عند قيام الموظفين في شركة ما بإنجاز المهام المطلوبة منهم على أكمل وجه، أو بإنجاز مشروع معين بشكل مميز؛ يمكن أن يرسل المدير رسالة شكر وتقدير لهم، ليشكر جهودهم ويُقدرها ويُثني عليها، الأمر الذي يُسعدهم، ويُشعرهم بأنه جهودهم مُقدرة من قبل مديرهم، ويحفزهم على العمل بجد وإخلاص في المشاريع القادمة، ويزيد من إنتاجيتهم، ويقوي العلاقة بين المدير وموظفيه، ولكن على المدير أن يحرص على كتابة رسائله بطريقة رسمية ومهنية صحيحة.[١]
كيفية كتابة رسالة شكر وتقدير للموظفين
لكتابة رسالة شكر وتقدير للموظفين بطريقة رسمية جيدة، يجب اتباع الخطوات الآتية:[١][٢][٣]
- بدء رسالة الشكر والتقدير بتحية مناسبة، مثل، السيد فلان، تحية طيبة وبعد، عزيزي فلان، تحية طيبة وبعد، مع الإشارة إلى ضرورة استخدام أسلوب رسمي، ومخاطبة الموظفين بلفظ السيد، أو السيدة، أو أي لقب مناسب آخر، لأن هذه الرسالة هي رسالة رسمية، ولذلك لا يجب كتابة اسم الموظف الأول فقط.
- كتابة موضوع الرسالة، وهو شكر وتقدير الموظف على الجهد الذي بذله والعمل الذي أنجزه، مع ذكر التفاصيل التي دفعت المدير لتوجيه رسالته هذه لموظفيه، حيث يوضع الشكر بعد التحية مباشرةً، وذلك ليعلم الموظف أن هذه رسالة شكرٍ وتقدير، مع الإشارة إلى ضرورة وضع عبارة مثل "رسالة شكر وتقدير" في خانة الموضوع، إذا كانت الرسالة مرسلة عبر البريد الإلكتروني.
- تكرار عبارة الشكر مجددًا بعد الانتهاء من التفاصيل في الخطوة السابقة، والتي توضح سبب إرسال رسالة الشكر والتقدير للموظفين.
- كتابة اسم المدير وتوقيعه في نهاية الرسالة.
- تدقيق الرسالة مرةً أخرى، وإرسالها، عبر البريد الإلكتروني، أو كرسالة ورقية عادية، حسب ما يراه المُرسل مناسبًا.
يجب كتابة رسالة الشكر والتقدير بأسلوب واضح وصادق ومختصر، بالإضافة إلى ضرورة كتابتها بلغة سليمة خالية من الأخطاء الإملائية والنحوية، وأخطاء الصياغة، وما إلى ذلك.
نماذج رسائل شكر وتقدير للموظفين
يمكن الاستعانة بالنماذج الآتية عند الرغبة بكتابة رسالة شكر وتقدير للموظفين:[١]
النموذج الأول
عزيزي (اسم الموظف)
تحية طيبة وبعد،
شكرًا جزيلاً على عملك الجاد في مشروع (اسم المشروع)، إنني على دراية بمدى الجهد الذي بذلته للتنسيق مع قسم (اسم القسم) والانتهاء من الوثائق اللازمة في الوقت المناسب، يجب أن تكون فخورًا بإنجازك، ونتطلع إلى رؤية نجاحات أكبر لكَ في المستقبل، تهانينا لك بالنيابة عنا جميعًا في (اسم الشركة).
أكرر شكري لك مرةً أخرى.
اسم المدير
توقيع المدير
النموذج الثاني
السيد (اسم الموظف)
تحياتي الحارة لك،
أود أن أستغل الوقت لأشكرك على العمل الرائع الذي كنت تقوم به لـصالح شركة (اسم الشركة) مؤخرًا، لقد ساعدتنا في تحقيق أهدافنا دون أي تأجيل أو تقاعس، وهذا يعد مثالًا على كيفية التعامل مع المشروع لتحقيق أقصى قدر من الفوائد، بالإضافة إلى أنك قمت بعمل رائع من خلال تدريب أعضاء فريقك على أحدث الأساليب في مجال عملنا، لقد أحدثت فارقًا ملحوظًا حقًا، وأنا متأكد من أنهم يقدرون قيادتك.
شكرًا لك على لعب هذا الدور المهم في شركتنا، ونحن ممتنون لمساهمتك الكبيرة معنا.
مع التقدير العميق لجهودكم،
اسم المدير
توقيع المدير
المراجع
- ^ أ ب ت "11 Creative Employee Appreciation Letter Templates", semoscloud, Retrieved 11/1/2023. Edited.
- ↑ "How to Write a Thank-You Letter (With Examples)", thebalancemoney, Retrieved 11/1/2023. Edited.
- ↑ "15 Samples of Appreciation Letters To Employees", blog.vantagecircle, Retrieved 11/1/2023. Edited.