طريقة كتابة التوصيات في التقرير
في قسم التوصيات في التقرير يتم تقديم نصائح أو اقتراحات محددة لشخص أو مجموعة من الأشخاص بهدف توجيه قراراتهم أو أفعالهم، حيث تستند هذه الاقتراحات عادةً إلى التحليل والبحث أو الخبرة في مجال معين، بهدف مساعدة الأفراد أو المؤسسات على اتخاذ قرارات جيدة، ويمكن أن تأخذ التوصيات أشكالًا مختلفة اعتمادًا عن نوع التقرير والغرض منه، وفيما يأتي توضيح لطريقة كتابة التوصيات في التقرير:[١][٢][٣]
فهم غاية التوصيات
قبل أن تبدأ في كتابة التوصيات في التقرير، تأكد من فهم موضوع التقرير والغرض الدقيق منه، ومن هو الجمهور المستهدف الذي تود توجيه التوصيات له، حيث يجب أن تتماشى التوصيات مع أهداف التقرير، وتتناول احتياجات الجمهور المستهدف بدقة.
الاعتماد على النتائج
يجب أن تستند التوصيات التي تكتبها في التقرير إلى البيانات والأدلة والتحليلات المقدمة في التقرير، بالإضافة إلى ضرورة أن تعيد الإشارة إلى النتائج الرئيسية والاستنتاجات التي توصل إليها التقرير، للتأكد من أن التوصيات منطقية ومدعومة.
الوضوح والتحديد
عليك تجنب استخدام لغة غامضة أو غير واضحة عند كتابتك للتوصيات في التقرير، ويجب أن تقوم بتذكير الجمهور بوضوح بماهية الإجراءات التي يجب اتخاذها وتقديم الخطوات المحددة التي يجب القيام بها، حيث يمكن أن يؤدي الغموض وعدم التحديد والوضوح إلى إرباك القراء وجعل تنفيذ التوصيات أمرًا صعبًا بالنسبة للمنفذين.
تحديد أولوية التوصيات
في حال وجود العديد من التوصيات التي تود إدراجها في التقرير، فكر في كافة التوصيات التي تريدها، وحدد أهمها أو أكثرها أولوية، ومدى تأثيرها المحتمل، أو الجدوى منها، ثم سلط الضوء على التوصيات الأكثر أهمية لتركز انتباه المعنيين على الإجراءات الحاسمة والضرورية.
مراعاة الجدوى
خذ في اعتبارك الموارد والقيود والتحديات التي تواجه المنظمة عند كتابة التوصيات في التقرير، فقد لا يتم تنفيذ الاقتراحات غير الواقعية أو غير العملية، لذا تأكد من أن تكون التوصيات ممكنة ومنطقية وقابلة للتحقيق.
تقدير الفوائد المحتملة
حاول قدر الإمكان تحديد قيمة الفوائد المحتملة أو التأثير الناتج عن تنفيذ التوصيات التي تدرجها في تقريرك، وذلك باستخدم البيانات أو التوقعات لدعم وجهة نظرك، وفي حال وجود أي مخاطر مرتبطة بالتوصيات، تأكد من الإشارة إليها، وإلى كيفية التعامل معها.
استخدام لغة تتطلب العمل
قم بصياغة التوصيات في التقرير باستخدام لغة تتطلب العمل، كاستخدام الأفعال مثل "تنفيذ"، "تطوير"، "تحسين"، "تنمية" وما إلى ذلك، وذلك بهدف نقل الشعور بالعمل والطابع المُلِح إلى القراء والمنفذين.
النظر في الحلول البديلة
ناقش الحلول البديلة الممكنة للمشكلة المطروحة في التوصيات إن أمكنك ذلك، ووضح سبب اقتراحاتك التي أدرجتها، حيث يوضح ذلك للقارئ أنك تحاول تقديم خيارات مختلفة وتقدم توصية مدروسة جيدًا.
شمل المعنيين
احرص على شمل كافة المعنين وأصحاب العلاقة أو المصلحة الرئيسيين في التوصيات، واحرص على البحث عن آرائهم وتعليقاتهم للتأكد من أن التوصيات تتوافق مع احتياجاتهم وتوقعاتهم.
تلخيص التوصيات
في نهاية التقرير، أو في قسم منفصل، قم بتقديم ملخص موجز لأهم ما ورد في قسم التوصيات، حيث يسمح هذا للقراء بفهم نقاط العمل الرئيسية بسرعة دون الحاجة لمراجعة التقرير بالكامل من جديد.
المراجعة
قبل الانتهاء من التقرير وتقديمه للمعنين، قم بمراجعة التوصيات للتأكد من أنها واضحة ومنطقية ومدعومة، وقم بإجراء أي تعديلات ضرورية لتحسين الوضوح والانسجام فيها.
المراجع
- ↑ "Recommendations", leoisaac, Retrieved 26/7/2023. Edited.
- ↑ "How To Write a Recommendation Report", indeed, Retrieved 26/7/2023. Edited.
- ↑ "Report recommendations", colelearning, Retrieved 26/7/2023. Edited.