تُعد كتابة الرسائل من المهارات التي يحتاجها الناس لتحقيق أغراضهم الشخصية أو المهنية أو الأكاديمية، إذ يختلف نوع الرسالة حسب الهدف منها، وتقسم كتابة الرسالة إلى قسمين، رسائل رسمية، ورسائل غير رسمية، وعلى الرغم من أنَّ الرسائل من وسائل التواصل المتعارف عليها منذ زمن بعيد، إلا أنَّها لا تزال مُستخدمة على نطاق واسع، وعليه سنسلط الضوء في هذا المقال على شروط كتابة الرسائل، أي العناصر التي يجب أن تؤخذ بعين الاعتبار عند كتابة رسالة.
شروط كتابة الرسالة
تتكون الرسالة من مجموعة من الأجزاء، والتي تُسمى بـ "الهيكل العام للرسالة"، أو "عناصر الرسالة"، والتي نجدها في مختلف أنواع الرسائل، وبالرغم من أنَّه يوجد اختلافات في مضمون هذه الأجزاء تبعًا لنوع الرسالة، وكما أنَّه يوجد عناصر تُضاف لبعض الأنواع من الرسائل دون غيرها، إلا أنَّه ثمة عناصر تُشكّل أرضيةً مشتركةً لأيّ نوع من الرسائل، وتُعد شرطًا أساسيًا في كتابة الرسالة، وفيما يلي توضيح لكلّ منها:
العنوان
يُكتب العنوان في الجزء العلوي من الرسالة، أمَّا المعلومات التي يتضمنها فتختلف باختلاف نوع الرسالة، إذ إنَّه في الرسائل الرسمية يُكتب اسم المُرِسل وعنوانه، ثمَّ تاريخ كتابة الرسالة، وأخيرًا اسم المُرسَل إليه وعنوانه، بينما يمكن الاكتفاء بكتابة التاريخ في الرسائل غير الرسمية.[١]
التحية
بعد كتابة العنوان، يتم ترك سطر فارغ، للانتقال لكتابة التحية، والتي قد تُكتب بطريقة رسمية أو غير رسمية بناءً على نوع الرسالة المُراد كتابتها، وطبيعة العلاقة بين المُرسِل والمُرسَل إليه، إلا أنَّ لفظ "السيد" أو "السيدة"، أو "عزيزي" أو "عزيزتي" هي الأكثر شيوعًا للتحية المُستخدمة في الرسائل، يتبعه اسم المُرسل إليه وفاصلة، لكن في الرسائل غير الرسمية يستطيع المُرسِل أن يكتب التحية التي يريدها دون قيود.[٢]
نص الرسالة
وهو القسم الأهم والأكبر من الرسالة، والذي يتكون من ثلاثة أجزاء، هي:[٣]
- مقدمة الرسالة: وهي الفقرة الأُولى والتي يتم فيها تقديم مُختصر لموضوع الرسالة، أي السبب وراء كتابتها، مثل: (أنا أكتب إليك للتقدم لوظيفة "مهندس اتصالات" المُعلن عنها في الموقع الإلكتروني للشركة).
- موضوع الرسالة: وهو نقطة التركيز في الرسالة، حيث يتم تقديم مزيد من المعلومات والتفاصيل المحددة لتوضيح المُراد بشكل جليّ، مثل: (فأنا حاصل على شهادة البكالوريوس في هندسة الاتصالات، وأمتلك خبرة عملية لمدة تسع سنوات).
- خاتمة الرسالة: في هذا الجزء يتم تلخيص مضمون الرسالة، وتحديد الخطوة المرجو اتّخاذها من قِبل المُرسل إليه بعد قراءته للرسالة، مثل: (أتمنى تحديد موعد لإجراء مقابلة شخصية معي، لأتمكن من عرض سيرتي الذاتية مباشرة).
وعادةً ما يتم ترك فراغ بمقدار كلمة في بداية كل فقرة في الرسالة، أو يُترك سطر فارغ بين كل فقرة وأُخرى.
كلمة أو عبارة ختامية
بعد الانتهاء من كتابة نص الرسالة، يتم اختيار كلمة أو عبار ختامية وداعية تتناسب مع نوع الرسالة وطبيعة العلاقة بين المُرسِل والمُرسَل إليه، متبوعة بفاصلة، ومن أمثلتها: "مع خالص تحياتي"، "مع جزيل الشكر"، "كل الاحترام والتقدير".[٢]
التوقيع
بعد كتابة العبارة الختامية، يتم ترك سطر فارغ، ثمَّ تُختَم الرسالة بكتابة اسم المُرسِل وتوقيعه.[١]
نموذج رسالة
فيما يأتي نموذجين، إحداهما لرسالة رسمية، والآخر لرسالة غير رسمية.[٤]
نموذج رسالة غير رسمية
2021/2/21
مرحباً علي،
كيف حالك؟ أتمنى أن تكون بأفضل حال. أكتب لك لأُهنئك بمناسبة حصولك على وظيفة، فأنا أعلم مدى صعوبة الحصول على وظيفة أحلامك فور تخرجك من الجامعة، إلا أنَّك تستحق ذلك بعد كل الجهد الذي بذلته طوال سنوات الدراسة الجامعية، أعلم أنَّك ستكون موظفًا مثاليًا يُحتذى به، وأريد أن أقترح عليك أن نلتقي قريبًا لنحتفل سويًا في هذه المناسبة.
تهانينا مرة أُخرى، وأتمنى أن أسمع عنك الأخبار السارة دومًا.
مع أطيب الأُمنيات بالتوفيق،
صديقك المُحب محمد
نموذج رسالة رسمية
عنوان المُرسل
التاريخ
عنوان المُرسَل إليه
عزيزي الدكتور محمد علي المحترم،
تحية طيبة وبعد، يسرّني أن أكتبَ لك رسالة توصية لقبول الطالبة "لبنى أحمد" في برنامج دراسات اللغة الإنجليزية الخاص بك. لقد تشرفت بتدريسها في فصلين من حصص الأدب في المرحلة الثانوية، وهي واحدة من أكثر الطلاب الموهوبين والذين يعملون بجدّ.
تتمتع الطالبة لبنى بالقدرة على الموازنة بين المهام المتعددة، وإكمال كل مهمة في الوقت المحدد، مع الاهتمام الكامل بالتفاصيل، وهي أيضًا كاتبة بارعة، تعرف كيف تستخدم الكلمات لتقديم حجج مقنعة، وتمتلك موهبة تأليف قصص جميلة، بالإضافة إلى ذلك، لقد كانت محررة للكتاب السنوي للمدرسة في العامين الماضيين، وحولته إلى عمل مذهل، يُقدم المدرسة والطلاب في أفضل صورة.
الطالبة لبنى هي طالبة نموذجية، وستكون إضافة استثنائية لبرنامجك، الرجاء الاتّصال بي على الرقم ( ) إذا كنت بحاجة إلى أي معلومات إضافية.
كل الاحترام والتقدير،
محمود زيد
معلم مادة الأدب، مدرسة ( ) الثانوية
المراجع
- ^ أ ب "Letter Writing", targetstudy, Retrieved 7/8/2021. Edited.
- ^ أ ب " Parts Of A Letter – Their Definitions And Purpose", philnews, 9/7/2019, Retrieved 7/8/2021. Edited.
- ↑ "The 7 Parts of a Letter", nonprofitcopywriter, Retrieved 7/8/2021. Edited.
- ↑ "How To Write a Good Letter: Formal and Informal Letter Tips and Examples", indeed, 17/3/2021, Retrieved 7/8/2021. Edited.