ما هي عناصر كتابة التقرير؟

عناصر كتابة التقرير الرئيسية

تمتلك جميع التقارير على اختلاف أنواعها والغرض منها هيكلًا واحدًا متشابهًا، ولها عناصر ثابتة ومشتركة، يجب أن توجَد فيها، وفيما يأتي شرح للعناصر كتابة التقرير الرئيسية وكيف يجب وضعها وكتابتها:^[١][٢][٣]

عنوان التقرير

أول عنصر من عناصر كتابة التقرير هو العنوان، وعلى الرغم من بساطته، إلا أن من المهم التقيد بما يأتي عند وضعه وكتابته:

• أن يكون العنوان موجزًا، وبعيدًا عن الحشو والإسهاب.
• أن يكون العنوان محددًا، أي أنه يخص الموضوع الرئيسي والعام للتقرير.
• أن يكون العنوان واضحًا، ويشير إلى الغرض من التقرير دون تعقيد.
• أن يتضمن العنوان الكلمات المفتاحية الرئيسية، حتى تتمكن محركات البحث من الوصول بسهولة إلى التقرير.

ملخص التقرير

ملخص التقرير هو ثاني عنصر من عناصر كتابة التقرير بعد العنوان، وفيه يتم تقديم فقرة واحدة مختصرة ووضاحة، وتوضح للقارئ النطاق الذي يغطيه التقرير والغرض منه، بالإضافة إلى وضع لمحة عامة عن المنهجية التي تم الاعتماد عليها فيه، مع ملخص لأهم النتائج الرئيسية التي توصل إليها التقرير، مع الإشارة إلى ضرورة ترتيب المعلومات في الملخص بنفس طريقة ترتيبها في التقرير.

مقدمة التقرير

العنصر الثالث من عناصر التقرير الرئيسية هو المقدمة، والغرض منها هو توفير خلفية كافية للسماح للقارئ بفهم وتقييم موضوع التقرير دون الحاجة إلى الرجوع إلى التقارير والدراسات السابقة المتعلقة بالموضوع، حيث يجب بعد قراءة المقدمة؛ أن يفهم القارئ بالضبط ما هو موضوع التقرير، ولماذا تم اختياره وما هي الطرق التي تم استخدامها للوصول إلى الهدف المطلوب منه.

المنهجية (الأدوات والطرق)

العنصر الرئيسي الرابع من عناصر التقرير هو المنهجية، ويكون الغرض منها هو تفصيل كيفية إجراء التقرير، حتى يتمكن الآخرون من فهم النهج الذي تم اتباعه فيه، وتكراره، وفيها يجب وصف موضوع التقرير بإيجاز، وأي معدات أو مواد مستخدمة والنهج المتبع، وخاصة إذا كانت الأساليب المتبعة جديدة أو مثيرة للجدل، فيجب عندها وصفها بمزيد من التفصيل وتقديم الأساس المنطقي لها، مع التنويه إلى أن المنهجية يجب أن تُكتب بصيغة الماضي، ويجب أن تكون موجزة قدر الإمكان.

النتائج

العنصر الخامس من عناصر التقرير هو النتائج، والذي من الشائع أن يتم استخدام الجداول والرسومات فيه، ويجب تضمين البيانات الأولية فيه، وتقديم النتائج التي توصل إليها التقرير بطريقة متسقة، فمثلًا يجب تقديم جميع النتائج كنسب عددية مئوية أو ككسور أو قيم عشرية، حتى تكون عملية الفهم والمقارنة لدى القارئ واضحة.

المناقشة

المناقشة هي النص الرئيسي للتقرير، وهي المكان الذي يتم فيه تفسير النتائج، شرح أهميتها، والنطاق والآثار طويلة المدى للدراسة التي تم إجراؤها، وأي مشاكل تتعلق بجمع البيانات أو تحليلها وأي افتراضات استند إليها الكاتب أثناء إعداد التقرير، وتبرير التوصيات، أو أي أمور أخرى مهمة يرى الكاتب أن من المهم توضيحها ومناقشتها.

الخاتمة

في قسم الخاتمة يجب أن يتم وضع أهمية النتائج التي توصل إليها التقرير، وإلى أي مدى تكون النتائج مفيدة أو قاطعة، وما هي الاقتراحات التي يمكن تقديمها حول تحسين نطاق أو منهجية الدراسات المستقبلية، مع الإشارة إلى ضرورة أن تكون الخاتمة واضحة ومختصرة.

قائمة المراجع

من المهم إدراج قائمة المراجع التي تم الاعتماد عليها في نهاية التقرير، ومن المهم التأكد من أن تكون مراجع موثوقة ومقبولة، وأن يتم وضعها بالتنسيق الصحيح وفق نظام محدد، وليس بشكل عشوائي.

المُلحقات

من الأمثلة على الملحقات التي تُدرج في نهاية التقرير؛ تقارير الخلفية، ومسودة البيانات، والحسابات المفصلة، وتجدر الإشارة إلى أهمية وضع عنوان لكل ملحق، وأن يتم تمييزه برقم أو حرف، ويُشار إليه في نص التقرير عند الحاجة، مع العلم أن الملحقات توضع في نهاية التقرير.