كيفية كتابة تقارير العمل
عادةً ما تحتاج الشركات الكبيرة التي تمتلك عددًا كبيرًا من الموظفين لتقاريرٍ تدوّن جميع التفاصيل الخاصة بنشاط الموظفين في مجال عملهم بالشركة خلال العام، وفيما يلي شرح خطوات كتابة تقرير العمل:
التحضير والتخطيط لكتابة تقرير العمل
عند التحضير والتخطيط لكتابة تقرير، يؤخذ بعين الاعتبار ما يلي:[١]
- وضع ملخّص للموضوع: يشتمل هذا الملخّص على معرفة ما يتمّ عرضه ولمن يتوجّه هذا التقرير؛ بحيث تكون المعلومات الموجودة فيه واضحة، وذات هدف.
- وضع الملخّص بعين الاعتبار طوال الوقت: بحيث تظلّ فكرة لمن ولماذا تتمّ كتابة هذا التقرير موجودة بالفكر أثناء تحضيره وكتابته، للتركيز على أهمّ المعلومات المرغوب إيصالها، وتجنّب كل ما ليس له علاقة بالموضوع، وكذلك العمل على تنظيم الأفكار أثناء البحث والدراسة بتقسيمها إلى أقسام، والحرص على تتبّع المصادر.
الاهتمام بأسلوب الكتابة
عند كتابة تقرير العمل يُنصح باستخدام لغةٍ واضحة وكلمات دقيقة، وجعل النص سهلاً عن طريق استخدام الكلمات والجمل القصيرة بدلاً من الطويلة، كما يُنصح بتجنّب استخدام المُصطلحات المتخصّصة، وفي حال استلزم الأمر ذلك، فإن من الضروري شرح كل مصطلح، مع مراعاة عدم استخدام أكثر من خمسة مُصطلحات متخصّصة واستبدالها بكلمات أبسط، ويُؤخذ بعين الاعتبار الاهتمام بأسلوب الكتابة ومعناها، والاهتمام بقواعد النحو والتدقيق الإملائي كذلك.[١]
الاهتمام بهيكل التقرير
يشتمل هيكل التقرير على عدّة أجزاء كالآتي:[٢][٣]
- صفحة العنوان: تحتوي صفحة العنوان على عنوان التقرير، واسم كاتب التقرير والشخص المرسل له التقرير، إضافةً لذكر تاريخ تقديم التقرير.
- التلخيص: يشتمل التلخيص على كافة المعلومات الموجودة بالتقرير بصورة مختصرة؛ ليحتوي عندها الهدف من التقرير، والتقنيات المُستخدمة، والنتائج، بالإضافة إلى التوصيات المقترحة.
- المحتويات: يضم جدول المحتويات جميع أقسام التقرير مذكورةً مع أرقام الصفحات.
- المقدّمة: يكمن الغرض من المقدمة عرض أهميّة التقرير؛ وذلك عبر توضيح المشكلات التي يبحثها، والحلول المقترحة لها.
- المناقشة: تنظّم مناقشة التقرير ما تمّ بحثه في التقرير بشكل متدرج ابتداءً من أساس المشكلة، والنتائج الأولية، حتى التوصيات المقترحة، وتُستخدم فيها العناوين الرئيسيّة والفرعية.
- الاستنتاج: يظهر الاستنتاج النتيجة التي تم التوصل إليها عند كتابة هذا التقرير، وتحدّد ما إذا كانت الأهداف ناجحة أم لا.
- التوصيات: تشتمل التوصيات والنصائح على ما يُوصى به بعد الاستنتاجات لتحسين مسار للعمل.
- المصادر والمراجع: هي قائمة بكافة المصادر التي تمّت الاستعانة بها عند كتابة التقرير.
أنواع تقارير العمل
تقسم تقارير العمل إلى مجموعة متعددة، يتم اختيارها من قبل صاحب الشركة تبعًا للهدف المرجو منها، وهذه التقرير هي:[٤]
- التقارير السنوية: عادةً ما تُقدم التقارير السنوية لبيان مسار التقدم والأداء في العمل لدى الموظفين؛ وذلك للسماح للمشرفين وأعضاء الفريق بمعرفة تحديد مستوى أداء الشركة.
- التقرير الأسبوعي: تفيد التقارير الأسبوعية أفراد فريق العمل في تقيم مختلف مشاريعهم ومتى تحقيقهم للأهداف المرجوة، إذ يمكن أن يكون هذا تقريرًا بسيطًا مكون من صفحة واحدة فقط، أو تقريرًا أكثر تحديدًا وتفصيلًا ليحتوي على تحديثات محددة.
- تقارير المشروع: يشمل تقرير المشروع عادةً على نبذة عن المشروع، ومخطط زمني يقدم تفاصيل العمل والموعد النهائي لتنفيذ كل مقطع من المشروع، إذ يهدف بذلك إبقاء جميع الموظفين والمسؤولين على علم بآخر تحديثات وتطورات المشروع.
- تقارير المبيعات والتسويق: يكمن الهدف من هذه التقارير إبقاء كافة أفراد الفريق على اطلاع باستراتيجيات سير المبيعات وعمليات التسويق، لذلك يحتوي التقرير على رسومٍ بيانية توضح هوامش الربح والزيادات.
وفيما يلي بعض المقالات المشابهة وذات الصلة بعنوان المقال:
المراجع
- ^ أ ب "How to Write a Report", skillsyouneed, Retrieved 7/8/2022. Edited.
- ↑ "How to write a report", citewrite, Retrieved 7/8/2022. Edited.
- ↑ "Report Writing Support", student.unsw, Retrieved 7/8/2022. Edited.
- ↑ Orana Velarde, "Report Writing Format with Templates and Sample Report", visme, Retrieved 7/8/2022. Edited.