كيف أكتب رسالة؟

تُكتب الرسائل لغايات عديدة، وتختلف نوعيّة هذه الرسائل، وقوالبها تبعاً لهذه الغايات، فكتابة رسالة لصديق قديم مثلاً سيختلف عن كتابة رسالة رسمية لوزير، أو عميد كليّة ما أو غيرهما، وللرسائل أنواع، فمنها الأدبيّة التي يتناقلها الأدباء فيما بينهم، كرسائل غسان كنفاني وغادة السمّان مثلاً، ومنها الرسائل الشخصيّة التي يرسلها الفرد لأحد الأهل، أو الأصدقاء، ومنها الرسائل الرسمية التي يكتبها الفرد لأحد العاملين في المؤسسات، أو توجّه من هذه المؤسسات للفرد، وأيّاً كان نوع الرسالة التي تريد كتابتها عليك معرفة الطريقة التي تُكتب فيها هذه الرسالة، والقالب المناسب لها، لضمان تحقيق غايتك منها.

قالب الرسالة العام

للرسائل بنوعيها الشخصيّ منها والرسمي قالب عام يجب التقييّد به، فيما يكمن الاختلاف بينهما في محتوى الرسالة نفسها، فللرسالة بنوعيها عناصر واحدة هي:^[١][٢]

• معلومات الاتصال: يحتوي هذا الجزء من الرسالة على معلومات خاصة بالمرسِل، والمرسل إليه للزومها في حالة الردّ على هذه الرسالة، فيتضمّن هذا الجزء عنوانيّ المرسل والمرسل إليه، ورقم هاتف المرسل، وبريده إن وُجد، وتاريخ إرسال الرسالة.
• التحية: بالتحيّة المناسبة يبدأ المرسل رسالته؛ لإضفاء مسحة وديّة عليها.
• متن الرسالة: يتكوّن محتوى الرسالة على التمهيد لهذه الرسالة -وسنعرّج عليه لاحقاً-، ومضمونها الذي كُتبت لأجله.
• الخاتمة: في هذا الجزء يوجز المرسل ما سبق ذكره في متن الرسالة، ويبعث للمرسل إليه الشكر، او أطيب الأمنيات.
• التوقيع: قد يكون توقيع المرسل غير ضروري في الرسائل الشخصية، فيما يُعد أساسياً في الرسائل الرسمية.

دليلك لكتابة رسالة رسمية

تستلزم منّا بعض المواقف الحياتيّة التوجّه بخطابات رسميّة لبعض الموظّفين أو المسؤولين في دوائر رسمية معيّنة لغايات عدّة، مثل تقديم طلب ما، أو شكوى، أو غيرها من الأمور، ويكون ذلك باتّباع ما يأتي:

• حدّد موضوع الرسالة الذي تريد الكتابة فيه بدقّة، واحصر الأفكار التي تريد تضمينها في هذه الرسالة.
• ابدأ بالبسملة وقم بكتابتها في وسط الصفحة.
• أدرج اسمك الكامل وعنوانك، ورقم هاتفك في مطلع الرسالة لتسهيل التواصل معك، وفي حالة الكتابة لمسؤول كبير فإنّه يستحسن أن تُدرج هذه المعلومات في نهاية الرسالة من باب الاحترام.
• اذكر موضوع الرسالة بخط كبير في منتصف الصفحة مثل "رسالة طلب توظيف" أو " رسالة طلب علاج" أو غيرها.
• ابدأ بالتحيّة بعد ذكر اسم المرسل إليه وصفته، فإن لم تكن تعلم اسمه فصفته وكفى، فنقول: سعادة وزير التعليم العالي السيد (فلان) المحترم، ولتكن تحيّة رسمية تليق بمنصب الوزير مثل: السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، أو تحيّة طيّبة وبعد.
• عرّف بنفسك (اسمك الكامل، ووظيفتك، أو وضعك الدراسي..إلخ)، واذكر ملخّصاًً لغايتك من الرسالة، مثلاً: اسمي "رائد أسامة أبو دلو"، وأنا طالب في كلية الحقوق في الجامعة الأردنية، في السنة الرابعة..إلخ.
• ادخل في مضمون الرسالة واذكر تفاصيل طلبك.
• انهِ رسالتك بخاتمة تلخّص فيها ما جاء في مضمون الرسالة بإيجاز، بالإضافة إلى شكر المرسل إليه على وقته، وذكر توصياتك إن كان لديك توصيات.
• اكتب اسمك بالكامل، وأضف توقيعك.

