التقرير هو نوع من أنواع الكتابة الوظيفيّة، وهو عبارة عن مُستند يعرض النتائج التي تمَّ التوصل إليها بعد جمع مجموعة من المعلومات والحقائق حول مشروع أو تحقيق أو مبادرة، ويُمكن أنْ يكونَ تحليلًا متعمقًا لقضية معينة أو لمجموعة من البيانات، والهدف من إعداد التقرير هو الإعلام والتثقيف وتقديم الخيارات والتوصيات والاقتراحات التي تُساعد المعنيين على اتخاذ القرارات المناسبة للعمل بها فيما بعد، وتدخل التقارير في مجالات مختلفة بما فيها العلوم والرعاية الصحيّة والعدالة الجنائية والأوساط الأكاديميّة، كما وتُعد معرفة كيفية كتابة التقارير الفعّالة مهارة مفيدة يبحث عنها كثير من أصحاب العمل، وعليه سنوضح لك في هذا المقال خطوات كتابة تقرير.[١]
عناصر التقرير
قبل البدء بكتابة التقرير يجب معرفة جميع الأركان التي يجب أنْ يتضمّنها، وهي:
صفحة العنوان
الصفحة الأُولى يجب أنْ تتضمنَ عنوان التقرير، يراعى أن يكون واضحاً وألا يكون طويلًا جدًا، يكتب في هذه الصفحة اسم الشخص الذي كتب التقرير، واسم الجهة أو الشخص الذي سيُقدم له، وتاريخ تقديمه.[٢]
الملخص أو الموجز
وهو عبارة عن فقرة تُزود القارئ بنظرة عامة سريعة عن التقرير بأكمله، بحيث تتضمن الغرض منه، والطرق المُتبعة في إعداده، والنتائج التي توصل لها، والتوصيات التي يقترحها، وتتم كتابته بعد اكتمال التقرير، ويُكتب في صفحة مُنفصلة بين صفحة العنوان وجدول المحتويات.[٢]
جدول المحتويات
هو بمثابة الفهرس، والذي يُلخص محتويات التقرير، فهو يسرد العناوين الرئيسية للتقرير، والصفحة التي يبدأ فيها كل عنوان، وفي حال تضمن التقرير جداول أو رسومًا بيانية أو توضيحية فيتم سردها بشكل مُفصل بعد جدول المحتويات، ويجب التأكد من أنَّ جدول المحتويات يُمثل بشكل دقيق بنية التقرير لأنَّ قارئ التقرير سيستخدمه للوصول للعنوان الذي يريده.[٢]
المُقدمة
وتُكتب في حوالي ثلاث إلى خمس فقرات، بحيث تقدم موضوع التقرير أو المشكلة التي يطرحها وتوضح سبب كونها مثيرة للاهتمام، وتُلخص ما هو معروف عن المشكلة بالاستشهاد بالأعمال السابقة، وكما تلخص النهج الذي سيتبعه الكاتب، ولماذا هذا هو الوقت المناسب لإعداد التقرير، ويُمكن أيضًا تقديم نظرة موجزة للنتائج التي تم التوصل لها وذلك في نهاية المقدمة ولكن بدون تفصيل، هذا وقد تحتاج بعض المقدمات إلى أن يشار فيها إلى الجهة أو الشخص الذي طلب إعداد التقرير.[٣]
المناقشة
وهذا هو الجوهر الرئيسي للتقرير، والذي من خلاله يتم تقديم تقييم نقدي للنتائج التي توصلت لها، من خلال إعادة ذكر ما كان يهدف تقريرك إلى إثباته، وما إذا قد تحقق ذلك بالفعل أم لا، وإظهار مدى ملاءمة نتائجك مع ما توصلت إليه الأبحاث السابقة، أو ما هو معروف من قبل، ومناقشة نقاط التوافق والخلاف، والأسباب المحتملة للخلافات، وكما يتم أيضًا مناقشة الأسئلة التي أثارتها نتائجك وأي استناجات أو دروس عامة قد توصلت إليها.[٣]
