أهمية كتابة رسالة شكر لجهة مانحة
يعتبر توجيه رسالة شكر للجهة المانحة التي قدمت دعمًا معينًا لشركتك أو مشروعك، وساهمت في نجاحك والوصول إلى الهدف الذي تريده أمرًا مهمًا للغاية، وذلك لأنها تعتبر وسيلة للتعبير عن مدى امتنانك شكرك وتقديرك للجهود التي بذلوها، ويظُهر أن تقدر ذلك، بالإضافة إلى أنها تساعدك في بناء علاقة قوية وإيجابية مع الجهة المانحة، وتجعل احتمالية تكرار التعاون معها والحصول على دعمها مجددًا أمرًا ممكنًا، كما أن إرسال رسالة شكر للجهة المانحة، يُمكنك من أن تظهر الشفافية في كيفية استخدامك للدعم المالي أو المساعدة التي تلقيتها، وهذا بدوره يبني الثقة بينك وبينهم، ويزيد من فهم الجهة المانحة لكيفية استفادتك من دعمهم بأفضل صورة ممكنة.[١][٢]
يمكن القول باختصار أن رسالة الشكر التي يتم توجيهها للجهات المانحة تعتبر وسيلة لبناء علاقات إيجابية معهم، والحفاظ على دعمهم المتواصل، سواء كانوا أفرادًا أو مؤسسات.
كيفية كتابة رسالة شكر لجهة مانحة
اتبع الخطوات البسيطة الآتية عند رغبتك بكتابة رسالة شكر جيدة لجهة مانحة:[١][٢]
- مقدمة الرسالة: لكتابة رسالة شكر لجهة مانحة عليك أولًا ابدأ بتحية الجهة المانحة، سواء كانوا أفرادًا أو مؤسسات، مع تخصيص التحية باسم الجهة المانحة على وجه التحديد، على سبيل المثال، ابدأ رسالتك بكلمة (عزيزي/ عزيزتي (اسم الجهة المانحة))، وتجنب التحية بصيغة عامة، كأن تبدأ رسالتك بكلمة (عزيزي الداعم)، لأن التخصيص يشعر الجهة المانحة بمدى أهميتها بالنسبة لشركتك أو مشروعك، وبأنها ليست مجرد اسم بين قائمة من أسماء المانحين.
- كتابة نص الشكر والامتنان: بعد التحية، قدم شكرك وامتنانك للجهة المانحة على الدعم الذي قدمته لشركتك أو مشروعك بصدق، واحرص على استخدام كلمات تعبر عن امتنانك الشخصي، وتظهر صدق مشاعرك وتقديرك، على سبيل المثال، يمكنك استخدام عبارة مثل (أود أن أعبر عن مدى امتناني العميق لجهودكم الكريمة ودعمكم العظيم).
- الحديث عن أهمية وأثر الدعم الذي قدمته الجهة المانحة: اشرح في رسالتك كيف ساهم الدعم الذي قدمته الجهة المانحة في تحقيق الهدف الذي كنت تسعى إليه، أو في إنجاح المشروع الذي مولته، أو عن كيفية تأثير الدعم الذي قدمته في الارتقاء بشركتك والمساهمة في تحقيق رؤيتها، وهنا يمكنك استخدام عبارات مثل (لقد ساهم دعمكم وجهدكم الكريم بشكل كبير في إنجاز (وصف الهدف أو المشروع الذي تم إنجازه)، وأنا ممتن جدًا لهذا).
- الحديث عن الخطط المستقبلية: اذكر رغبتك في مواصلة التعاون مع الجهة المانحة والاستفادة من دعمهم في مشاريعك المستقبلية.
- نهاية الرسالة: أنهِ رسالة الشكر الخاصة بك بأسلوب لطيف وبطريقة تعبر عن مدى شكرك وامتنانك مرةً أخرى، ويمكنك هنا استخدام عبارات مثل (مجددًا، أشكركم من أعماق قلبي على دعمكم وجهدكم الكريم، وأتطلع إلى مزيد من التعاون المتبادل في المستقبل".
