يساعد كتابة تقرير عن زيارة مصنع في توثيق الإجراءات والعمليات في موقع المصنع، وتكون هذه التقارير مباشرة إلى حد ما، فيجب وصف المصنع أولاً، ثم شرح جميع التفاصيل التي تمت أثناء تواجد الطالب أو أي شخص آخر هناك، دون اللجوء إلى البحث عن أيّ معلومات إضافية.[١]
كيفية كتابة تقرير عن زيارة مصنع
تحديد متطلبات التقرير
تتكون التقارير عادةً من 2 إلى 3 صفحات فقط، ولكن في بعض الحالات قد تكون هذه التقارير أطول من ذلك، لذلك يجب التحقق من متطلبات تقرير الزيارة قبل البدء بكتابته، فمثلاً إذا كان كاتب التقرير طالباً، فيجب التحقق من تعليمات المعلم، وأما إذا كان مستشاراً أو محترفاً يعمل لدى شركة، فيجب مراجعة تقارير الزيارات الأخرى من الشركة واستخدامها كنموذج.[١]
وضع صفحة العنوان
تحتوي صفحة العنوان على اسم المشروع، واسم كاتب التقرير، واسم الشخص الذي سيستلم التقرير، واسم المصنع، وتاريخ الزيارة ومكانها.[٢]
كتابة المقدمة
تُكتب جميع المعلومات الأولية حول المصنع في المقدمة، مثل من اقترح الزيارة، ومن نظمها، وتعريف بسيط بالمصنع، كما يجب الأخذ بالاعتبار ذكر أسماء ومناصب الأشخاص الذين لعبوا دوراً مهماً في تنظيم وتنفيذ الزيارة، بالإضافة إلى ذكر أعضاء الهيئة التدريسية الذين رافقوا الطلاب، وإجمالي عدد الأشخاص الذين شاركوا في الزيارة.[٢]
تحديد الغرض من زيارة المصنع
يمكن تحديد الغرض من زيارة المصنع في فقرة أو فقرتين، وفيها يفضل وصف نوع المصنع، هل هو مصنع ورق، أم مصنع لإنتاج الألبان، أم مصنع شوكولاتة؟ بالإضافة إلى تضمين تفاصيل حول ما ينتجه، وما هي المعدّات المُستخدمة فيه.[١]
كتابة تفاصيل الزيارة
يُنصح بكتابة التفاصيل على شكل نقاط تعداد، وتقديمها في شكل جدول، وفيه يجب تضمين كل جزء من الزيارة، أين ومتى بدأت، ووصف جميع الأحداث الأخرى المصاحبة للزيارة، وما الصناعات والمرافق الموجودة، ومتى انتهت الزيارة ومتى كان وقت العودة، كما يمكن وصف المراحل الأكثر أهمية للزيارة بمزيد من التفاصيل بفقرة منفصلة، وإذا كان هناك أي عروض أو ندوات فيجب ذكرها، والإشارة إلى من أدارها وأين عُقدت.[٢]
علاوة على ذلك، يُنصح بذكر التقنيات الخاصة المستخدمة في المصنع، والتي تميزه عن أي مصنع آخر، فعلى سبيل المثال، في مصنع السيارات، يمكن وصف ما إذا كانت السيارات من صنع الآلات أم الإنسان، كما يمكن وصف كل خطوة من خطوات التجميع.[١]
تقديم التغذية الراجعة والتوصيات
يمكن تقديم التغذية الراجعة من خلال وصف ما تم تعلمه في المصنع، ويمكن طرح الأسئلة التالية للمساعدة في كتابة هذه الفقرة:[١]
- هل هناك شيء لم تدركه من قبل تعلمته أثناء وجودك في الموقع؟
- من في الموقع قدم معلومات مفيدة؟
- ما هو الجزء المفضل لديك من الزيارة، ولماذا؟
بالإضافة إلى ذلك، ينصح بتحديد نقاط القوة والضعف للمصنع، وذلك من خلال ملاحظة العمليات، والسياسات، والممارسات التي تعمل بشكل جيد في المصنع، وإذا كان هناك أي عيوب، فيمكن ذكرها أيضاً، مع الأخذ بعين الاعتبار تسمية كل الآلات، والمعدات، والعمليات بشكل دقيق ومحدد، فعلى سبيل المثال، يمكن ذكر أن المصنع يستخدم أحدث التقنيات، ولكن الموظفين يحتاجون إلى المزيد من التدريب للعمل مع المعدات والآلات الجديدة، كما يفضل كتابة ما كان يأمله الكاتب من الزيارة، مثل كان يأمل رؤية طابق المصنع الرئيسي، أو التحدث إلى المدير.
