التقارير الإدارية تعد مهمة لتوثيق وتسجيل كل معلومة وإنجاز صغير كان أو كبير في الشركة، بحيث يسهل الرجوع إليه واستخدامه وقت الأزمات دون إضاعة الوقت أو المجهود.[١]
كيفية كتابة تقارير إدارية
تُساعد الخطوات التالية الموظف على إعداد تقرير إدارة فعال:[٢][٣]
التخطيط قبل البدء بإعداد التقرير الإداري
يُعد التخطيط الخطوة الأولى لإعداد تقرير إداري شامل وكامل، بحيث يكون قادراً على جلب الفوائد والمزايا لأعمال التجارية، فقبل تقديم أي نوع من التقارير يجب تحديد الأهداف، وإقرار المعلومات التي سيتم عرضها في التقرير، والتي يمكن أن تساعد في نمو العمل وازدهاره، ولا بد من الإجابة على الأسئلة التالية: لمن يتم إعداد التقرير؟، وما الغاية من إعداد التقرير؟، وما هي المعلومات التي سيتضمنها التقرير؟
استخدام الأدوات والمعدات المفيدة
تتوفر العديد من التقنيات التي تعمل على تسهيل مهمة إعداد التقارير الإدارية ضمن أسرع وقت مع ضمان نتيجة مُرضية ومقبولة، بحيث تُعد أدوات الذكاء الاصطناعي معدات جوهرية آمنة، وتساعد في اتخاذ القرارات السريعة، إذ تقوم هذه الأنظمة بجمع البيانات، وتنظيمها، وتصنيفها وتحليلها، مما يسهل مخطط سير العمل.
استخدم لغة واضحة وسهلة عند كتابة التقرير
يجب أن يكون التقرير الإداري سهل الفهم والقراءة والتفسير، لهذا السبب، لا بد من اختيار المصطلحات الواضحة والمباشرة، والتوجه لاستعمال لغة خفيفة، فكلما كان من السهل قراءة وتفسير التقرير الإداري كلما كان أكثر فائدة وأهمية لتطور العمل.
إضافة عنوان
يعتبر التقرير وثيقة تفيد في قياس الأداء المتحقق من صحة سير الأعمال التجارية، وتساعد المسؤولين على اتخاذ القرارات الإدارية الهامة، لذلك من المهم جداً أن يكون للتقرير الإدارية عناوين واضحة وصريحة تساعد أفراد فريق العمل في التعرف على موضوع التقرير بسرعة، لذا يجب التأكد من أن العنوان المُضاف واضح ومختصر وقادر على إيصال الغرض من التقرير، مع أهمية الابتعاد عن العناوين الطويلة وذات المفاهيم المعقدة.
ذكر أهداف التقرير الإداري المكتوب
عادةً ما تُكتب التقارير الإدارية لغايةٍ محددة، بهذا الأسلوب، تعزيز إنتاجية أفراد المؤسسة، استغلال الموارد المتوفرة للمؤسسة على نحوٍ جيد، مساعدة الإدراة على التعامل مع الأزمات والأحداث الغير متوقعة من خلال توفير لها كافة البيانات والمعلومات.
كتابة مقدمة تمهيدية
يُعد النص التمهيدي خطوة إجابية وضرورية يهتم بها الفرد عند البدء بكتابة التقرير الإداري، والذي عادةً ما يكون مختصراً وهادفاً لكي يعطي المحلل أو الشخص القائم على المراجعة المعلومات الضرورية، والإحصائيات والنتائج التي سيتم تقديمها.
تضمين ملخص أو نظرة عامة عن التقرير
يمثل الملخص نصاً يمكن قراءته بسرعة ويجب أن يتضمن المعلومات الأكثر أهمية للتقرير، إذ يفترض أن يحتوي التقرير الإداري على الخلاصة التي تعمل على تحسين إدارة الوقت وتقدم المعلومات بطريقة هادفة، والمعلومات الأكثر صلة وأهمية في التقرير المكتوب بطريقة موجزة، إذ تُكتب المُلخصات لغرض القراءة السريعة، بحيث يمكن للمديرين إلقاء نظرة سريعة على تقرير الإدارة لفهم محتوياته واتخاذ قرار.
كتابة محتوى التقرير
تحتوي التقارير الإدارية عادةً على نتائج ومعلومات داعمة وإحصاءات وتفاصيل أخرى مُتعلقة بمنحى سير العمل خلال فترة زمنية مُعينة، وتقوم بتقييم أداء الاستراتيجيات والأقسام والمنتجات والموظفين في الشركة، إذ تحتوي هذه التقارير على عناصر مرئية؛ مثل المخططات، والرسوم البيانية، والخرائط الذهنية، والجداول أو حتى مقاطع الفيديو لجعل جميع البيانات قابلة للفهم وشاملة، إضافةً لإمكانية إنشاء نقطة للمقارنة بين أهداف الشركة ونتائجها من خلال تضمين جداول أو أعمدة، بحيث يصبح من السهل على المسؤول دراسة وفهم كيفية أداء المؤسسة، قد يحتوي التقرير على قسم منفصل خاص بالنتائج التي تشمل جميع الملاحظات التي تعتبر هامة.
وضع خاتمة للتقرير
تتضمن خاتمة التقرير عادةً الاستنتاجات النهائية لموضوع التقرير مع توصيات القسم أو الموظفين، وتُعد الخاتمة أداة لتسليط الضوء على النتائج التي تم التوصل لها، والبيانات التي تم جمعها في التقرير الإداري، وعند إعداد خاتمة تقرير إداري يجب ألا تقوم على ذكر الآراء الشخصية، بل على وقائع وبيانات، ويتم إثبات الخاتمة من خلال استخدام المعلومات الحقيقية والتي تعتبر حديثة العهد، لهذا السبب، تعد خاتمة التقرير حيزاً مهماً جداً تُساعد المدير أو المسؤول على إدارة نشاطه التجاري بالأسلوب الصحيح.
التدقيق اللغوي
لا يكتمل أي مستند بدون مراجعته بشكلٍ كامل قبل تسليمه، لذلك يجب التأكد من خلو التقرير من الأخطاء الإملائية أو النحوية، أو وجود أي بيانات غير متوافقة مع محتوى التقرير، أو أي مشكلة أخرى قد تجعل التقرير غير دقيق أو غير واضح.
فيما يلي بعض المقالات الأخرى ذات الصلة بعنوان المقال:
المراجع
- ↑ Mike (17/4/2020), "What Are Management Reports and What Should They Include?", whatagraph, Retrieved 10/8/2022. Edited.
- ↑ "Management Report: What is it & How to Create it?", bit, Retrieved 12/8/2022. Edited.
- ↑ "How to structure a management report for your business", hotmart, Retrieved 12/8/2022. Edited.