- توقيع الرسالة: بعد إنهاء رسالة الشكر، ضع توقيعك الخاص، والذي يفضل أن يتم وضعه بشكلٍ يدوي، ويمكنك تضمين معلومات الاتصال الخاصة بك، في حال كان ذلك مناسبًا.
- مراجعة الرسالة وإرسالها للجهة المانحة: أعد مراجعة رسالة الشكر قبل إرسالها للجهة المانحة للتأكد من خلوها من الأخطاء اللغوية والنحوية وغيرها، وللتأكد من صحة لغتها، ومن أنها تؤدي الغرض الذي سترسل من أجله بصورة جيدة وواضحة، وبعد ذلك يمكنك إرسالها عبر البريد الإلكتروني أو كرسالة ورقية من خلال البريد العادي، وذلك حسب طريقة التواصل المعتمدة بينك وبين الجهة المانحة.
نصائح وأفكار لكتابة رسالة شكر لجهة مانحة
يمكنك الاستفادة من النصائح والأفكار الآتية لكتابة رسالة شكر جيدة ومؤثرة للجهة المانحة لمشروعك:[٣]
- عند التحية استخدم اسم الشخص أو اسم المؤسسة التي دعمت مشروعك، أو شكرتك بشكل محدد، وبطريقة لطيفة.
- لا تتأخر بإرسال رسالة الشكر للجهة المانحة، وذلك لإشعارهم بمدى اهتمامك وتقديرك للدعم الذي قدموه.
- أرسل الرسالة من بريدك الإلكتروني الشخصي، أو من البريد الإلكتروني لأحد الأشخاص المهمين في شركتك، وليس من البريد العام للشركة، حيث إن ذلك يجعل الرسالة تبدو أكثر شخصية، وتعبر عن الامتنان والمودة بشكل أفضل.
- اكتب رسالة الشكر بطريقة دافئة وودية، وليست رسمية وتتسم بالجمود الشديد.
- استخدم لغة تركز على المانحين أنفسهم والاعتراف بجهودهم، وليس مدح نفسك ونجاحك وإنجازاتك.
- يمكنك إضافة العناصر المرئية المناسبة، مثل الصور ومقاطع الفيديو والرسوم البيانية لتُظهر للمانحين الأشخاص الذين ساعدوهم، والأماكن التي عملت فيها، والتغييرات التي أجريتها من خلال دعمهم.
- اجعل رسالة الشكر الخاصة بك موجزة ومعبرة في الوقت نفسه.
نموذج رسالة شكر لجهة مانحة
عزيزي (اسم المانح)،
شكرًا لك على تبرعك لدعم مشروع (اسم المشروع) إنه حقًا يحدث فرقًا للأطفال في مجتمعنا.
بفضل جهدك ودعمك، أصبح لدى الأطفال مكان آمن يذهبون إليه بعد المدرسة، بدلاً من العودة إلى المنزل بمفردهم أثناء وجود أسرهم في العمل، فبفضل دعمك يتعلم أطفالنا لعب كرة القدم، ورسم اللوحات، وتكوين صداقات مع أقرانهم وعلاقات جيدة مع مرشديهم، وكيفية حل واجباتهم المنزلية بالاعتماد على أنفسهم! تخيل أنه يمكن لتلك الساعات الثلاث التي تلي نهاية اليوم الدراسي أن تُحدث فرقًا حاسمًا في حياة الأطفال، لذا أتمنى أن لا يكون هذا مشروعنا المشترك الأخير.
شكرًا لك مرة أخرى على دعمك المستمر لأطفالنا!
مع كل الحب والتقدير،
اسم مرسل الرسالة وتوقيعه
المراجع
- ^ أ ب "5 Clever Ways to Improve Your Thank You Letters", nonprofitmarketingguide, Retrieved 23/10/2023. Edited.
- ^ أ ب "20 Engaging Donation Thank You Letters Ideas to Try", frontstream, Retrieved 23/10/2023. Edited.
- ↑ "How to Write The BEST Thank-You Letter for Donations ( 3 Templates & Samples!)", wildapricot, Retrieved 23/10/2023. Edited.