كيف تكتب رسالة إنذار؟

رسالة الإنذار هي عبارة عن إشعار رسميّ صادرٍ عن شخص ما في موضع سلطة، موجه لشخص آخر صدر عنه تصرف غير لائق أو مُخالف للتعليمات، حيثُ تُستخدم رسائل الإنذار في العديد من المواقف لمعالجة أنواع مختلفة من المخالفات، فعلى سبيل المثال قد يتلقى طالب جامعي رسالة إنذار لتجاوزه العدد المسموح من الغياب، وقد يتلقى موظف رسالة إنذار لعدم التزامه بسياسات الشركة، أو قد توجه إلى عميل لخرقه العقد، أو إلى مستأجر منزل لعدم التزامه بدفع الرسوم المستحقّة عليه، في جميع هذه المواقف وغيرها، تعمل رسالة الإنذار كخطوة أولية لمعالجة الخلاف، وعادةً ما يتبعها إجراء تأديبي في حال لم يتم الالتزام بما ورد فيها، وبما أنَّ رسالة الإنذار نوع من أنواع الرسائل الرسمية، فيجب مراعاة شروط الرسالة الرسميّة في كتابتها، وعليه سنسلّط الضوء في هذا المقال على كيفية كتابة رسالة الإنذار.^[١]

كيفية كتابة رسالة الإنذار

سيساعدك اتباع الهيكل التالي على كتابة رسالة الإنذار بشكل احترافيّ:^[٢][٣]

اسم المُرسل

تبدأ رسالة الإنذار بكتابة اسم المُرسِل، وهو الشخص أو الجهة المُكلَفة بكتابة الرسالة، كصاحب العمل أو مدير الموارد البشرية.

تاريج كتابة الرسالة

بعد كتابة اسم المُرسل يتم ترك مسافة سطر أو سطرين فارغين، ثم يُكتب تاريخ إصدار الرسالة، حيثُ سيتم الاحتفاظ بها في سجل رسمي، يتم الرجوع له في أي وقت، إذ من الضروريّ أن تكونَ موثّقة بتاريخ.

اسم المُرسَل إليه

وكذلك الحال عند كتابة اسم المُرسَل إليه، حيثُ تتم كتابته بعد ترك سطر أو سطرين فارغين.

سطر الموضوع

يجب أن يكون موضوع الرسالة واضحًا ومُباشرًا، حيث يُذكر فيه أنَّها رسالة إنذار، ثمَّ يُكتب سببها، على سبيل المثال: (رسالة إنذار بسبب السلوك غير الملائم والمتكرر مع العملاء).

التحية

وعادةً ما تكون بلفظ "السيد" أو "السيدة" متبوعًا باسم المُرسل إليه، ثم توضع علامة الترقيم "الفاصلة".

الفقرة الافتتاحية

في الفقرة الأُولى من الرسالة يتم ذكر سبب كتابتها، أي الإشارة إلى المشكلة أو سوء السلوك الذي ارتكبه متلقي الرسالة بشكل واضح ودقيق، ولمزيد من المصداقية يُستحسن أن يُذكر التاريخ الذي حدث فيه الموقف، وفي حال أن تمَّ توجيه تحذير شفوي قبل التحذير الكتابي هذا، فيتم تحديد تاريخه أيضًا.

النص الأساسي

في الفقرة الثانية من الرسالة يتمّ شرح الإجراء الضروريّ الذي من المتوقّع أنْ يقوم به الموظف لتصحيح المشكلة، مع تحديد الإطار الزمني لذلك، فعلى سبيل المثال، إذا قام موظف بإدخال شخص غير مُصرح له إلى مكتبه، فقد يُطلب منه أن يقوم بكتابة رسالة اعتذار إلى الإدارة، أو في حال كان أداء موظف دون المستوى المطلوب، فقد يتم تخطيط دورة تدريبية له، أو منحه إطار زمني محدد لكي يقوم بتعديل وضعه.

الفقرة الأخيرة

في الفقرة الثالثة يجب الإشارة إلى الإجراءات التأديبية التي ستتخذها الجهة الموجِهة للرسالة في حال فشل مُتلقيها في إجراء التحسين المطلوب، وكما ذكرنا سابقًا، يجب منحه الوقت الكافي لكي لا يكون الأمر تعجيزيًا، فعلى سبيل المثال، إذا كانت الخطوة التالية التي تنوي الشركة القيام بها اتجاه الموظف هي إنهاء عمله، فيجب كتابة ذلك بوضوح في هذا الجزء من الرسالة، والهدف من ذلك هو حماية الشركة من أيّ مشاكل قانونية، وبالتالي تضمن كلّ الأطراف حقوقها.

الخاتمة

قبل إنهاء الرسالة يجب إضافة عبارة تبعث الطاقة الإيجابية والإحساس بالأمل، وتدل على أنَّ كاتب الرسالة ما زال يعتقد أن هناك متسع من الوقت لأن يقوم المخطئ بتصحيح سلوكه، مثل: (أنا ما زلت أقدّر جهودك التي تبذلها للنهوض بشركتنا إلى الأمام)، أو (أنا واثق كلّ ثقة أنَّك تستطيع تصويب الموقف).

التوقيع

تُختَم الرسالة باسم المُرسِل وتوقيعه، وكما يفترض أنْ يقومَ المُستلم بالتوقيع أيضًا، لإثبات أنَّه اطلع عليها، وبعد ذلك يتم الاحتفاظ بنسخة من الرسالة مع كلا الطرفين.

نموذج رسالة إنذار

المدير العام ( الاسم )

10/ 8/ 2021

الموظف (اسمه)

إنذار بسبب تأخر تسليم التقارير

عزيزي السيد أحمد،

نظرًا لعدم التزامك المتكرر في تسليم التقارير المطلوبة منك بموعدها المحدد، والذي سبّب إرباكًا شديدًا في سير العمل، فإنّي أوجه لك هذا الإنذار، حيثُ أنّّك لم تقم اليوم (7/ 8/ 2021) بتسليم التقرير، مع علمك المُسبق بموعده، وبالرغم من توجيه تنبيه شفوي لك في تاريخ (4/ 8/ 2021)، إلا أنَّنا لم نجد التجاوب المطلوب منك.

وعليه سيتم منحك مدة أسبوعين من تاريخ اليوم لتقوم بتصويب وضعك، إذ يجب تسليم كل تقرير في موعده المحدد له، وفي حال حصل ظرف اضطراري أدى إلى تأخيره، يجب تقديم عذر خطي مع توضيح الأسباب وراء ذلك.

وفي حال عدم التزامك بذلك سنضطر آسفين إلى اتخاذ إجراء بحقك، ألا وهو إنهاء خدماتك حسب النظام الداخلي للشركة، لكنني آمل أن لا نضطر لذلك، فأنت أصبحت جزءاً من مؤسستنا، ونأمل أن تكون على مستوى من المسؤولية والالتزام مستقبلًا.

(اسم المدير وتوقيعه)

(اسم الموظف وتوقيعه)