كيفية كتابة رسالة تظلم

يعاني كثير من الأشخاص من مشاكل جوهرية في بيئة العمل، ولا يجدون سبيلًا لحلها إلا من خلال كتابة رسالة تظلم إلى صاحب العمل، فقد تكون شكوى الموظف بشأن الأشياء التي يُطلب منه القيام بها كجزء من مهامه، أو بشأن شروط وأحكام في عقد العمل، أو الطريقة التي يُعامل بها من قبل مرؤوسه أو زملائه، أو ربما بسبب تعرضه للتمييز أو التنمر أو المضايقة، مما يدفعه لشرح شكواه كتابيًا، وتُعد رسالة التظلم المكتوبة مفتاحًا لتحقيق نتائج ناجحة، وسنوضح في هذا المقال ما المقصود برسالة التظلّم وكيفية كتابتها.^[١]

تعريف رسالة التظلم

هي شكوى مكتوبة من موظف إلى صاحب العمل بشأن مشكلة مربكة بالنسبة له، والتي من المحتمل أن تؤثر بشكل كبير على قدرته على أداء وظيفته، فهي أكثر من مجرد شكوى من شيء بسيط يسبب ازعاجًا ويمكن حله بسهولة بشكل غير رسمي، حيث تعمل رسالة التظلم على تحريك مجموعةٍ كاملةٍ من الإجراءات التي يجب على صاحب العمل اتّخاذها من أجل التحقيق في الشكوى وتصويبها، ممّا يكلّفه بذل الوقت والموارد التي يُمكن استثمارهما بشكل جيد يصبّ في مصلحة العمل.^[٢]

كيفية كتابة رسالة تظلم

عند كتابة رسالة التظلم يجب الأخذ بعين الاعتبار أن تكون موجزة وواضحة قدر الإمكان، وفيما يلي توضيح للمعلومات التي يجب تضمينها والخطوات التي يُمكن اتّباعها:^[٣][٢]

كتابة عنوان الرسالة

كأي خطاب رسمي آخر، يجب أن يُكتب عنوان لرسالة التظلم، من خلال تضمين الكلمات التالية في أعلاها "رسالة تظلّم رسمية".

تحديد إجراء التظلم الخاص بصاحب العمل

من المعلومات المهمة التي يجب أن تكون لدى المشتكي هي معرفة إجراءات التظلم الخاصة بصاحب العمل، والتي لا بدَّ أن تكون متاحة بسهولة على الموقع الإلكتروني للشركة، أو في نسخ ورقية، حيث توضح هذه الإجراءات إلى مَنْ يجب توجيه الرسالة، وفي حال لم يكن الأمر كذلك، يتم إرسالها بالعادة إلى المدير، وإذا كانت الشكوى تتعلق بالمدير، فيتم إرسالها إلى مديره، وفي حال وجود قسم للموارد البشرية، فقد يكون من الجيد إرسال نسخة من الرسالة إلى القسم، وعليه يجب أن يُكتب في البداية اسم الجهة أو الشخص المسؤول الذي بيده القيام بالإجراءات التنفيذيّة، على سبيل المثال: "السيد المدير العام (الاسم) المحترم".

كتابة فقرة تمهيدية

بالطبع لا يُفضل أصحاب العمل أن يرفع الموظفون شكاوى دون وجود سببٍ مقنعٍ وراءها، لأنَّ ذلك يتسبّب في حدوث بعض الإرباكات ويهدر وقت الإدارة، وعليه يجب الإعراب في مقدمة الرسالة عن الأسف للاضطرار لكتابة رسالة التظلم، وأنَّها كانت الملاذ الأخير بعد القيام بعدة محاولات لحل المشكلة لكن دون جدوى، مع ذكر هذه المحاولات بإيجاز، وبذلك تتضح الصورة أمام مُستلم الرسالة، ويدرك أنَّه لم يُترك خيار آخر للمُشتكي.

تلخيص المشكلة

بعد كتابة فقرةٍ تمهيديّةٍ يتمّ توضيح تفاصيل الشكوى والأحداث المُتعلقة بها بشكل مختصرٍ ودقيقٍ، وتقديم الأدلّة والمعلومات التي يحتاجها صاحب العمل للتحقق من الحادثة، وتحديد سلوك المُشتكى عليه المُراد تقديم الشكوى بشأنه، مع ذكر الاحداث وفق ترتيبها الزمنيّ، وإعطاء أكبر قدرٍ ممكنٍ من الحقائق، والحقائق الأساسية في قانون العمل، هي:

• مَنْ كان حاضرًا.
• الوقت والتاريخ.
• كيف وأين حدث ذلك، فهل كان في اجتماع أو من خلال مُكالمة هاتفية أو بريدٍ إلكترونيّ.
• ماذا قال أو فعل؛ أي وصفُ الحدث بالضبط.

كما ومن الضروري التمسك بذكر الحقائق فقط وعدم توجيه أيّ اتّهاماتٍ لا يُمكن إثباتها، إذ إنَّه من المحتمل أن تؤدي الادّعاءات غير المؤيدة بدلائل إلى إضعاف موقف المشتكي، وعليه فمن الضروري إرفاق نسخ من أي دليل أو مستند في حال كان ذلك ممكنًا، وفضلًا عن هذا كله يجب الحرص على عدم استخدام لغة انفعالية وألفاظ مسيئة، فمن المؤكّد أنَّ ذلك لن يحقق للمُشتكي هدفه -في حال أغضب قارئ الرسالة-.

اقتراح حلٍ معقول

في حال كان لدى المُشتكي حلًا معقولًا لشكواه، يُمكنه أن يُضمنه في رسالته ليأخذه صاحب العمل في عين الاعتبار، فعلى سبيل المثال، قد يرى المُشتكي أنّ مشكلته تنتهي بنقله إلى مكتب أو موقع آخر، أو أن يتم إلحاق المُشتكى عليه بتدريب من نوع ما أو أن يُتخذ بحقه إجراء تأديبيّ، أو أن يقوم صاحب العمل بتوفير أدواتٍ معينةٍ لاستيعاب الوضع، مع الأخذ بعين الاعتبار أن يكون هذا الحل في متناول اليد، فمثلًا قد لا يكون لدى صاحب العمل الموارد اللازمة للموافقة على ما يطلبه المشتكي، وعليه يجب العمل مع صاحب العمل للوصول لحلّ المشكلة.

توقيع الر سالة

في نهاية الرسالة يقوم المُشتكي بكتابة التاريخ والتوقيع عليها مع ذكر اسمه، ويحتفظ بنسخة لنفسه تحسبًا لأيّ دعوى عليه في المستقبل.