الخلاصة والتوصيات
يجب أن تُلخص النتائج الرئيسية التي ورد ذكرها في قسم المناقشة، حيث يُمكنك كتابة كل نتيجة بنقطة منفصلة وترقيم هذه النقاط، وترتيبها منطقيًا بحيث تضع الاستنتاجات الرئيسية والأهم أولًا، ثمَّ تقوم بطرح بعض التوصيات، ويُقصد بها رأيك الذاتي حول الإجراءات التي يجب اتباعها، بحيث تكون هذه الإجراءات المقترحة واقعية وقابلة للتحقق ومرتبطة بشكل واضح بالنتائج التي توصلت إليها.[٢]
المراجع
المراجع هي قائمة بأي مصادر استخدمتها في تقريرك، كاستخدام بيانات الشركة، أو ما تم الاطلاع عليه من كتب أو أبحاث أو مؤلفات أُخرى، أو مصادر من جهة خارجية، مع الحرص على استخدم أُسلوب المرجع القياسي الذي تحدده الجامعة أو بيئة العمل أو الجهة التي سيُقدم لها التقرير.[٣]
الملحقات
وهي تحتوي على معلومات داعمة إضافية يتم وضعها في نهاية التقرير حتى لا يتشتت انتباه القارئ عن القضايا الرئيسية، فإذا كان لديك عنصر واحد فيُسمى "ملحق"، وإذا كان لديك أكثر من عنصر فيتم تسميته "الملحقات"، وقد تحتوي الملحقات على الاستبيانات أوالجداول أو الرسوم البيانية أو الإحصائيات، مع الحرص على أنْ تكون المعلومات الواردة ذات صلة مباشرة بمحتوى التقرير، ويُمكنك إعطاء هذه الملحقات عناوين أبجدية أو رقميّة، مثل (ملحق أ) أو (ملحق 1)، بحيث يتم ترقيمها وفقًا للترتيب المذكور في النص، وتُشير إليها بنص التقرير، على سبيل المثال تكتب: (انظر إلى الملحق "ب" للحصول على نتائج الاستبيان)، ولا تنسَ سرد الملحقات في صفحة المحتويات.[٣]
إرشادات أُخرى تساعدك على كتابة تقرير فعّال
فيما يأتي بعض النصائح والإرشادات التي يُمكنك اتباعها لضمان كتابة التقرير بشكل جيد:[٤]
- اقرأ تعليمات إعداد التقرير بدقة: في أغلب الحالات يتم تزويدك بأمر إعداد التقرير من قِبَل أستاذك في المدرسة أو الجامعة أو مديرك في العمل، وهو عبارة عن نص صغير يشرح تعليمات إعداد التقرير، كالغرض من التقرير وموعد تسليمه والنقاط التي يجب أن يتضمنها، والجمهور المُستهدف، وطريقة تنسيقه، لذلك احرص على قراءته بدقة لاستخراج كل المعلومات المهمة منه، وهو ما يساعدك على فهم المطلوب منك وتنفيذه بأفضل الطرق، وفي حال احتجت للاستفهام حول نقطة ما فلا تتردد، فأنت بحاجة إلى أنْ تتوفرَ لديك القاعدة الأساسية الواضحة التي يُمكنك من خلالها العمل على التقرير.
- اختر موضوعًا مثيرًا للاهتمام لك بشكل شخصي: وذلك بناءً على نوع التقرير المطلوب إعداده، فقد تكون مقيدًا بموضوع أو مشكلة أو قضية ما، لكن في حال تم إعطاؤك الفكرة العامة وطُلِب منك اختيار أحد المواضيع التي تندرج تحتها، احرص على اختيار موضوع مثير بالنسبة لك، فعلى سبيل المثال: إذا طُلِبَ منك كتابة تقرير حول رمز تاريخي، فعليك أنْ تختار شخصية مهمة بالنسبة لك، تتحلى بصفات تحبها.