• يُعطي شكل الرسالة الرسميّة العام، وتنسيقها المتمثّل بتنظيم الفقرات، والمسافة بينها، والالتزام بمواقع المعلومات الخاصة بالمرسل والمرسل إليه، انطباعاً أولياً لقارئها فإمّا أن يأخذها بعين الاعتبار، وينظر لما جاء فيها بأهميّة وإمّا العكس، فاحرص على تنسيقها بشكل لائق.
• تأكّد من سلامة اللغة، وخلوّها من الأخطاء النحوية، والإملائية، والطباعية، بالإضافة إلى فصاحتها.

دليلك لكتابة رسالة شخصية

تعطي الرسالة الشخصية للمرسل حيّزاً واسعاً للتعبير عن مشاعره، وأفكاره، وأخباره على عكس الرسالة الرسمية التي تُرسل بصيغة رسمية تخلو من هذا كلّه، وفيما يلي دليل لك لكتابة رسالة شخصيّة محمّلة بالمشاعر:^[٣]

• قم بكتابة معلومات الاتصال والتاريخ في أعلى الصفحة، أمّا معلومات المرسل إليه فتُكتب على غلاف الرسالة الخارجي لتسهيل تسليمها إن كنت ستبعث برسالة ورقية، فيما لا يتطلب الأمر ذلك إن كانت رسالتك إلكترونية.
• ابدأ بالتحية ولتكن تحية مناسبة لرسالة شخصية مثل: عزيزي فلان، أو صديقي الحميم فلان...إلخ.
• ابدأ بسؤال المرسل إليه عن حاله، وآخر أخباره، ثم ألحقها ببعض الجمل التي تضيف لمسة من الوديّة على الرسالة مثل أن تخبره بأنّك تفتقده لا سيما في لحظات محددّة، أو غيرها من الأمور المشتركة بينكما.
• باشر في موضوع الرسالة التي قرّرت أن تكتب الرسالة لأجله، فهل انت بصدّد السفر إلى المدينة التي يتواجد فيها؟ أم لإخباره بحدث معيّن استجدّ في حياتك؟ إن كان ذلك أو غيره تستطيع الآن البدء في سرد تفاصيله باللغة التي تفضّلها دون قيود ذلك لأنّ طبيعة العلاقة شخصيّة ولا تحتاج منك إلى تكلّف أو تنميق، بل يكفي أن تكتب ما يجتاحك من مشاعر صادقة مصدرها القلب فقط، أمّا إذا لم يكن لديك موضوع محدّد تريد التحدّث معه بشأنه، فنقترح عليك أن تناقش معه آخر ما كان هو بصدده من مستجدات، بمعنى أن تحدّثه بخطوة كان ينوي أن يخطوها عند آخر تواصل تمّ بينكما، فإن كان ينوي الارتباط فلك أن تسأله عن آخر تطورات الموضوع، وإن كان ينوي استكمال دراسته، أو الهجرة إلى بلد آخر فلك أن تسأله عن هذا كلّه ضمن حدود علاقتكما.
• اختم رسالتك الآن بتمنّي أفضل الأمنيات، وإبداء رغبتك في استمرار تواصلكما في المستقبل، وما إلى ذلك من أمور.
• أضف توقيعك في النهاية، وتاريخ إرسال الرسالة إن لم تكن أضفته في الأعلى.