علاوة على ذلك، يمكن تقديم بعض التوصيات للتحسين من العيوب المذكورة سابقاً، وكتابة فقرة لمشاركة أفكار وملاحظات الزوار بشكل عام، والحرص أن تكون جميع التوصيات محددة وقابلة للتنفيذ، فعلى سبيل المثال، يمكن تقديم نصيحة حول كيفية التحسين من معنويات الموظفين، أو تحديد نوع الآلات التي يحتاجون إلى إضافتها إلى المصنع، بدلاً من كتابة أنهم بحاجة إلى تحسين المصنع بشكل عام.
نصائح عامة
فيما يلي بعض النصائح التي يمكن اتّباعها عند كتابة التقرير:[٣]
تدوين الملاحظات
من أجل كتابة تقرير زيارة مصنع من المهم استخدام عدة طرق لجمع المعلومات، مثل التأكد من توافر قلم، وورقة، أو جهاز رقمي لتدوين الملاحظات، كما يفضل جمع النشرات الواردة من مضيف الزيارة.
طرح الأسئلة
ينصح بعدم التردد في طرح الأسئلة والبحث عن إجابات مفصلة، كما يمكن طلب المستندات الداعمة وتتبع التفاصيل، ومن المفيد إرفاق خريطة للمناطق التي تم زيارتها في المصنع.
تلخيص توثيق تدابير السلامة
يجب أن يتضمّن التقرير معلومات تتعلق بالسياسات، والإدارات، والإجراءات المسؤولة عن ضمان السلامة، والتي غالباً ما تتضمن سجلات صيانة المركبات، أو التحقق من اختبار الأدوية، ومعلومات تعويض العمال، كما يمكن إضافة ملحق يتتبع المرفقات التي تم الحصول عليها أثناء الزيارة، بالإضافة إلى صياغة ملخص من صفحة واحدة يلخص أهم المعلومات الواردة في التقرير، ووضعه قبل المقدمة؛ حتى يتمكن أولئك الذين يحتاجون إلى نظرة عامة عن الزيارة من الحصول على ما يحتاجون إليه بسرعة من هذه الصفحة.
مراجعة التقرير
بمجرد جمع المعلومات وكتابتها في التقرير، يجب التأكد من أنه يفي بالمتطلبات التي حددتها سياسة الشركة، أو المعلم إذا كان الزائر طالباً، والتحقق من الطول والمحتوى المطلوب، وإذا لم يتم وضع أي متطلبات، فينصح بجعل التقرير مكونًا من خمس صفحات مع المرفقات الداعمة، كما يفضل ترقيم الصفحات، ووضع عناوين رئيسية وعناوين فرعية، بالإضافة إلى إعادة قراءة التقرير مرتين على الأقل للتحقّق من عدم وجود أيّ أخطاء إملائيّة ونحويّة.
المراجع
- ^ أ ب ت ث ج wikiHow Staff (9/11/2021), "How to Write a Visit Report", wikihow, Retrieved 9/11/2021. Edited.
- ^ أ ب ت ThePensters (9/11/2021), "How to Write an Industrial Visit Report", medium, Retrieved 9/11/2021. Edited.
- ↑ Katie Mills Giorgio (9/11/2021), "How to Write an Industrial Visit Report", bizfluent, Retrieved 9/11/2021. Edited.