- أدرج مجموعة متنوعة من المصادر الموثوقة إلى تقريرك: في بداية الأمر التزم بتعليمات إعداد التقرير فيما يتعلق بالمصادر، فقد يتم تحديد عدد أقصى أو أدنى من المصادر التي يجب استخدامها، ومن الجدير بالذكر هنا هو أنَّه يجب ألا تتهاون في مسألة اختيار المصادر، لأنَّ أي تهاون قد يترتب عليه الانتقاص من قيمة تقريرك وضياع جهودك المبذولة سدى، فعلى سبيل المثال في حال كنت تعمل على كتابة تقرير أكاديميّ اجعل المكتبة وجهتك الأُولى، والبحث عبر الإنترنت مع الحرص على اعتماد المصادر الأكاديمية المعتمدة، والتنبه إلى أنَّ أيَّ شخص يُمكنه كتابة أي شيء يريده وينشره على الإنترنت، لذلك يجب الاختيار بعناية ودقة.
- قم بتدوين الملاحظات أثناء عملية البحث: ستحصل على قدر كبير من المعلومات والتفاصيل الهامة وأنت تستعرض المقالات والكتب أو أيَّة مصادر أُخرى سترغب في الاستشهاد بها لاحقًا في تقريرك، وعليه لا بدَّ أنْ تقومَ بكتابة الملاحظات والإشارة إلى المصادر كي يتم توثيقها بعد كل معلومة تُدرجها دون الحاجة إلى إعادة العمل عليها من الصفر.
- كتابة فقرات التقرير بعناية: فقرات التقرير هي المساحة التي يجب استغلالها لاستعراض التفاصيل الداعمة للفكرة أو الفرضية التي تريد أن يقتنع بها قارئ المقال، لذا عليك أنْ تختار كل جملة بعناية بحيث تضمن أنْ تتضافرَ جميعها من أجل توضيح الفكرة العامة، وكما يجب أنْ تبدأ كل فقرة بجملة تعبر عن فكرة واضحة، وتثير انتباه القارئ، على سبيل المثال: (يستخدم الأشخاص مواقع التواصل الاجتماعي للتنفيس عما بداخلهم)، فهذه الجملة تمهد للحديث عن ازدياد استخدام مواقع التواصل في العصر الحديث.
- امزج بين إعادة الصياغة وإدراج الاقتباسات المباشرة من المصادر: ويُقصد بإعادة الصياغة أنْ تعبرَ عن أفكار المؤلف الأصلي للمصدر بلغتك الخاصة، أما إدراج الاقتباسات المباشرة هو أن تذكر النص المنقول من المصدر الأصلي بين علامتي تنصيص أو أقواس، وفي كلتا الحالتين يجب توثيق المصدر لتجنب السرقة الأدبية.
- تصفح محتوى التقرير للتأكد من ترابط المحتوى وعلاقته الوثيقة ببعضه البعض: بعد الانتهاء من كتابة التقرير اقرأه بتأنٍ من أوله لآخره، واضعًا نفسك مكان قارئ يطلع على التقرير للمرة الأُولى ولمْ يسبق له معرفة المعلومات من قبل، حيثُ يجب أن تكون فقرات المقال مترابطة وتنتقل بسلاسة من نقطة إلى أُخرى، وكما يجب ألا يحتوي التقرير على أي أخطاء إملائية أو نحوية، فمهما كانت المعلومات المذكورة فيه مهمة لنْ يتقبل القارئ وجود مثل هذه الأخطاء وسيقلل ذلك من قيمة التقرير، وعليه فستُساعدك القراءة بصوت مرتفع على اكتشاف مواضع الأخطاء، أو أنْ تطلبَ من شخص آخر أنْ يقومَ بمراجعة التقرير لغويًا.
وفيما يأتي توضيح لبعض العناوين المشابهة وذات صلة بعنوان المقال:
المراجع
- ↑ "How To Write a Report in 7 Steps", indeed, 23/2/2021, Retrieved 1/8/2021. Edited.
- ^ أ ب ت ث "How to write a report", static, Retrieved 1/8/2021. Edited.
- ^ أ ب ت ث "Report writing", production2.leeds.ac.uk, Retrieved 1/8/2021. Edited.
- ↑ Emily Listmann (12/2/2021), "How to Write a Report", wikihow, Retrieved 1/8/2021. Edited.