• اجعل رسالتك الشخصيّة نابعة من القلب لتكون محمّلة بالأحاسيس الدافئة التي ستصل لا شكّ إلى القلب.
• احرص على أن تكون رسالتك الشخصيّة ورقية قدر الإمكان في عصر التقدّم والتكنولوجيا، فمثل هذه الرسائل تصلح لأن تكون تذكارات تستعاد بها أجمل اللحظات بعد مرور سنين عديدة

نماذج رسائل

• نموذج رسالة رسمية لوزير التعليم العالي

بسم الله الرحمن الرحيم

الموضوع: طلب مادة بديلة

معالي وزير التعليم العالي السيد( ) المحترم.

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، وبعد..

أنا "زيد محمد أحمد علي" طالب سنة رابعة في كليّة الحقوق/ جامعة () الحكومية، وأكتب لكم الآن للنظر في أمر تخرجي، حيث تقف في طريق تخرّجي المتوقع هذا الفصل مادة واحدة فقط، فبعد الاطلاع على برنامج المواد لهذا الفصل تبيّن عدم وجود شعب مفتوحة لهذا المساق، وهذا يعني تأجيل تخرجي للفصل القادم، وأنا ألتمس من عطوفتكم الآن التواصل مع عمادة الكليّة للسماح لي بالاستعاضة عن هذا المساق بمساق بديل بعد رفضهم ذلك، علماً أنّ المادة العائق وهي (مدخل إلى التربية الاجتماعية) ليست من مواد التخصّص، كل الشكر لوقتكم المبذول في خدمة الطالب دوماً، وأتمنى منكم الرد في أسرع وقت.

كل الشكر والاحترام

العنوان:

رقم الهاتف:

التاريخ:

• نموذج رسالة شخصية

بسم الله الرحمن الرحيم

عزيزتي وصديقتي الصدوقة علياء، أحرّ التحيّات وبعد:

كيف حالك؟ عسى أن تكوني أنت وعائلتك بألف خير وصحة، طمئنيني عنك، وعن والدتك فقد أخبرتني أنّ صحتها ليست على ما يرام في آخر رسالة بيننا، أهي بخير الآن؟ أكتب لك الآن والسماء تمطر بالخارج، ولعلّ هذا ما حرّك قلمي وجعلني أقرّر الكتابة لك، فللمطر ذكريات جميلة تجمعنا، أتذكرين المظلة الرمادية المهترئة التي كنّا نتقاسم الاختباء تحتها أنا وأنت في طريق عودتنا من المدرسة بحجة أنّها مظلّة تجلب الحظ الجيّد؟ وكأس الشاي الساخن الذي كنّا نبتاعه من دكّان العم قاسم القريب من البيت؟ وحساء الدجاج بالخضار الذي كنت تدعينني لتناوله معك في هذا الطقس البارد؟، أكتب لأقول لك أننّي مشتاقة إليك جداً، وأنّ الشتاء موحش من دونك، فكيف هو فصل الشتاء في لندن؟ لا سيما أنني أسمع أنّ الطقس ماطر في معظمه هناك.

ليك عندي خبر جيّد، فقد أنهيت الثانوية العامة بمعدل 87%، وهذا معدّل يؤهلني لدخول كلية العلوم التي لطالما حلمت بالذهاب إليها، فأنا أطمح كما تعلمين لأن أصبح عالمة جيولوجيا معروفة، أخبريني عنك أنت ماذا قرّرت أن تدرسي؟ قد كنت أخبرتني سابقاً بأنّك في انتظار قبولات كلية الطب بعد أن قدّمت لها طلباً في العديد من الجامعات، أتمنّى أن تحققي حلمك في دراسة الطب، ولكن أيّا كان ما ستدرسين فلا شكّ أن الإبداع سيكون حليفك، ها هي أمّي تناديني لتناول كوب من القهوة معها، حافظي على صحّتك وكوني دوماً بخير وعافية، وتذكّري أنّني بانتظار رسائلك دائما.

المخلصة لك للأبد

روان سامي

التاريخ: