نصائح لكتابة رسالة شكر على المساعدة
عادةً ما نحتاج كتابة رسالة شكر على المساعدة بعد إجراء مقابلات العمل أو لشكر زميل أو مدير ساعدك في إتمام مهمة ما في عملك، أو رسالة شكر لمعلمك، ولكتابة مثل هذه الرسائل بأعلى احترافية، يُنصح باتباع الإرشادات الآتية:[١][٢][٣][٤]
حدد الشخص المتلقي
قبل البدء بكتابة الرسالة أو البريد الإلكتروني، حدد بوضوح لمن تريد إرسال الرسالة، مثلًا إذا كانت مناسبة رسالتك شُكر المدير الذي أجرى معك مقابلة العمل، فيفضل أن ترسل إليه رسالة الشكر مباشرة، ولكن إذا أجريت مقابلة مع مجموعة من الأشخاص، ولم تكن متأكدًا من سيتخذ قرار التوظيف النهائي، اكتب عدة رسائل وأرسلها لكل واحد منهم، حيث سيزيد ذلك من فرصة تلقي المسؤول المباشر عن التوظيف رسالتك، وفي محتوى الرسالة تأكد من تضمين تفاصيل من محادثتك مع كل واحد منهم لتظهر أنك كنت مستمعًا لكل ما قالوه، وبأنك مهتم بذلك.
احرص على أن تكون الرسالة مقروءة
إذا كتبت رسالة ورقية بخط يدك، فانتبه على طريقة الكتابة، وعلى حجم الخط واحرص على أن يكون مفهومًا، أما إذا كنت تريد إرسال بريد إلكتروني فاستخدم خطأ بسيطًا وسهل القراءة مثل Arial أو Helvetica أو Times New Roman بحجم 10 إلى 12 نقطة، ثم قم بمراجعة رسالتك أو بريدك الإلكتروني واحرص على أن يكون خالٍ من الأخطاء النحوية والإملائية، عن طريق الاستعانة بأحد البرامج المخصصة لذلك مثل قلم أو Grammarly، أو عن طريق الطلب من صديق أو أحد أفراد العائلة قراءة رسالتك ومراجعتها.
ومن الأفضل أن تتجنب كتابة محتوى الرسالة أو البريد الإلكتروني، بأسلوب عامّي أو غير احترافي، إذ إن رسائل الشكر هي أشكال من التواصل المهني، ويجب فيها المحافظة على لغة واضحة ومباشرة ورسمية.
خاطب المتلقي بشكل مناسب
يمكنك استخدام تعابير مثل السيد أو السيدة أو Mr أو Mrs. أو Ms، حسب الحاجة، متبوعًا باسم العائلة، أما إذا كان المتلقي أحد أصدقائك أو زملائك المقربين، فيمكنك استخدام اسمه الأول فقط.
اذكر الغرض من رسالتك
من الممارسات الجيدة عند إرسال رسالة شكر، ذكر الغرض من إرسال الرسالة في الجملة الأولى، وخاصة إذا كان الغرض منها شكر المتلقي بعد مقابلة توظيف أو شكر مدير كبير في الشركة التي تعمل بها، لأن هؤلاء المتلقين عادةً ما يكونون مشغولين، وليس لديهم الكثير من الوقت لقراءة الرسائل، وأيضًا ذكر المتلقي بلقاء بينكما أو موقف سابق حدث بينكما، حيث سيساعد ذلك المتلقي على معرفة أنك من شاركت في المشروع أو الاجتماع الفلاني، كما يضيف ذلك لمسة شخصية للبريد الإلكتروني.
مثال على رسالة شكر
فيما يلي مثال على كيفية كتابة رسالة شكر:
عزيزي السيد (اسم الشخص)؛
أتمنى أن تكون بخير، أردت فقط أن أقول لك شكرًا جزيلًا على كتابتك لي خطاب مرجعي للوظيفة في شركة س.
أقدر لك جهدك ووقتك وتعاونك معي لكتابة الرسالة، ويسعدني أن أخبرك أن لدي مقابلة ثانية مع الشركة الأسبوع المقبل! وسوف أخبرك كيف ستسير الأمور.
مجددًا، شكرًا جزيلًا لك، أقدر جدًا مساعدتك لي في البحث عن الوظيفة.
أطيب التحيات،
(اسمك)
المراجع
- ↑ "How To Write a Thank-You Email", indeed, Retrieved 12/4/2023. Edited.
- ↑ "How to Write a Thank-You Letter (With Examples)", thebalancemoney, Retrieved 12/4/2023. Edited.
- ↑ "How To Write a Business Thank You Letter (With Examples)", indeed, Retrieved 13/4/2023. Edited.
- ↑ "Thank Someone For Help or Support • Example Letters, Plus Guides and Samples", writeexpress, Retrieved 13/4/2023. Edited.