كيفية كتابة رسالة إدارية

تنقسم الرسائل بشكل عام إلى قسمين رئيسيين هما الرسائل الشخصية والرسائل الرسمية، وتعرّف الرسائل الشخصية على أنها الرسائل التي ترسل بين الأهل والأصدقاء بصفة شخصية، أما الرسائل الرسمية فهي الرسائل التي ترسل بين الأشخاص الذين تجمعهم معرفة رسمية، كالرسالة من موظف إلى مدير، ومن أنواع الرسائل الرسمية الرسالة الإدارية التي تعرف على أنها كل رسالة تتصل بشؤون إدارية، وترسل من مسؤول إلى آخر، أو من غير مسؤول إلى مسؤول في الإدارة، ولهذا النوع من الرسائل شكل محدد يجب مراعاته، وهذا المقال مخصص لتوضيح كيفية كتابة رسالة إدارية.^[١]

كيفية كتابة رسالة إدارية

عند كتابة رسالة إدارية لا بد من التعرّف على الخطوات الواجب اتباعها للوصول إلى الشكل الصحيح لهذا النوع من الرسائل وتوضيح ذلك في النقاط الآتية:^[١]

• كتابة الترويسة: وهي بداية الرسالة، وتكتب في الجزء الأعلى من الرسالة، وتتضمن العنوان الخاص بالجهة أو المؤسسة بشكل تفصيلي.
• كتابة التاريخ: يكتب في الجزء الأيمن من الرسالة، حيث يتم كتابة اليوم، والشهر، والسنة، كما يحتوي هذا الجزء أيضاً على اسم المكان الخاص بالمرسل.
• كتابة اسم المرسل إليه : ويُكتب في الجزء الأيمن من الرسالة بالعربية، ويكتب في الجزء الأيسر باللغة الإنجليزية من غير إلزام.
• كتابة التحية: ويجب أن تكون التحية رسمية على سبيل المثال البدء بقول: "بسم اله الرحمن الرحيم"، أو "تحية طيبة وبعد"
• كتابة موضوع الرسالة: وفي هذا الجزء تكتب وصف توضيحيّ مرتبط بموضوع الرسالة مثل: شكوى، أو طلب وظيفة.
• كتابة جسم الرسالة: يحتوي هذا الجزءعلى الموضوع الذي أرسلت الرسالة من أجله، ويشار هنا إلى ضرورة أن تتسم الرسالة بالإيجاز، واستخدام ألفاظ مباشرة، وواضحة.
• كتابة التحية الختامية وتوقيع المرسل: وهي كلمات خاصة تُختم بها الرسالة ويجب أن تتسم بالرسمية، مثل "تقبلوا فائق الاحترام"، "كل الاحترام"، وتنتهي الرسالة بتوقيع مرسل الرسالة، وكتابة مسماه الوظيفيّ.
• إرفاق المستندات اللازمة: ويُقصد بها بعض المستندات أو المرفقات الخاصة بموضوع الرسالة في حال وجودها.

نقاط مهمة يجب أن تؤخذ بعين الاهتمام

إلى جانب الخطوات الرئيسية السابقة، هناك أمور يجب أن تؤخذ بعين الاهتمام توضحها النقاط الآتية:^[٢]

• مراعاة قدر المرسل إليه ومكانته، إذ يجب استخدام الألقاب المناسبة للمرسل إليه، مثل: سعادة النائب، السيد، حضرة المدير، كما يجب أن تكون الألفاظ مناسبة للموضوع المطروح.
• الاهتمام بصحة الكلام من الناحية اللغوية، واستخدام علامات الترقيم في مواضعها المناسبة.
• البعد عن كتابة الأخبار الشخصية أو السؤال عن تفاصيل الحال والاكتفاء بالسلام والتحية الرسمية فقط.
• الوضوح وتجنب الكلام المبهم، فيجب أن تكون الكلمات بعيدة كل البعد عن التأويل، كما يجب تجنب استخدام المجاز، والمحسنات البديعية، والتشبيهات.

نموذج رسالة إدارية

بعد توضيح خطوات كتابة الرسالة الإدارية، والنقاط الهامة التي يجب مراعاتها إليك نموذج توضيحي لكتابة الرسالة الإدارية:^[١]

بسم الله الرحمن الرحيم

التاريخ: ......../.........../......

الأستاذ المحترم: (اسم المرسل إليه).

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، أما بعد

الموضوع : (.........................)

جسم الرسالة: (.................................................).

وتفضلوا بقبول التحية والاحترام

اسم المرسل:............

التوقيع:..................