ما هو الطلب الخطي وكيف يكتب؟

في مرحلة أو موقف ما يكون من الضروري كتابة طلب خطي، وهو عبارة عن وثيقة رسمية قانونية يتم كتابتها من قِبل فرد أو كيان لتقديمها لفرد أو كيان آخر، لطلب الحصول على شيء ما، كطلب معلومة أو خدمة أو طلب وظيفة، أو إذنًا لأمر معين، كالتقدم بطلب تعويض امتحان، أو طلب مقابلة خبير في مجال ما، وهي عادة ما تكتب في المعاملات الرسمية ضمن المؤسسات العامة والخاصة، وسنوضح في هذا المقال الخطوات التي يُمكنك اتباعها لكتابة طلب خطيّ.^[١]

خطوات كتابة طلب خطي

فيما يأتي توضيح لأركان الطلب الخطي وطريقة كتابته:

معلومات عن الشخص المُرسِل

يبدأ الطلب الخطي بكتابة اسم المُرسل، وعنوانه، ورقم هاتفه وبريده الإلكتروني، ليتم الرد عليه في حال قبول طلبه، ثم يُكتب تاريخ تقديم الطلب، مع ترك سطر بين كل من هذه المعلومات، وبعد ذلك يأتي "سطر الموضوع"، والذي يُشار فيه إلى الغرض من تقديم الطلب، إلا أنَّ كتابته أمر اختياري، لأنَّه سيُذكر في المقدمة.^[٢]

التحية

يبدأ النص الرئيسي للرسالة بتحية مناسبة ومحترمة، وفي حال وجود معرفة شخصية بين المُرسل والمُرسل إليه يقوم بمخاطبته باسمه، مثل (عزيزي محمد)، بخلاف ذلك يجب مخاطبته بمسماه الوظيفي ثم ذكر اسمه، مثل (الدكتور محمد المحترم)، وفي حال عدم معرفة اسم المُرسل إليه يتم مخاطبته بلفظ عام، مثل (السيد، السيدة، إلى مَنْ يهمه الأمر).^[٢]

تعريف المُرسل عن نفسه

قبل ذكر الغرض من الرسالة، يقوم المُرسل بالتعريف عن نفسه باختصار ووضوح، وفي حال وجدت معرفة مسبقة بينه وبين المُرسل إليه، فيجب الإشارة إلى ذلك، على سبيل المثال، إذا كتب أحدهم طلباً خطياً إلى مديره في عمله السابق، فيُعرّف عن نفسه بذكر اسم الوظيفة التي شغلها في الشركة، وعدد السنوات التي قضاها فيها، ويذكر أبرز النقاط التي تُذكِرُه به، كذكر أبرز إنجازاته أثناء العمل معه.^[٣]

الغرض من كتابة الطلب

بعد أن يُعرف المُرسل عن نفسه، يقوم بذكر سبب أو أسباب تقديمه للطلب بشكل واضح وموجز، دون مقدمات لا صلة لها بالغرض، بحيث يعرف المستلم بالضبط ما يطلبه المرسل، على سبيل المثال: (أنا أكتب لك لطرح فكرة المساهمة في الصندوق الخيري لدى جمعية ......... لكفالة الأيتام)، أو (أود أنْ أطلب من حضرتك فرصة لإعادة تقديم الامتحان).^[٤]

نص الطلب

محتوى الطلب يتضمن معلومات إضافية وتفاصيل أكثر تحديدًا عن الطلب، وهو المساحة التي يجب استثمارها جيدًا لإقناع المستلم بقبول الطلب، وأنَّه مسألة تستحق أنْ يُنظَرَ فيها، مع الحرص على الدقة والإيجاز، فالقارئ لا يرغب في أن يقرأ قصة حياة المُرسل، وربما إنَّ وجد النص طويلًا لن يقوم بمتابعة قراءته، خصوصًا إذا كان يستقبل الكثير من الطلبات يوميًا، وكما يجب الكتابة بأسلوب مهذب ولبق، بالإضافة إلى الاحتفاظ بالمشاعر تحت السيطرة، فإذا كان المرسل في وضع يُحتم عليه أن يُعبر عن مشاعره حول مسألة ما، فيجب أنْ يتحدث بشكل واقعي وليس عاطفي، على سبيل المثال: (شعرت بخيبة أمل كبيرة عندما رأيت درجتي في الامتحان)، لا أن يكتب: (أنا غاضب جدًا من درجتي في الامتحان).^[٢]

الفقرة الختامية

تتضمن الفقرة الختامية توضيح أي قيود زمنية يواججها المرسل فيما يتعلق بطلبه، فعلى سبيل المثال، عند الكتابة لطلب معلومات محددة، أو للقاء شخص ما، فيجب أن يحدد متى يجب أن يحدث ذلك، ثم ينهي الطلب بعبارات شكر، فحتى لو لم يوافق المستلم على الطلب، فإنَّه يستحق الشكر لمُجرد أنه خصص جزءًا من وقته لقراءته.^[٢]

عبارة ختامية

أخيرًا، يحتاج الطلب أن يُختم بعبارة مناسبة ولبِقة، مثل: (تفضلوا بقبول خالص الاحترام والتقدير)، (مع أطيب التحيات)، وبعد ذلك يقوم المرسل بالتوقيع على الطلب، وفي حال وجود أي مرفقات مع الطلب، تتم الإشارة إليها بعد الانتهاء من كتابة كل ما سبق ذكره، فعلى سبيل المثال، سيكون من الجيد إرفاق السيرة الذاتية في حال طلب خطاب توصية، بحيث تُزود السيرة الذاتية القارئ بالمعلومات التي يحتاجها في صياغة الخطاب.^[٢][٥]

نموذج لطلب خطي

محمد علي عبد الرحمن

الأردن/ عمان

البريد الإلكتروني

رقم الهاتف

التاريخ: 3/ 8/ 2021

الموضوع: طلب توظيف في شاغر مصمم جرافيك.

إلى السيد ................ مدير شركة ............. المحترم، تحية طيبة وبعد،

أنا المصمم الجرافيكي محمد علي عبد الرحمن، وقد سبق وأنْ قمت بتصميم مشروع ............. لدى شركتكم، وقد كانت تجربة مميزة وناجحة وأود تكرارها، لذا أتقدم من جانبكم بطلبي هذا، حيث أرغب بالتقديم لوظيفة "مصمم جرافيك" المطروحة لديكم، فعند إطلاعي على شروط الوظيفة والمهارات والخبرات التي تتطلبها، وجدت في نفسي كل تلك المتطلبات، وأود إخباركم بأني حاصل على شهادة ........... في تخصص ....... من جامعة ............، وأمتلك خبرة عملية في هذا المجال لمدة سبع سنوات.

مع تمنياتي بقبولكم طلبي هذا وإجراء مقابلة شخصية معي لعرض ما تحتويه سيرتي الذاتية بشكل مباشر، وأشكركم على إطلاعكم على طلبي.

وتفضلوا بقبول خالص الاحترام والتقدير.

التوقيع

ملاحظة: تمَّ إرفاق السيرة الذاتية مع الطلب.