited.
- ↑ "Sample Invitation Letters for Special Events", lovetoknow, Retrieved 12/6/2023. Edited.